Tin tức Thisme
Chu trình PDCA trong đào tạo: cách cải thiện một khóa học
Chu trình PDCA là phương pháp lặp gồm lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động để kiểm soát, cải tiến quy trình. Với một khóa học, bạn có thể đặt mục tiêu đo được, thử một thay đổi ở một lớp, so kết quả với kỳ vọng rồi quyết định áp dụng hay điều chỉnh cho vòng tiếp theo.[1][2]
Chu trình PDCA là gì?
Phương pháp này còn được gọi là vòng tròn PDCA, vòng Deming hoặc chu trình Shewhart. Bốn bước thường được diễn đạt bằng tiếng Việt là Kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Cải tiến. Đây là một cách tổ chức công việc cải tiến liên tục: kết quả của vòng trước trở thành căn cứ cho vòng sau.[1][3]
Bốn bước của vòng tròn PDCA
- Plan – Lập kế hoạch: xác định vấn đề, mục tiêu, thay đổi dự kiến, tiêu chí thành công và mốc hiện tại để so sánh.
- Do – Thực hiện: thử thay đổi ở quy mô nhỏ và ghi lại những gì diễn ra cùng dữ liệu cần thiết.
- Check – Kiểm tra: đối chiếu kết quả với kỳ vọng, tìm điểm giống và khác; xem xu hướng khi có dữ liệu từ nhiều vòng.
- Act – Hành động: nếu kết quả phù hợp, chuẩn hóa cách làm; nếu chưa đạt, điều chỉnh hoặc chọn cách khác rồi bắt đầu vòng mới.
Cải tiến liên tục, kaizen và PDSA liên quan thế nào?
Cải tiến liên tục là nỗ lực tiếp diễn nhằm làm tốt hơn sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình; thay đổi có thể diễn ra từng bước hoặc thành bước nhảy. Kaizen nhấn mạnh tác động tích lũy của nhiều cải thiện nhỏ. Vòng Deming có thể hỗ trợ cả thay đổi nhỏ lẫn bước tiến lớn.[1][5][6]
PDSA dùng Study, tức nghiên cứu kết quả, thay cho Check. Bước Study chú trọng học từ kết quả để xem kế hoạch tiến triển ra sao, có vấn đề gì và giả thuyết cần sửa thế nào; Check thường tập trung vào việc thay đổi đã thành công hay thất bại. Hai cách gọi gần nhau, nhưng trọng tâm học hỏi giúp nhóm đặt thêm câu hỏi thay vì chỉ đánh dấu đạt hoặc không đạt.[7]
Khi có sự cố khẩn cấp cần xử lý ngay, bạn nên ưu tiên ứng phó trực tiếp. Một vòng thử và đánh giá có thể chậm hơn cách triển khai tức thời; sau khi tình huống đã được xử lý, nhóm có thể dùng vòng cải tiến để xem lại nguyên nhân và cách phòng ngừa.[4]
PDCA trong giáo dục: áp dụng vào một khóa học
Ví dụ minh họa tự soạn: một lớp giao tiếp tiếng Anh cho người đi làm có nhiều học viên bỏ giữa khóa. Nhóm phụ trách giả thuyết rằng một buổi ôn ngắn ở giữa khóa giúp học viên theo kịp nội dung. Nhóm chọn thử thay đổi này trong vài tuần và giữ những yếu tố khác ổn định trong khả năng có thể.
Chọn mục tiêu và ghi mốc ban đầu
Bạn có thể chọn mức hoàn thành khóa làm chỉ số chính, đồng thời xem chuyên cần và phản hồi của học viên để hiểu bối cảnh. Ghi mốc hiện tại, cách tính, nguồn dữ liệu và mức thay đổi mong muốn trước khi bắt đầu. Mục tiêu cần đo được và phù hợp với vấn đề của lớp, thay vì chọn thật nhiều chỉ số cùng lúc.[2][4]
Thử, đối chiếu và quyết định
Trong ví dụ, giảng viên tổ chức buổi ôn cho một lớp, ghi số người tham dự bằng hồ sơ điểm danh và ghi nhận ý kiến về phần học còn khó. Sau thời gian thử, nhóm so kết quả với mốc trước đó và với kỳ vọng đã đặt; nếu có lớp tương tự không đổi cách dạy, có thể xem thêm dữ liệu của lớp ấy. Ghi riêng từng lần thử để còn đối chiếu về sau.[8]
Một lớp nhỏ hoặc sự khác biệt về lịch học, giảng viên và đối tượng có thể khiến việc so sánh chưa đủ chắc chắn. Bạn nên xem cả phản hồi bằng lời, tìm các yếu tố ảnh hưởng và thử thêm trước khi kết luận thay đổi là nguyên nhân của kết quả. Nếu có ích và phù hợp, nhóm cập nhật đề cương cùng hướng dẫn thực hiện; nếu chưa, hãy sửa giả thuyết hoặc bỏ cách thử đó.
Cách làm này có điểm gần với lesson study: giáo viên cùng bàn mục tiêu, lập kế hoạch bài dạy, quan sát trong lớp rồi chia sẻ kết quả để đồng nghiệp sử dụng. Bạn có thể mời giảng viên cùng xem bằng chứng và góp ý cho vòng tiếp theo.[9]
Đảm bảo chất lượng đào tạo và vai trò của vòng cải tiến
Kiểm soát chất lượng chú trọng phát hiện lỗi; đảm bảo chất lượng chú trọng phòng ngừa lỗi ngay từ đầu. Trong đào tạo, việc kiểm tra một đề cương để phát hiện chỗ thiếu là ví dụ của hướng thứ nhất; thiết lập cách rà soát mục tiêu và đánh giá trước khi duyệt chương trình là ví dụ của hướng thứ hai. Vòng cải tiến đưa phát hiện trở lại quy trình để nhóm điều chỉnh cách làm.[2][10]
Với Thiết kế và quản lý chương trình, chúng tôi hỗ trợ nối từng mục tiêu với học phần, hoạt động và cách đánh giá, đồng thời lưu phiên bản và lịch sử duyệt. Ở cấp chương trình, bạn có thể theo dõi tỷ lệ học phần có đầu ra và cách đánh giá rõ, những khoảng thiếu đã xử lý và thời gian duyệt thay đổi.
Ở cấp lớp, Quản lý lớp học hỗ trợ điểm danh và ghi lý do vắng. Bạn có thể xem thêm lỗi lịch, thời gian xử lý đổi buổi hoặc các lớp thiếu nguồn lực. Những dấu hiệu vận hành này cần được đọc riêng với chất lượng nội dung và kết quả tự học.
Những sai lầm cần tránh khi thử thay đổi
- Đổi nhiều yếu tố cùng lúc: hãy chọn một thay đổi chính để dễ xem điều gì có thể tạo ra khác biệt.
- Chỉ nhìn điểm hài lòng: kết hợp phản hồi với chuyên cần và dữ liệu phù hợp với mục tiêu khóa học.
- Kết luận quá sớm từ một lớp ít người: ghi lại giới hạn của phép so sánh và cân nhắc thử thêm.
- Không ghi cách thử hoặc bỏ qua bước hành động: lưu kết quả, cập nhật đề cương và người phụ trách khi quyết định áp dụng.
- Chờ kế hoạch hoàn hảo mới bắt đầu: xác định tiêu chí đủ rõ để thử ở quy mô nhỏ, rồi học từ kết quả.
Bắt đầu với một khóa ưu tiên
Để bắt đầu chu trình PDCA, bạn hãy chọn một khóa ưu tiên, một chỉ số và một thay đổi có thể thử. Với chương trình nhiều học phần, chúng tôi có thể bắt đầu từ một chương trình ưu tiên; chuyên gia của bạn xem, chỉnh và duyệt các đề xuất trước khi áp dụng. Hãy xem Thiết kế và quản lý chương trình, Quản lý lớp học hoặc đăng ký buổi khảo sát với Thisme.
Bài liên quan
Nguồn tham khảo
- Wikipedia – PDCA
- Lean Enterprise Institute – Plan, Do, Check, Act (PDCA)
- Phân hiệu Trường Đại học Ngoại thương tại TP.HCM – Áp dụng quy trình PDCA trong quản lý chất lượng
- Mind Tools – PDCA (Plan Do Check Act)
- Wikipedia – Continual improvement process
- Wikipedia – Kaizen
- The W. Edwards Deming Institute – PDSA Cycle
- Institute for Healthcare Improvement – Plan-Do-Study-Act (PDSA) Worksheet
- Wikipedia – Lesson study
- Wikipedia – Quality assurance