Tin tức Thisme
Mẫu biên lai thu tiền học phí và phiếu thu học phí: thông tin cần có, khác hóa đơn, cách lưu
Biên lai thu tiền học phí (nhiều nơi gọi là phiếu thu học phí) là chứng từ trung tâm giao cho học viên để xác nhận đã nhận một khoản học phí. Một mẫu dùng được cần có số biên lai, ngày thu, tên học viên (và người nộp nếu khác), khóa học hoặc gói, kỳ học, số tiền bằng số và bằng chữ, hình thức nộp, người thu cùng chữ ký. Biên lai không thay cho hóa đơn. Đơn vị có phải xuất hóa đơn hay không thì kế toán cần xác nhận theo loại hình đơn vị của bạn.[1][2]
Biên lai học phí là gì và dùng khi nào?
Ở trung tâm, tờ giấy này có nhiều tên: biên lai học phí, biên lai đóng học phí, phiếu thu học phí. Trong thực tế các tên này thường dùng lẫn cho cùng một thứ: bản giấy hoặc bản điện tử cho thấy trung tâm đã nhận tiền của ai, cho khoản nào. Đây là bằng chứng thanh toán mà người nộp giữ lại.[1]
Có một điểm nên phân biệt. Trong kế toán, phiếu thu thường là chứng từ nội bộ ghi nhận tiền vào quỹ, còn liên giao cho người nộp là giấy xác nhận. Đơn vị bạn dùng tên chứng từ nào, in mấy liên, ai ký là việc nên hỏi kế toán trước khi in mẫu.
- Thu tại quầy bằng tiền mặt: giáo vụ hoặc tư vấn viên lập biên lai ngay khi đếm xong tiền và giao liên cho người nộp.
- Thu chuyển khoản: lập biên lai sau khi thấy tiền về tài khoản, ghi kèm mã giao dịch hoặc nội dung chuyển khoản.
- Thu theo đợt: mỗi lần nộp là một biên lai riêng, ghi rõ đợt nào và số còn phải nộp.
- Thu đặt cọc giữ chỗ: ghi rõ đây là tiền cọc, áp cho lớp nào, và điều kiện hoàn hoặc trừ vào học phí theo chính sách trung tâm đã công bố.
Mẫu biên lai và phiếu thu học phí cần những thông tin gì?
Mẫu dễ kiểm tra hơn khi được chia thành ba nhóm: định danh chứng từ, học viên và khoản thu, phần xác nhận. Thiếu một trường ở nhóm nào thì biên lai đó khó dùng khi cần đối chiếu hoặc khi người học xin hoàn phí.
Thông tin định danh chứng từ
- Tên, địa chỉ và mã số (nếu có) của trung tâm hoặc đơn vị thu: người nộp biết tiền đã vào đúng pháp nhân, nhất là khi trung tâm có nhiều chi nhánh.
- Số biên lai liên tục, không trùng: đây là khóa để tìm lại và phát hiện biên lai bị thiếu. Nếu có nhiều cơ sở, thêm ký hiệu cơ sở trước số, ví dụ chữ viết tắt tên chi nhánh.
- Ngày thu: ghi ngày tiền thực nhận, không phải ngày người nộp hẹn đóng.
- Liên lưu và liên giao người nộp nếu dùng giấy: các liên có nội dung giống hệt nhau, trung tâm giữ liên lưu, người nộp giữ liên giao.
Thông tin học viên và khoản thu
- Tên và mã học viên: tên có thể trùng, mã thì không, nên mã giúp gắn biên lai với đúng hồ sơ.
- Tên người nộp nếu khác người học, ví dụ phụ huynh hoặc doanh nghiệp cử nhân viên đi học.
- Khóa học hoặc gói, lớp và kỳ áp dụng: ghi cụ thể như “Học phí tháng Ba” hay “Đợt đầu trong hai đợt”, đừng chỉ ghi “học phí”.
- Số tiền bằng số và bằng chữ, hai phần phải khớp nhau; kèm giảm trừ, ưu đãi nếu có và số còn phải nộp khi thu từng phần.
- Hình thức nộp: tiền mặt, chuyển khoản (ghi mã giao dịch hoặc nội dung chuyển khoản) hay cổng thanh toán.
Xác nhận và điều kiện
- Người thu: họ tên và chữ ký; với bản điện tử, ghi tên tài khoản người lập.
- Người nộp ký khi thu trực tiếp, để hai bên cùng xác nhận số tiền tại chỗ.
- Một dòng ghi chú dẫn tới chính sách bảo lưu, hoàn phí mà trung tâm đã công bố. Biên lai chỉ nhắc lại, không phải nơi đặt điều khoản mới.
Mẫu phiếu thu học phí trung tâm để bạn tự soạn
Bài này không kèm tệp tải về. Khung dưới đây đủ để bạn chép vào Word, Google Docs hoặc một bảng tính rồi chỉnh theo nhận diện của trung tâm. Nếu dùng giấy, in thành quyển có số in sẵn sẽ giúp tránh trùng số.
- Đầu trang: tên trung tâm, địa chỉ, mã số (nếu có), số điện thoại liên hệ.
- Tiêu đề: BIÊN LAI THU HỌC PHÍ; góc phải: Số …, Ký hiệu cơ sở …, Ngày …
- Người học: họ tên …, mã số …; Người nộp (nếu khác): …
- Khoản thu: khóa học hoặc gói …, lớp …, kỳ áp dụng …
- Số tiền: bằng số …, bằng chữ …; giảm trừ hoặc ưu đãi …; còn phải nộp …
- Hình thức: tiền mặt / chuyển khoản (mã giao dịch …) / cổng thanh toán
- Ghi chú: bảo lưu, hoàn phí theo chính sách trung tâm đã công bố
- Chân trang: người nộp ký, ghi rõ họ tên; người thu ký, ghi rõ họ tên
Ví dụ điền thử cho một trung tâm tiếng Anh. Tên và số tiền đều là giả định, chỉ để minh họa cách ghi:
- Người học: Nguyễn Văn A (tên giả định), mã do trung tâm cấp; người nộp: phụ huynh của em.
- Khoản thu: lớp Giao tiếp buổi tối, học phí tháng Ba.
- Số tiền: ô bằng số ghi con số; ô bằng chữ ghi “Một triệu hai trăm nghìn đồng”.
- Hình thức: chuyển khoản, ghi mã giao dịch ngân hàng và nội dung gồm tên người học kèm “tháng Ba”.
- Còn phải nộp: ghi “không” nếu đã đủ; nếu mới nộp một phần, ghi số còn lại và hạn nộp theo lịch đã báo.
- Ghi chú: bảo lưu, hoàn phí theo chính sách hiện hành của trung tâm.
Cách làm biên lai thu tiền học phí theo từng bước
Các bước dưới đây dùng được cho cả biên lai giấy lẫn bản điện tử. Điều quan trọng nhất là bảng công nợ được cập nhật ngay trong ngày, không dồn tới cuối tháng.
- Thống nhất mẫu và cách đánh số (quản lý trung tâm cùng kế toán, trước đợt thu): một mẫu chung cho mọi cơ sở, quy định ký hiệu cơ sở và dải số của từng người thu.
- Kiểm tra công nợ trước khi thu (người thu, ngay tại quầy): xem người học đang nợ khoản nào, kỳ nào, đã được ưu đãi gì.
- Điền và đối chiếu số tiền (người thu): ghi đủ các trường, so phần con số với phần chữ và với tiền thực nhận hoặc sao kê.
- Ký và giao (người thu và người nộp): giao liên của người nộp tại chỗ, hoặc gửi bản điện tử tới địa chỉ đã xác nhận.
- Ghi vào sổ phải thu trong ngày (người thu hoặc giáo vụ): điền số biên lai vào đúng dòng của người học, sửa số đã thu và số còn lại.
- Lưu bản lưu theo yêu cầu của kế toán (giáo vụ hoặc kế toán, cuối ngày): liên lưu xếp theo quyển và số, bản điện tử theo mã học viên.
Viết sai thì không tẩy, không viết đè. Gạch chéo các liên, ghi “Đã hủy” kèm lý do và chữ ký người thu, giữ nguyên trong quyển, rồi lập biên lai mới với số tiếp theo; trên biên lai mới ghi số của biên lai đã hủy. Bản điện tử cũng vậy: đánh dấu hủy, không xóa khỏi hệ thống.
Biên lai học phí khác hóa đơn thu tiền học phí thế nào?
Hai loại giấy này trả lời hai câu hỏi khác nhau. Hóa đơn là chứng từ bên bán lập cho người mua về hàng hóa hay dịch vụ đã cung cấp và số tiền phải trả; biên lai xác nhận tiền đã được nhận. Vì vậy tờ giấy trung tâm giao ở quầy không tự động thay cho hóa đơn.[1][2]
Nhiều người tìm “mẫu hóa đơn” để tự soạn trong Word. Hóa đơn không phải văn bản tự thiết kế theo ý thích: ở nhiều nước, hóa đơn điện tử được lập theo định dạng và quy trình do cơ quan quản lý đặt ra. Tại Việt Nam, đơn vị có nghĩa vụ xuất hóa đơn hay không, dùng loại nào, phụ thuộc loại hình đơn vị (công ty, hộ kinh doanh, đơn vị công lập…) và đối tượng nộp tiền, nên phải do kế toán hoặc cơ quan thuế xác nhận.[3]
- Đơn vị mình thuộc loại hình nào, và với loại hình đó có phải xuất hóa đơn cho học phí không?
- Người học cá nhân, phụ huynh hoặc doanh nghiệp cử người đi học có cần hóa đơn riêng không, xuất vào lúc nào?
- Biên lai hoặc phiếu thu nội bộ có cần đăng ký, in theo mẫu riêng, hay chỉ cần thống nhất trong đơn vị?
- Bản lưu giữ bao lâu, ai giữ, giữ ở đâu?
- Khi hoàn phí hoặc chuyển lớp thì lập chứng từ gì để khớp với khoản đã thu?
Lưu và đối chiếu biên lai với danh sách công nợ
Biên lai chỉ có ích khi gắn được với một dòng công nợ. Khoản người học còn nợ là khoản phải thu của trung tâm; mỗi dòng nên có mã học viên, kỳ, số phải thu, số đã thu kèm số biên lai, và số còn lại. Thiếu số biên lai trên dòng đó, lúc đối chiếu bạn sẽ phải lật từng quyển.[4]
- Cuối ngày, theo từng người thu: cộng các biên lai đã lập, so với tiền mặt bàn giao và các khoản chuyển khoản đã về.
- Cuối tuần hoặc cuối tháng, theo từng cơ sở: so tổng biên lai với sao kê tài khoản và với tổng đã thu trên sổ phải thu.
- Kiểm tra dải số: số nào bị thiếu, số nào đã hủy, đã ghi lý do chưa.
- Chuyển khoản không ghi tên: tạm đưa vào mục chờ xác định kèm mã giao dịch, liên hệ lại người chuyển, chỉ lập biên lai khi đã rõ của ai.
- Thu từng phần: mỗi lần nộp một biên lai, dòng nợ hiện số còn lại sau từng lần.
- Hoàn phí: ghi khoản hoàn thành một dòng riêng, tham chiếu tới biên lai gốc, không sửa lên biên lai cũ.
- Chuyển lớp: ghi rõ khoản đã nộp được chuyển sang lớp nào, kỳ nào, ai duyệt.
Về lưu trữ: bản giấy giữ theo quyển và số, bản điện tử đặt tên theo mã học viên và số biên lai để tìm nhanh. Thời gian lưu và nơi lưu theo yêu cầu của kế toán.
Khi người học hay phụ huynh hỏi lại về khoản đã đóng, hoặc khiếu nại vì bị báo còn nợ, đừng xử lý bằng vài tin nhắn rời. Nên tiếp nhận thành một ca có người phụ trách, đính kèm biên lai và dòng nợ liên quan, rồi chuyển cho bộ phận tài chính quyết định. Dịch vụ Chăm sóc học viên của Thisme làm theo cách này: ca có thể chuyển tuyến đến tài chính kèm toàn bộ lịch sử, còn quyết định tài chính vẫn do bộ phận có thẩm quyền đưa ra.
Gửi biên lai điện tử cho học viên và phụ huynh
Email kèm tệp PDF, đường dẫn tra cứu hay tin nhắn kèm ảnh đều dùng được. Nên ưu tiên bản có số biên lai và tìm lại được về sau, vì ảnh chụp trong một cuộc trò chuyện rất dễ trôi mất đúng lúc người nộp cần đối chiếu hay xin hoàn phí.
Nội dung bản điện tử giống mẫu giấy. Nếu thu qua cổng thanh toán, thêm mã giao dịch để khớp với sao kê. Các cổng thanh toán thường có sẵn chức năng gửi biên lai qua email sau khi thanh toán thành công; tài liệu về receipts của Stripe là một ví dụ, nêu ở đây để minh họa cách làm, không có nghĩa Thisme dùng nhà cung cấp đó.[5]
Khi nào nên chuyển từ biên lai thủ công sang quy trình thu định kỳ?
- Trung tâm thu theo tháng, theo kỳ hoặc bán gói gia hạn, nên mỗi người học có nhiều biên lai trong một khóa.
- Có nhiều người thu ở nhiều cơ sở, mỗi nơi giữ một quyển hoặc một bảng tính riêng.
- Tổng biên lai và bảng công nợ cuối tháng lệch nhau thường xuyên.
- Có người đã đóng nhưng chưa được mở lớp, hoặc ngược lại, đã hết hạn mà vẫn vào học.
Với mô hình thu định kỳ, biên lai chỉ là một mắt xích; trạng thái thanh toán cần gắn với gói và quyền học. Thuê bao học tập của Thisme quản lý gói cá nhân hoặc tổ chức theo chu kỳ tháng, quý hay năm. Hệ thống nhận trạng thái giao dịch, kích hoạt quyền, gửi xác nhận và xử lý gia hạn, nâng gói, hạ gói, tạm dừng hoặc hủy. Khi thanh toán thất bại, việc nhắc, thử lại và thời gian ân hạn chạy theo cấu hình, nhân viên xem được lịch sử để hỗ trợ.
Bạn không phải tự lưu thông tin thẻ hay tài khoản của người học: họ thanh toán qua nhà cung cấp đã được trung tâm phê duyệt, và sản phẩm không tự lưu dữ liệu thanh toán nhạy cảm khi nhà cung cấp chuyên trách đảm nhiệm. Giới hạn cũng cần nói rõ: sản phẩm không mặc định đáp ứng mọi quy định thuế hay hóa đơn. Pháp nhân của đơn vị xác định chính sách hoàn tiền, thời điểm chấm dứt quyền và cách ghi nhận doanh thu. Trước khi mở bán, hai bên chốt cách xuất hóa đơn, hoàn tiền, gia hạn, xử lý thanh toán thất bại và thời gian người học còn được truy cập sau ngày đến hạn.
Nếu trung tâm của bạn thu học phí theo tháng, kỳ hoặc gói gia hạn và đang khó khớp biên lai thu tiền học phí với bảng công nợ, hãy đăng ký buổi khảo sát. Chúng ta cùng xem lại các bước thu, cấp biên lai và cập nhật quyền học đang làm, rồi chọn một quy trình để làm thử; cách xuất hóa đơn, hoàn tiền và nhà cung cấp thanh toán được chốt cùng kế toán của bạn trước khi triển khai.