Tri thức và cộng tác
Quản lý sáng kiến
Tiếp nhận, phản biện và chọn ý tưởng để thử ở phạm vi nhỏ, theo dõi kết quả và lưu bài học trước khi quyết định mở rộng.
Giải pháp này mang lại gì?
Nhiều chương trình đổi mới thu được rất nhiều ý tưởng nhưng lại thiếu cách chuyển chúng thành quyết định. Đề xuất dễ trùng nhau, tiêu chí lựa chọn không rõ, người gửi không biết điều gì xảy ra tiếp theo và nhóm triển khai bắt đầu đợt thử khi chưa thống nhất điều cần học. Quản lý sáng kiến tạo một danh mục chung cho toàn bộ vòng đời này. Mỗi ý tưởng bắt đầu bằng vấn đề cần giải quyết, nhóm hưởng lợi, giá trị dự kiến, bằng chứng ban đầu và người bảo trợ. Hệ thống hỗ trợ các đợt tiếp nhận theo chủ đề, cho phép bổ sung, thảo luận và hợp nhất các đề xuất tương tự trước khi đưa vào xét chọn. Hội đồng có thể dùng bộ tiêu chí đã công bố để đánh giá mức phù hợp chiến lược, tác động, tính khả thi, chi phí và rủi ro. Các nhận xét, xung đột lợi ích, điểm số và lý do quyết định được lưu để quá trình lựa chọn minh bạch hơn. Ý tưởng được chọn sẽ chuyển thành hồ sơ đợt thử gồm giả thuyết, phạm vi nhỏ nhất, nhóm tham gia, mốc thời gian, chỉ số quan sát, ngân sách giới hạn và điều kiện dừng. Trong quá trình thử, đội phụ trách cập nhật bằng chứng, vấn đề phát sinh và thay đổi so với kế hoạch, giúp hội đồng phân biệt kết quả thực tế với câu chuyện được kể sau cùng. Khi đợt thử kết thúc, tổ chức có thể quyết định mở rộng, thử lại, điều chỉnh hoặc dừng và ghi rõ căn cứ. Bài học được lưu theo vấn đề, giả thuyết và bối cảnh để những nhóm sau không lặp lại một thử nghiệm đã thất bại vì cùng nguyên nhân. Sản phẩm có thể kết nối với công cụ điều phối công việc để triển khai tác vụ chi tiết và với kho tri thức để công bố bài học đã duyệt. Phạm vi của nó vẫn là quản trị danh mục sáng kiến, cơ chế phản biện, lựa chọn thử nghiệm và học từ kết quả; nó không thay thế quản lý dự án, không tự quyết định đầu tư và không bảo đảm một đợt thử thành công sẽ tạo hiệu quả khi mở rộng.
Dành cho ai?
Doanh nghiệp, trường học và tổ chức có nhiều ý tưởng cải tiến nhưng thiếu quy trình chọn, thử nghiệm và học từ kết quả.
Những việc có thể triển khai
- Cổng tiếp nhận ý tưởng theo yêu cầu và chủ đề
- Hồ sơ vấn đề, người hưởng lợi và giá trị dự kiến
- Phản biện, bổ sung và hợp nhất ý tưởng trùng
- Bộ tiêu chí chấm và hội đồng xét chọn
- Thiết kế đợt thử với giả thuyết, chỉ số và giới hạn
- Theo dõi mốc, chi phí, rủi ro và kết quả thử nghiệm
- Quyết định mở rộng, điều chỉnh hoặc dừng có lý do
- Kho bài học sau thử nghiệm
Phạm vi cần thống nhất
Gói này quản lý việc tiếp nhận, xét chọn và thử nghiệm sáng kiến. Công việc triển khai chi tiết sau khi sáng kiến được duyệt vẫn cần kế hoạch dự án và người phụ trách riêng.
Câu hỏi thường gặp
Gói này phù hợp khi tổ chức thiếu ý tưởng hay khi có quá nhiều ý tưởng chưa được thử?
Phù hợp nhất khi ý tưởng được gửi nhiều nhưng thiếu phát biểu vấn đề, tiêu chí chọn và bằng chứng để quyết định. Hệ thống giúp biến ý tưởng thành hồ sơ có người hưởng lợi, giá trị dự kiến và giả thuyết cần kiểm, thay vì chỉ tạo một hộp thư góp ý lớn hơn.
Có thể bắt đầu mà không cần triển khai quy trình sáng kiến toàn công ty không?
Có thể chọn một chủ đề, một hội đồng nhỏ và vài ý tưởng để thống nhất tiêu chí, phạm vi thử, chỉ số và điều kiện dừng. Cách làm có giới hạn giúp kiểm tra chất lượng quyết định và khối lượng duyệt trước khi mở cho nhiều phòng ban.
Đánh giá một sáng kiến bằng kết quả thử nghiệm hay lợi ích tài chính dự kiến?
Nên dùng tiêu chí đã chốt trước khi thử: giả thuyết nào được kiểm tra, chỉ số nào thay đổi, rủi ro nào xuất hiện và bước tiếp theo là mở rộng, điều chỉnh hay dừng. Lợi ích tài chính có thể là một tiêu chí, nhưng quyết định cuối vẫn thuộc hội đồng phụ trách.