Đào tạo công nhân trong nhà máy: kèm cặp tại chỗ, ma trận kỹ năng và đánh giá tay nghề

Đào tạo công nhân là việc giúp người lao động trực tiếp sản xuất làm một công việc cụ thể đúng cách, an toàn và ổn định: đứng một trạm, vận hành một máy, kiểm một loại sản phẩm. Kèm cặp tại nơi làm việc là hình thức thường dùng cho công việc thực hành: người học dùng máy móc, dụng cụ và vật tư thật dưới sự hướng dẫn của người có kinh nghiệm. Vì vậy, một chương trình tốt không bắt đầu từ lớp học mà từ câu hỏi: vị trí này cần làm được gì, ai sẽ kèm, kiểm tra tay nghề bằng cách nào và ghi lại ở đâu.^[1]

Bài viết dành cho phòng nhân sự, bộ phận đào tạo của nhà máy, quản đốc và tổ trưởng, cũng như các trung tâm, trường nghề nhận đào tạo cho doanh nghiệp sản xuất. Phần đầu nói về quy trình đào tạo nhân viên nói chung, phần sau đi vào những việc riêng của nhà máy: kèm cặp tại chỗ, hướng dẫn công việc chuẩn, ma trận kỹ năng, đánh giá tay nghề, lịch theo ca và hồ sơ. Hội nhập chung cho người mới và huấn luyện an toàn bắt buộc đã có bài riêng trên Thisme (Onboarding là gì và Huấn luyện an toàn lao động), ở đây chỉ nhắc chỗ chúng nối vào.

Quy trình đào tạo nhân viên nói chung, áp vào nhà máy

Dù đào tạo nhân viên văn phòng hay người đứng máy, bài này đề xuất một khung chung sáu bước, theo thứ tự:

• Xác định nhu cầu: vị trí nào, khoảng thiếu nào, đào tạo có phải là lời giải không.
• Đặt mục tiêu đầu ra: sau đào tạo người học làm được gì, đạt chuẩn nào.
• Lập kế hoạch và phân công: nội dung, giờ học, hạn hoàn thành, người hướng dẫn, cách đánh giá.
• Tổ chức học và thực hành.
• Đánh giá từng người học.
• Theo dõi sau đào tạo: hỏi lại, quan sát lại để biết người học còn nhớ và dùng được bao nhiêu.

Khung này khớp với các hướng dẫn mà bài Wikipedia về on-the-job training nêu khi xây một chương trình: hiểu nhu cầu của công ty, xác định kỹ năng và kiến thức cần có, không bỏ sót ai khi chọn người được đào tạo, đánh giá từng người học và theo dõi sau đào tạo. Nguồn này cũng coi giờ học, hạn hoàn thành, cách đánh giá và việc chọn người hướng dẫn là các yếu tố chính của kế hoạch.^[1]

Điểm khác ở nhà máy nằm ở chỗ người học thao tác trực tiếp trên máy móc, thiết bị, dụng cụ và vật tư, nên học sai có thể gây lỗi hàng loạt hoặc tai nạn. Cùng nguồn trên lưu ý: nếu người lao động không được giới thiệu các tính năng an toàn và chưa được dạy biện pháp phòng ngừa trước khi vào việc, có thể xảy ra chấn thương, vì kiểu đào tạo này thường dùng cho việc thực hành với máy móc. Hình dưới đây là hành trình một người đi qua để được giao đứng một trạm.^[1]

Xác định nhu cầu theo vị trí và tay nghề

Phân tích nhu cầu đào tạo là quá trình tìm ra khoảng thiếu trong đào tạo của người lao động và các nhu cầu đào tạo liên quan. Đây là giai đoạn đầu của quá trình đào tạo, gồm các bước để xem đào tạo có thực sự giải quyết được vấn đề đã nhận ra hay không. Câu hỏi sau có ích hơn câu hỏi “năm nay đào tạo gì”: lỗi này, chậm trễ này có phải do người làm chưa biết cách hay không.^[5]

Ở nhà máy, nhu cầu thường đến từ những tình huống có thể kể tên được:

• Công nhân mới nhận việc ở một trạm, hoặc người tập nghề được tuyển vào để làm cho chính doanh nghiệp.
• Người đang làm được chuyển sang công việc hay trạm khác.
• Máy mới, khuôn mới, sản phẩm mới hoặc hướng dẫn công việc vừa được sửa.
• Một lỗi lặp lại ở cùng một công đoạn, hoặc khiếu nại của khách hàng lần ngược về một thao tác.
• Một trạm chỉ có một người làm được, nên mỗi lần người đó nghỉ là dây chuyền phải xoay xở.

Với từng tình huống, hãy ghi ba thứ: vị trí hay trạm nào, mức tay nghề cần đạt, và hạn cần đạt. Cách ghi này về sau chính là các cột của ma trận.

Về pháp lý, Điều 60 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động xây dựng kế hoạch hằng năm và dành kinh phí cho việc đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề cho người lao động đang làm việc cho mình, đào tạo người lao động trước khi chuyển làm nghề khác cho mình, và hằng năm thông báo kết quả đào tạo cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Phần này chỉ là tóm lược để lên kế hoạch, không phải tư vấn pháp lý; doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản đang có hiệu lực và hướng dẫn của cơ quan quản lý.^[6]

Đào tạo hội nhập và an toàn trước khi đứng máy

Trước khi chạm vào máy, người mới cần biết khu vực làm việc, nội quy, lối thoát hiểm, đồ bảo hộ phải dùng ở trạm và người cần báo khi có sự cố. Phần hội nhập chung như giới thiệu công ty, giấy tờ, người hướng dẫn theo mốc tuần đầu được trình bày trong bài Onboarding là gì. Phần huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo nhóm đối tượng, thời lượng và kỳ hạn học lại có bài Huấn luyện an toàn lao động. Trong kế hoạch đào tạo tại trạm, chỉ cần ghi rõ người học đã hoàn thành hai phần đó chưa, vì đây là điều kiện trước khi bắt đầu kèm cặp.

Nếu doanh nghiệp tuyển người vào tập nghề, Điều 61 Bộ luật Lao động 2019 mô tả tập nghề là việc tuyển người vào để hướng dẫn thực hành công việc, tập làm nghề theo vị trí việc làm tại nơi làm việc, với thời hạn không quá 03 tháng. Doanh nghiệp không được thu học phí, phải ký hợp đồng đào tạo theo Luật Giáo dục nghề nghiệp; người tập nghề phải đủ 14 tuổi trở lên và đủ sức khỏe, riêng nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm trong danh mục thì phải đủ 18 tuổi trở lên, trừ các lĩnh vực nghệ thuật, thể dục, thể thao. Nếu người tập nghề trực tiếp hoặc tham gia lao động thì được trả lương theo mức hai bên thỏa thuận.^[7]

Kèm cặp tại chỗ (OJT) theo bốn bước hướng dẫn công việc

Kèm cặp tại chỗ (on-the-job training, OJT) là đào tạo ngay tại nơi làm việc: một người có kinh nghiệm hoặc quản lý đóng vai người hướng dẫn, truyền kiến thức và kỹ năng riêng của công ty bằng chỉ dẫn viết, lời nói và làm mẫu. Wikipedia nhắc tới nghiên cứu cho thấy công ty đầu tư dạy quản lý cách đào tạo nhân viên mới thì thành công hơn. Ở xưởng, điều đó có nghĩa là người kèm cần được dạy cách hướng dẫn, không chỉ cần giỏi nghề.^[1]

Một phương pháp tham khảo là phần Job Instruction của chương trình Training Within Industry (TWI), do Bộ Chiến tranh Mỹ lập và vận hành từ 1940 đến 1945 để đào tạo nhanh người lao động cho công nghiệp thời chiến. Người hướng dẫn được dạy chia công việc thành các bước xác định rõ, làm mẫu trong khi giải thích điểm then chốt và lý do của từng điểm, quan sát người học làm thử dưới sự kèm sát, rồi giãn dần sự kèm cặp. Chương trình nhấn mạnh câu: nếu người lao động chưa học được, nghĩa là người hướng dẫn chưa dạy được.^[2]

Chuyển sang một trạm cụ thể, bốn bước trông như sau:

• Chuẩn bị: viết bảng phân tích công việc gồm các bước chính, điểm then chốt về chất lượng, an toàn, mẹo làm dễ, và lý do của từng điểm; sắp sẵn máy, vật tư, đồ bảo hộ.
• Trình bày: làm mẫu từng bước ở tốc độ chậm, nói rõ điểm then chốt, rồi làm lại một lần nữa.
• Cho làm thử: người học tự làm và nói lại từng bước kèm điểm then chốt; người kèm sửa ngay tại trạm cho đến khi người học làm đúng.
• Theo dõi: giao việc, nói rõ khi vướng thì hỏi ai, kiểm tra thường xuyên lúc đầu rồi thưa dần.

Chương trình TWI gốc còn có phần dạy cho người hướng dẫn chính và bộ tài liệu cho họ, tức một dạng train the trainer. Nếu nhà máy có nhiều tổ trưởng cùng kèm người mới, nên cho họ cùng tập bốn bước trên một công việc mẫu trước khi kèm thật.^[2]

Hướng dẫn công việc chuẩn: viết một lần, dạy được nhiều ca

Để nội dung kèm cặp thống nhất giữa các ca, người hướng dẫn nên dùng chung một tài liệu công việc đã được duyệt. Trong sản xuất tinh gọn, công việc chuẩn (standard work) là cách tốt nhất đã biết và đã được ghi lại để thực hiện một công việc, nhằm có một quy trình nhất quán, lặp lại được mà ai cũng làm theo được. Công việc chuẩn còn là mốc để cải tiến liên tục: không có quy trình ổn định thì không biết một thay đổi làm việc tốt lên hay xấu đi. Nguồn này cũng phân biệt công việc chuẩn với quy trình thao tác chuẩn (SOP): SOP nêu quy định và yêu cầu kỹ thuật, còn công việc chuẩn mô tả cách người vận hành làm và tương tác với dụng cụ, thiết bị, sản phẩm.^[3]

Một tờ hướng dẫn tại trạm dùng để đào tạo nên có:

• Tên trạm, sản phẩm hoặc mã công đoạn, phiên bản và người duyệt.
• Các bước chính theo đúng thứ tự, mỗi bước một dòng ngắn bắt đầu bằng động từ.
• Điểm then chốt của từng bước và lý do, tách riêng phần an toàn.
• Ảnh hoặc hình vẽ của thao tác khó và của sản phẩm đạt, sản phẩm lỗi.
• Lỗi hay gặp ở bước đó và việc cần làm khi gặp.

Khi tờ hướng dẫn đổi phiên bản, những người đã được xác nhận ở trạm đó cần được hướng dẫn lại phần thay đổi và ghi nhận lại. Nên đưa việc này vào quy trình duyệt bản mới, để không phụ thuộc trí nhớ của tổ trưởng.

Ma trận kỹ năng: ai làm được trạm nào

Ma trận kỹ năng (còn gọi là ma trận đào tạo) gắn liền với đào tạo đa kỹ năng trong sản xuất: mỗi người trong khu vực là một hàng, các kỹ năng là các cột, và khi một người thạo một kỹ năng thì ô tương ứng được đánh dấu. Treo ma trận tại nơi làm việc còn là một cách ghi nhận người lao động. Để giữ tay nghề, người đa kỹ năng cần được luân chuyển định kỳ giữa các công việc, đủ thường để kỹ năng không mai một; đổi lại, tổ có thể xoay xở khi có người vắng đột xuất, ốm hoặc có việc gấp.^[4]

Thay vì chỉ đánh dấu có hay không, nhiều xưởng chia vài mức tay nghề, ví dụ: đang học, làm được khi có giám sát, làm độc lập đạt chuẩn, và hướng dẫn được người khác. Đọc ma trận theo cột sẽ thấy ngay trạm nào chỉ có một người làm độc lập; đó là chỗ nên ưu tiên đào tạo chéo, trước cả khi có người xin nghỉ. Hình dưới đây là một ví dụ minh họa, không phải số liệu thật.

Nếu doanh nghiệp cần một khung kỹ năng dùng chung cho nhiều xưởng, gói Phát triển năng lực của Thisme tạo từ điển kỹ năng, cấp độ và quan hệ, gắn từng vai trò với mức kỳ vọng và quản lý khung theo phiên bản có chuyên gia rà soát. Suy luận kỹ năng luôn kèm nguồn, độ tin cậy và bước rà soát, không dùng làm căn cứ duy nhất cho lương, thăng chức hay kỷ luật.

Đánh giá tay nghề và chứng nhận nội bộ

Ký tên vào sổ đào tạo chưa chứng minh người đó làm được. Một buổi kiểm tra tay nghề nên diễn ra tại trạm, trên sản phẩm thật, theo đúng tờ hướng dẫn đã dùng để dạy. Nếu được, người đánh giá nên khác người đã kèm, để tránh việc người kèm tự chấm cho học trò của mình. Phiếu quan sát có thể gồm:

• Làm đủ các bước chính theo đúng thứ tự.
• Thực hiện đúng từng điểm then chốt, nhất là phần an toàn.
• Sản phẩm làm ra đạt yêu cầu kiểm tra của công đoạn.
• Giữ được nhịp làm việc mà trạm yêu cầu trong một khoảng thời gian liên tục.
• Biết xử lý lỗi hay gặp và biết khi nào phải dừng máy, báo ai.

Kết quả đạt thì cập nhật mức trong ma trận và cấp một chứng nhận nội bộ cho vị trí đó. Cần nói rõ với người lao động rằng đây là xác nhận của doanh nghiệp, không thay chứng chỉ kỹ năng nghề do cơ quan có thẩm quyền cấp. Gói Đánh giá và chứng nhận của Thisme cấp và tra cứu hồ sơ chứng nhận theo tiêu chí đã được đơn vị phê duyệt; chứng nhận mặc định là hồ sơ nội bộ, còn giá trị pháp lý hay công nhận ngành do đơn vị hoặc bên có thẩm quyền xác định.

Lịch đào tạo theo ca và hồ sơ đào tạo

Kèm cặp tại trạm có thể làm xao nhãng ngày làm việc bình thường và ảnh hưởng năng suất; nó cũng thường bị làm vội, và chính sự vội vàng lại gây tác động xấu tới năng suất. Vì vậy, đừng để việc kèm cặp phụ thuộc vào lúc dây chuyền rảnh.^[1]

• Chốt trước người kèm cho từng ca, kể cả ca đêm, để người mới không phải đổi người hướng dẫn giữa chừng.
• Xếp phần lý thuyết ngắn và an toàn vào đầu ca hoặc khoảng giao ca, khi trạm chưa chạy hết công suất.
• Giảm chỉ tiêu sản lượng của người kèm trong những ngày kèm, nếu không họ sẽ ưu tiên sản lượng.
• Lên lịch kiểm tra tay nghề ngay khi xếp lịch kèm, không đợi “khi nào thấy được”.

Hồ sơ đào tạo của mỗi người nên ghi: trạm, phiên bản tờ hướng dẫn, ngày bắt đầu và kết thúc kèm cặp, người kèm, người đánh giá, kết quả và mức trong ma trận, cùng xác nhận của tổ trưởng. Ngoài việc phục vụ quản lý, đây cũng là dữ liệu để tổng hợp kết quả đào tạo hằng năm mà Điều 60 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu thông báo cho cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh.^[6]

Khi số người và số trạm tăng, sổ tay và bảng tính khó giữ khớp nhau. Gói Đào tạo nội bộ của Thisme cấu hình phòng ban, vai trò, địa điểm và nhóm nhân sự, rồi thiết lập quy tắc giao chương trình, lịch học, nhắc việc và chu kỳ học lại. HR, L&D và quản lý trực tiếp dùng bảng theo dõi theo quyền của mình để theo dõi tiến độ, xác nhận các mốc, nhận ra trường hợp cần hỗ trợ và xuất báo cáo theo kỳ.

Đo hiệu quả bằng lỗi, năng suất và an toàn

Đánh giá từng người học cho biết chương trình có hiệu quả không, còn việc theo dõi và hỏi lại sau đào tạo cho biết họ còn nhớ và dùng được bao nhiêu. Với nhà máy, hãy chọn vài chỉ số gắn với chính trạm đã đào tạo thay vì đếm số giờ học:^[1]

• Thời gian từ ngày bắt đầu kèm đến ngày được xác nhận làm độc lập.
• Lỗi ở công đoạn đó trong vài tuần sau xác nhận, so với trước khi đào tạo hoặc với người đã làm lâu.
• Khả năng giữ nhịp và sản lượng của trạm khi người mới đứng một mình.
• Sự cố, tình huống suýt xảy ra tai nạn và vi phạm an toàn tại trạm.
• Số trạm có từ hai người trở lên làm độc lập trong ma trận.

Lỗi và năng suất còn chịu ảnh hưởng của máy, vật tư và đơn hàng, nên đừng quy hết thay đổi cho đào tạo. Ngược lại, nếu cùng một lỗi lặp lại dù người làm đã được đào tạo và đánh giá đạt, hãy xem lại đồ gá, cách bố trí trạm hoặc chính tờ hướng dẫn trước khi tổ chức thêm một đợt đào tạo.

Lỗi thường gặp khi đào tạo công nhân

• Cho người mới “đi theo xem” vài ngày mà không có bảng phân tích công việc, nên mỗi người kèm dạy một kiểu.
• Chọn người kèm chỉ vì giỏi nghề, chưa từng tập cách hướng dẫn và không được giảm chỉ tiêu trong những ngày kèm.
• Dạy vội cho kịp đơn hàng, bỏ qua phần an toàn và bước cho làm thử.
• Lấy chữ ký trong sổ đào tạo thay cho đánh giá tại trạm.
• Ma trận lập một lần rồi không cập nhật; nhiều trạm chỉ có một người làm được.
• Sửa tờ hướng dẫn nhưng không hướng dẫn lại cho người đã được xác nhận.
• Dùng đào tạo để chữa một lỗi thực chất nằm ở máy, đồ gá hoặc cách bố trí trạm.

Bắt đầu từ một tổ, một trạm

Tóm lại, đào tạo công nhân hiệu quả dựa trên những việc lặp lại được: xác định nhu cầu theo vị trí, hoàn tất hội nhập và an toàn trước khi đứng máy, kèm cặp theo bốn bước với một tờ hướng dẫn chuẩn, kiểm tra tay nghề tại trạm và ghi lại trong ma trận. Hãy thử với một tổ và một trạm hay có lỗi hoặc chỉ một người làm được, chạy trọn một vòng, rồi mới nhân ra cả xưởng.

Nếu bạn muốn chuẩn hóa hành trình theo vai trò, giao đúng chương trình và theo dõi tiến độ để người kèm tập trung vào phần cần trao đổi trực tiếp, Đào tạo nội bộ của Thisme có thể bắt đầu từ một hành trình có nhu cầu rõ như công nhân mới ở một xưởng. Quyết định đánh giá nhân sự vẫn do người có thẩm quyền thực hiện. Hãy đăng ký buổi khảo sát để chúng ta cùng xem một trạm cụ thể.

Nguồn tham khảo

1. On-the-job training – Wikipedia
2. Training Within Industry – Wikipedia
3. Standard work – Wikipedia
4. Cross-training (business) – Wikipedia
5. Training needs analysis – Wikipedia
6. Bộ luật Lao động 2019, Điều 60 – Hệ thống pháp luật
7. Bộ luật Lao động 2019, Điều 61 – Hệ thống pháp luật