Tin tức Thisme
Giảng viên thỉnh giảng là gì? Khác giảng viên cơ hữu và cách đơn vị đào tạo quản lý
Nếu bạn đang tìm hiểu giảng viên thỉnh giảng là gì, câu trả lời ngắn là: đó là người được đơn vị đào tạo mời dạy theo hợp đồng cho một học phần, một lớp hoặc một đợt cụ thể. Người này không thuộc biên chế hay đội ngũ cơ hữu. Họ không làm việc toàn thời gian, lâu dài và không chịu quản lý trực tiếp như người dạy cơ hữu. Đơn vị thường mời thỉnh giảng khi cần chuyên môn sâu, hoặc khi cần thêm người đứng lớp trong mùa cao điểm. Muốn dùng hình thức này hiệu quả, bạn cần quản lý rõ hồ sơ chuyên môn, lịch khả dụng, phân công và giữ chất lượng theo cùng chuẩn với đội cơ hữu.
Giảng viên thỉnh giảng là gì và thường là ai?
Người được mời thỉnh giảng thường thuộc ba nhóm: chuyên gia đang làm việc ở doanh nghiệp, giảng viên của một trường hoặc trung tâm khác, và người hành nghề trong lĩnh vực như kế toán viên, kỹ sư, nhà thiết kế. Điểm chung là họ có công việc chính ở nơi khác và dành một phần thời gian để dạy cho bạn theo những gì hai bên đã thống nhất.
Trong tài liệu tiếng Anh, khái niệm gần nhất là adjunct professor hay adjunct lecturer: người dạy theo hợp đồng, thường bán thời gian, không nằm trong đội ngũ biên chế dài hạn của trường. Một cách gọi khác là visiting scholar hoặc visiting lecturer, chỉ người từ cơ sở khác được mời đến làm việc trong một khoảng thời gian nhất định. Ở các trường và trung tâm tại Việt Nam, chữ thỉnh giảng thường được dùng cho cả hai kiểu mời này.[1][2]
Thỉnh giảng cũng khác cộng tác viên và trợ giảng. Cộng tác viên là cách gọi rộng, có thể gồm người soạn học liệu, chấm bài hay hỗ trợ sự kiện chứ không nhất thiết đứng lớp. Trợ giảng hỗ trợ người dạy chính trong lớp. Còn người thỉnh giảng chịu trách nhiệm chính về nội dung học phần được giao.
Thỉnh giảng khác cơ hữu ở những điểm nào?
- Hình thức gắn bó: người thỉnh giảng làm theo hợp đồng cho từng lớp, học phần hoặc đợt; người cơ hữu gắn bó lâu dài, thường làm toàn thời gian.
- Công việc chung của đơn vị: đội cơ hữu thường dự họp chuyên môn, góp ý chương trình, kèm người mới; người được mời chủ yếu tập trung vào phần dạy đã nhận.
- Trách nhiệm ngoài giờ dạy: với thỉnh giảng, việc chuẩn bị, chấm bài hay trả lời học viên chỉ có khi ghi rõ trong thỏa thuận; với người cơ hữu, phần này thường nằm trong nhiệm vụ thường xuyên.
- Cách quản lý: người cơ hữu nằm trong quy trình nhân sự thường xuyên; giảng viên mời được quản lý theo từng hợp đồng và từng đợt lịch.
Khi nào nên mời thỉnh giảng thay vì tuyển cơ hữu?
- Cần chuyên môn sâu hoặc kinh nghiệm thực tế mà đội hiện tại chưa có, chẳng hạn một học phần về công cụ hay quy định mới mà người đang hành nghề nắm rõ hơn.
- Số lớp tăng theo mùa tuyển sinh hoặc theo đợt, nhưng không đủ việc quanh năm để tuyển người toàn thời gian.
- Muốn thử một chương trình mới trước khi đầu tư đội ngũ: chạy vài đợt với người được mời, xem nhu cầu thực tế rồi mới quyết định tuyển.
Đổi lại, có ba rủi ro cần tính trước. Thứ nhất là phụ thuộc: nếu một học phần chỉ có đúng một người dạy được, kỳ nghỉ hay việc riêng của họ có thể làm hoãn cả lớp. Thứ hai là lịch khó chốt, vì người được mời còn công việc chính ở nơi khác. Thứ ba là chất lượng không đồng đều khi đơn vị thiếu chuẩn chung về đề cương, dự giờ và phản hồi. Với học phần then chốt, chúng tôi khuyên nên có ít nhất hai người đủ điều kiện dạy.
Hợp đồng thỉnh giảng và điều kiện chuyên môn: những gì cần rõ
Phần này chỉ là khung tham khảo để đội vận hành không bỏ sót việc, không phải tư vấn pháp lý. Mẫu hợp đồng và điều khoản cụ thể nên do bộ phận pháp chế hoặc nhân sự của bạn duyệt.
Hợp đồng cần thống nhất những nội dung nào?
- Phạm vi dạy: học phần hoặc lớp phụ trách, thời gian bắt đầu và kết thúc, hình thức trực tiếp hay trực tuyến.
- Nhiệm vụ đi kèm: chuẩn bị bài, chấm bài, tham gia họp chuyên môn, có trả lời học viên ngoài giờ hay không.
- Đổi lịch, nghỉ dạy, dạy bù: cần báo trước bao lâu, ai tìm người thay, buổi bù xếp theo cách nào.
- Người liên hệ phía đơn vị: ai phụ trách chuyên môn, ai lo lịch và hậu cần, liên lạc qua kênh nào.
Thù lao, chấm công và thuế không nằm trong khung này. Đó là phần đơn vị xử lý theo quy trình nhân sự và tài chính riêng, nên bài không bàn tới.
Kiểm tra điều kiện chuyên môn trước khi mời dạy
- Bằng cấp và chứng nhận liên quan trực tiếp đến học phần sẽ dạy, không chỉ bằng cấp cao nhất.
- Kinh nghiệm thực tế: dự án, vị trí đã làm, sản phẩm có thể cho học viên xem.
- Ngôn ngữ giảng dạy, nhất là với lớp dạy bằng tiếng Anh hoặc lớp có học viên nước ngoài.
- Thời hạn của chứng nhận và giấy tờ: ghi ngày hết hạn ngay khi nhận hồ sơ, không chờ đến mùa khai giảng mới kiểm tra.
Yêu cầu cụ thể khác nhau theo loại hình đơn vị và quy định từng ngành: trường đại học, trung tâm ngoại ngữ và bộ phận đào tạo nội bộ của doanh nghiệp không áp cùng một bộ điều kiện. Bạn nên tự đối chiếu văn bản áp dụng cho đơn vị mình rồi biến kết quả thành danh mục kiểm tra cố định.
Hồ sơ người thỉnh giảng nên lưu những thông tin gì?
Cách dễ áp dụng nhất là dùng chung khung hồ sơ cho cả người cơ hữu, thỉnh giảng và cộng tác viên. Sản phẩm Quản lý giảng viên của Thisme tạo hồ sơ vận hành theo đúng cách đó, mỗi hồ sơ gồm các trường dưới đây. Bạn có thể dùng danh sách này làm khung ngay, kể cả khi vẫn đang lưu trong bảng tính.
- Lĩnh vực chuyên môn và các học phần có thể nhận.
- Kinh nghiệm giảng dạy và kinh nghiệm thực tế.
- Chứng nhận, kèm ngày hết hạn.
- Ngôn ngữ giảng dạy.
- Địa điểm có thể đến dạy.
- Hình thức dạy: trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp.
- Lịch khả dụng theo từng đợt.
- Các giới hạn đã thống nhất, ví dụ số buổi tối đa mỗi tuần hay khung giờ không nhận.
Khi tất cả nằm chung một nơi, đội điều phối nhìn cùng một bức tranh thay vì mỗi người giữ một bản. Bảng tính đã thành điểm nghẽn khi bạn thấy các dấu hiệu sau: hồ sơ mỗi người ghi một kiểu, không ai trả lời nhanh được ai đủ điều kiện dạy học phần nào, lịch khả dụng thay đổi liên tục, một người bị phân cho nhiều lớp trùng giờ, hay giấy tờ thiếu chỉ lộ ra khi lớp sắp khai giảng.
Quản lý lịch khả dụng và phân công để tránh xếp trùng
Trình tự dưới đây dựa trên cách Thisme thiết kế phần phân công: mỗi lớp nêu yêu cầu, hệ thống hỗ trợ lọc người phù hợp, phát hiện xung đột, gửi đề nghị và lưu quyết định. Nếu chưa dùng công cụ nào, bạn vẫn có thể làm theo bằng tay.
- Người phụ trách chương trình nêu yêu cầu cho mỗi lớp hoặc học phần: chuyên môn, thời gian, địa điểm và nhiệm vụ đi kèm, trước khi mở lịch đợt mới.
- Giáo vụ lọc những người phù hợp dựa trên hồ sơ và lịch khả dụng đã chốt.
- Kiểm tra xung đột: một người không được nằm ở hai lớp cùng khung giờ, kể cả khi lớp kia dạy trực tuyến.
- Gửi đề nghị cho người dạy, nhận xác nhận, rồi lưu quyết định phân công kèm tên người duyệt.
- Khi có thay đổi, xác định ngay những lớp bị ảnh hưởng và tìm phương án thay thế trong danh sách người đủ điều kiện.
Người dạy báo nghỉ sát ngày thì xử lý thế nào?
Lúc này tốc độ phụ thuộc vào việc bạn đã chuẩn bị gì từ trước. Nếu mỗi học phần có sẵn danh sách người đủ điều kiện, giáo vụ chỉ cần lọc người còn trống lịch và gửi đề nghị. Ở phía lớp, sản phẩm Quản lý lớp học của Thisme gán giảng viên và trợ giảng theo từng buổi; khi đổi lịch, chuyển phòng hoặc học bù, thay đổi được gửi đến đúng nhóm, và bảng theo dõi nêu các buổi chưa có giảng viên để đội ngũ can thiệp sớm. Dù dùng công cụ gì, hãy thống nhất trước ai được quyết định người thay và ai báo cho học viên.
Sau buổi dạy: xác nhận khối lượng với người dạy
Sau khi dạy, nên tập hợp giờ dạy, thời gian chuẩn bị, chấm bài và hoạt động liên quan để giảng viên và đơn vị cùng xác nhận. Trong sản phẩm của Thisme, số liệu này chỉ là căn cứ bàn giao, không tự tạo nghĩa vụ thanh toán nếu chưa được kiểm tra và phê duyệt theo chính sách của tổ chức. Cách tính thù lao vẫn là việc của bộ phận tài chính.
Làm sao giữ chất lượng giảng dạy đồng đều?
Học viên không phân biệt ai cơ hữu, ai được mời; họ chỉ thấy buổi học hôm đó tốt hay chưa. Vì vậy chuẩn chất lượng nên là một bộ dùng chung cho mọi người đứng lớp, thay vì để mỗi người tự làm theo cách riêng. Ba công cụ dưới đây là đủ để bắt đầu.
Giao đề cương và chuẩn đầu ra rõ ràng
Đề cương học phần là tài liệu mô tả khóa học: mục tiêu, nội dung và lịch các buổi, cách đánh giá, tài liệu cần dùng. Với người dạy bên ngoài, đây là thứ nên gửi đầu tiên, trước cả lịch dạy, để họ chuẩn bị đúng phạm vi thay vì dựa vào bài giảng mình đã dạy ở nơi khác.[3]
Người được mời cũng cần biết học phần của mình nằm ở đâu trong toàn chương trình. Trong sản phẩm Thiết kế và quản lý chương trình của Thisme, mỗi mục tiêu được nối với học phần, hoạt động, cách đánh giá, điều kiện tiên quyết và người phụ trách, để mọi bên hiểu vai trò của từng phần. Bạn không cần công cụ để làm điều này: một trang tóm tắt ghi học phần trước, học phần sau và người phụ trách chuyên môn đã giúp người dạy tránh dạy lặp hoặc bỏ sót.
Dự giờ thế nào để không gây căng thẳng?
- Báo trước mục đích: dự giờ để hỗ trợ và thống nhất chuẩn, không phải để bắt lỗi.
- Gửi trước tiêu chí quan sát, ví dụ bám đề cương, cách giao bài tập, cách trả lời câu hỏi của học viên.
- Trao đổi ngay sau buổi, bắt đầu bằng điều người dạy muốn được góp ý.
- Ghi lại nhận xét và việc cần điều chỉnh cho đợt sau, gửi cả cho người phụ trách học phần.
Phiếu khảo sát học viên: dùng thế nào cho đúng
Phản hồi của học viên cho bạn thấy những điều dự giờ khó thấy, như nhịp độ bài giảng hay mức độ dễ hiểu sau nhiều buổi. Tuy vậy, kết quả khảo sát khóa học có thể bị ảnh hưởng bởi những yếu tố không liên quan trực tiếp đến chất lượng dạy, nên đừng đánh giá một người chỉ bằng một con số hài lòng. Hãy đọc kèm nhận xét chữ, kết quả dự giờ và bài làm của học viên. Cách thiết kế phiếu khảo sát chất lượng giảng dạy được bàn kỹ hơn ở mục tin tức của Thisme.[4]
Dấu hiệu đơn vị cần quy trình điều phối người dạy rõ hơn
- Xung đột lịch lặp lại: cùng một người bị xếp vào hai lớp trùng giờ.
- Thay giảng viên sát giờ xảy ra thường xuyên.
- Hồ sơ hoặc chứng nhận thiếu chỉ được phát hiện trước ngày dạy.
- Mất nhiều thời gian để tìm người phù hợp cho một học phần.
- Khối lượng phân bổ quá lệch: vài người quá tải trong khi người khác ít lớp.
Bạn có thể bắt đầu nhỏ, từ hồ sơ chuyên môn, tình trạng giấy tờ, khả năng nhận lớp, lịch dự kiến, yêu cầu từng chương trình và người duyệt phân công. Không cần thay hệ thống nhân sự đang dùng. Phạm vi của sản phẩm này dừng ở hồ sơ, phân công, thay đổi và khối lượng; nó không tự tuyển người, còn chấm công, tính lương, thuế và đánh giá nhân sự vẫn ở hệ thống nhân sự của đơn vị. Công cụ cũng cảnh báo chứng nhận sắp hết hạn hoặc hồ sơ chưa đủ để giảm rủi ro trước ngày khai giảng.
Hiểu giảng viên thỉnh giảng là gì mới là phần dễ; phần khó là giữ hồ sơ, lịch và chuẩn chất lượng của người được mời ngang với đội cơ hữu. Bạn đang quản lý người dạy cơ hữu, thỉnh giảng và cộng tác viên bằng bảng tính, và thường phải xử lý xếp trùng lịch hay thay người sát ngày? Hãy đăng ký buổi khảo sát với Thisme. Chúng ta sẽ cùng xem cách bạn đang lưu hồ sơ, lịch khả dụng và phân công hiện nay, rồi chọn một nhóm lớp để làm thử quy trình quản lý giảng viên theo những việc đã thống nhất.