Tin tức Thisme
Hợp đồng giảng dạy giáo viên: chọn dạng thỏa thuận, điều khoản cần có và quy trình ký
Hợp đồng giảng dạy giáo viên là văn bản trung tâm, trường hoặc phòng đào tạo doanh nghiệp ký với người dạy để chốt những việc hai bên dễ hiểu khác nhau nhất: dạy môn nào và cho lớp nào, lịch và số buổi, thù lao tính ra sao, ai giữ quyền với giáo án và đề kiểm tra, thông tin học viên được dùng thế nào, nghỉ dạy thì xử lý ra sao và khi nào được chấm dứt. Trên thực tế, đơn vị thường chọn giữa hai dạng: ký theo dạng lao động với giáo viên cơ hữu, hoặc thỏa thuận cộng tác theo khóa, theo lớp với người thỉnh giảng và cộng tác viên. Dạng nào phù hợp phụ thuộc vào cách hai bên thực sự làm việc với nhau, không chỉ vào tên gọi ghi trên trang đầu.
Bài viết dành cho chủ trung tâm, người phụ trách học vụ, nhân sự và L&D cần một khung để soạn bản nháp, rà lại văn bản đang dùng hoặc chuẩn hóa hồ sơ cho đội ngũ người dạy. Bài đi qua các dạng thỏa thuận, các nhóm điều khoản thường có, một khung mục lục để soạn nháp, quy trình ký và lưu hồ sơ, những lỗi hay gặp và lúc nào nên nhờ luật sư đọc lại.
Có những dạng thỏa thuận nào với người dạy?
Dạng thứ nhất là quan hệ lao động, chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Lao động, Luật số 45/2019/QH14; Cổng văn bản của Chính phủ ghi ngày có hiệu lực là 01-01-2021. Theo bản dịch tiếng Anh do Khoa Luật Trường Đại học Nguyễn Tất Thành đăng, Điều 13 mô tả hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Điều 20 của bản này nêu hai loại: không xác định thời hạn, và xác định thời hạn trong vòng 36 tháng kể từ ngày có hiệu lực. Bản dịch không phải văn bản chính thức, và luật có thể đã được sửa đổi, bổ sung sau khi ban hành, nên người soạn cần đối chiếu văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm ký.[1][2]
Dạng thứ hai là thỏa thuận cộng tác hoặc cung cấp dịch vụ giảng dạy theo một khóa, một lớp hay một học phần. Dạng này hay gặp khi trung tâm mời chuyên gia dạy một chuyên đề, khi trường mời giảng viên bên ngoài dạy một học kỳ, hoặc khi doanh nghiệp thuê người dạy một chương trình nội bộ ngắn. Văn bản có thể mang tên hợp đồng thỉnh giảng, hợp đồng cộng tác viên hay hợp đồng dịch vụ; điều đáng quan tâm là nội dung bên trong có khớp với cách làm việc thực tế hay không.
Tên gọi không tự quyết định dạng thỏa thuận. Cũng theo bản dịch Điều 13, khi hai bên đặt tên khác cho thỏa thuận nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên, thì thỏa thuận đó được coi là hợp đồng lao động. Vì vậy, trước khi chọn mẫu, đơn vị nên mô tả trung thực ai giao việc, ai giám sát và trả công theo cách nào, rồi để luật sư đánh giá tình huống cụ thể.[1]
Dấu hiệu nên cân nhắc khi chọn dạng thỏa thuận
Các câu hỏi dưới đây không phải tiêu chí pháp lý, mà là cách mô tả quan hệ làm việc thực tế cho đủ chi tiết để luật sư có cơ sở đánh giá. Hãy ghi câu trả lời thành văn bản và mang theo khi trao đổi:
- Ai quyết định giáo án, phương pháp và tiến độ: đơn vị giao và giám sát, hay người dạy tự chủ và đơn vị chỉ nghiệm thu kết quả?
- Lịch có cố định theo tuần, kèm họp chuyên môn, trực tư vấn, coi thi, hay người dạy nhận từng lớp theo đợt?
- Người dạy có đồng thời dạy cho nơi khác, tự mở lớp riêng hay chỉ làm cho đơn vị?
- Trả công theo kỳ cùng các chế độ đi kèm, hay theo buổi, theo giờ, trọn khóa sau khi đối soát?
- Ai cấp phòng học, thiết bị, tài khoản dạy trực tuyến và tài liệu?
- Quan hệ dự kiến kéo dài liên tục hay dừng khi khóa học kết thúc?
Một tình huống hay gặp: trung tâm ký văn bản cộng tác theo khóa với một giáo viên, nhưng sau vài tháng người đó dạy lịch cố định do trung tâm xếp, dự họp hằng tuần, chấm bài theo mẫu và nhận tiền đều đặn theo tháng. Văn bản và thực tế đã lệch nhau. Đó là lúc nên rà lại cả hai, thay vì chờ đến khi có tranh chấp.
Hợp đồng giảng dạy giáo viên thường có những điều khoản nào?
Nếu ký theo dạng lao động, điểm xuất phát là các nội dung chủ yếu mà luật yêu cầu. Theo bản dịch Điều 21, hợp đồng lao động phải có: tên, địa chỉ người sử dụng lao động và người giao kết; thông tin nhân thân của người lao động; công việc và địa điểm làm việc; thời hạn hợp đồng; mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức và thời hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác; chế độ nâng bậc, nâng lương; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trang bị bảo hộ lao động; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ và kỹ năng nghề. Với thỏa thuận cộng tác theo khóa, danh sách này không áp dụng nguyên xi, nhưng vẫn là lời nhắc tốt về những mục không nên để trống.[1]
Với việc giảng dạy, đơn vị nên bổ sung những nhóm điều khoản riêng của nghề dạy dưới đây. Mỗi nhóm cần được viết thành câu cụ thể, có người chịu trách nhiệm và có cách kiểm tra.
Phạm vi giảng dạy
Ghi rõ môn hoặc học phần, cấp độ, đối tượng học viên, đầu ra mong đợi của lớp và những việc đi kèm như soạn giáo án, ra đề, chấm bài, nhận xét học viên, họp phụ huynh hay hỗ trợ tư vấn. Việc nào không nằm trong phạm vi thì cũng nên viết ra, để tránh tình trạng người dạy bị giao thêm mà không được tính công.
Lịch, số buổi và hình thức dạy
Nêu ngày bắt đầu, ngày kết thúc dự kiến, số buổi và thời lượng mỗi buổi, địa điểm hoặc nền tảng dạy trực tuyến. Lịch chi tiết nên để ở phụ lục để khi đổi lịch chỉ cần cập nhật phụ lục có chữ ký hai bên, không phải soạn lại cả văn bản. Thêm một câu về việc lớp không đủ học viên, gộp lớp hay hủy lớp thì xử lý thế nào.
Thù lao và cách tính
Chọn một đơn vị tính rõ ràng: theo buổi, theo giờ dạy, theo khóa hay theo tháng. Ghi những phần có được tính thêm hay không, chẳng hạn giờ chuẩn bị, chấm bài, dạy bù, coi thi. Ghi kỳ đối soát, ai xác nhận số buổi đã dạy, hạn thanh toán và cách xử lý khi hai bên lệch số liệu. Phần thuế và các khoản phải khấu trừ nên do kế toán hoặc tư vấn thuế xác nhận, không nên tự suy từ mẫu trên mạng.
Học liệu và quyền sở hữu nội dung
Giáo án, slide, ngân hàng câu hỏi và video bài giảng thường là tài sản có giá trị của đơn vị, nên cần làm rõ quyền sở hữu và quyền sử dụng ngay khi soạn bản nháp. Ai là chủ sở hữu trong từng trường hợp do pháp luật về sở hữu trí tuệ và nội dung thỏa thuận quyết định, nên phần này nên để luật sư viết câu chữ. Việc của đơn vị là trả lời trước những câu hỏi thực tế sau:
- Tài liệu người dạy mang đến: ai đang nắm quyền, người dạy có được phép cung cấp không, đơn vị được dùng trong phạm vi và thời hạn nào.
- Tài liệu làm theo yêu cầu của đơn vị: ai giữ quyền, người dạy có được dùng lại ở nơi khác không.
- Bản ghi buổi học và video: có được ghi không, ai được xem, đơn vị được dùng lại cho khóa sau không.
- Sau khi chấm dứt: tài liệu nào phải bàn giao, tài liệu nào phải xóa khỏi thiết bị cá nhân.
Bảo mật thông tin học viên
Người dạy thường thấy họ tên, số điện thoại, kết quả học tập, đôi khi cả thông tin của phụ huynh hoặc nhân viên doanh nghiệp. Có thể đưa điều khoản bảo mật vào ngay văn bản chính hoặc ký kèm một thỏa thuận bảo mật, tức một hợp đồng hoặc một phần của hợp đồng giữa ít nhất hai bên, nêu những thông tin các bên chia sẻ cho một mục đích nhất định nhưng muốn hạn chế quyền tiếp cận. Với dạng lao động, bản dịch Điều 21 còn cho phép hai bên thỏa thuận bằng văn bản về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và bồi thường khi vi phạm, nếu công việc liên quan trực tiếp đến các bí mật đó.[1][4]
Riêng dữ liệu cá nhân của học viên, Ngân hàng Nhà nước cho biết Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 (Luật số 91/2025/QH15) có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026, và chủ thể dữ liệu có các quyền như được biết về hoạt động xử lý, đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, truy cập, yêu cầu xóa. Văn bản với người dạy nên ghi rõ người dạy được xem dữ liệu nào, lưu ở đâu, có được nhắn tin riêng cho học viên không và phải xóa gì khi kết thúc khóa; mức độ tuân thủ cụ thể nên để luật sư xác nhận.[3]
Nghỉ dạy, dạy bù và thay người
Ghi thời gian phải báo trước khi xin nghỉ, ai tìm người dạy thay, buổi dạy bù được xếp thế nào và có tính thù lao không. Làm rõ cả chiều ngược lại: khi đơn vị đổi lịch hoặc hủy buổi sát giờ thì người dạy được xử lý ra sao. Điều khoản này rất ít khi được đọc lúc ký nhưng lại là nguồn tranh cãi thường xuyên trong quá trình dạy.
Chấm dứt và bàn giao
Nêu các trường hợp mỗi bên được chấm dứt, thời hạn báo trước, cách thanh toán phần đã dạy, việc bàn giao điểm, nhận xét, tài liệu, tài khoản và thiết bị. Với dạng lao động, thủ tục chấm dứt chịu sự điều chỉnh của pháp luật lao động, nên phần này đặc biệt cần người có chuyên môn rà soát.
Khung mục lục để soạn bản nháp
Khung dưới đây giúp bạn không bỏ sót mục nào khi soạn nháp hoặc rà lại văn bản đang dùng. Nó không phải mẫu pháp lý: tên mục, thứ tự và câu chữ cuối cùng nên do luật sư chốt theo dạng thỏa thuận đã chọn.
- Thông tin hai bên: tên đơn vị, người đại diện, họ tên và thông tin liên hệ của người dạy.
- Dạng thỏa thuận và thời hạn: ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc điều kiện kết thúc.
- Phạm vi công việc: môn, cấp độ, lớp, các việc đi kèm và việc không thuộc phạm vi.
- Lịch và địa điểm: dẫn sang phụ lục lịch dạy, cách đổi lịch và hủy lớp.
- Thù lao: đơn vị tính, phần được tính thêm, kỳ đối soát, hạn và cách thanh toán.
- Chuẩn chất lượng: dự giờ, phản hồi của học viên, cách góp ý và cải thiện.
- Học liệu và quyền sở hữu: tài liệu có trước, tài liệu đặt hàng, bản ghi buổi học.
- Bảo mật và dữ liệu học viên: phạm vi được xem, nơi lưu, việc xóa khi kết thúc.
- Nghỉ dạy, dạy bù, thay người: thời gian báo trước và cách tính.
- Chấm dứt, bàn giao và giải quyết bất đồng.
- Phụ lục: lịch dạy, bảng thù lao, danh mục tài liệu bàn giao, thỏa thuận bảo mật nếu tách riêng.
Quy trình ký và lưu hồ sơ giảng viên
Văn bản tốt vẫn có thể gây rắc rối nếu ký vội hoặc lưu rải rác. Một quy trình gọn cho đơn vị đào tạo:
- Chốt nhu cầu của lớp trước khi gọi người: môn, cấp độ, số buổi dự kiến, hình thức dạy.
- Chọn dạng thỏa thuận dựa trên cách làm việc thực tế đã mô tả ở trên.
- Soạn bản nháp từ khung mục lục, để lịch và thù lao ở phụ lục.
- Gửi luật sư hoặc người phụ trách nhân sự đọc trước, nhất là khi đổi mẫu hoặc gặp tình huống mới.
- Ký và giao cho mỗi bên một bản, ghi ngày hiệu lực; mỗi lần đổi lịch hay thù lao thì ký phụ lục. Với dạng lao động, bản dịch Điều 14 yêu cầu giao kết bằng văn bản, làm thành hai bản, mỗi bên giữ một bản, và hợp đồng điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản, trừ một số trường hợp luật cho phép thỏa thuận bằng lời nói.
- Lưu văn bản, phụ lục, bằng cấp, chứng chỉ và lịch gia hạn ở một chỗ, có người phụ trách nhắc hạn.
Khi đội ngũ đông lên, phần khó không còn là soạn văn bản mà là biết ai đang dạy lớp nào, hồ sơ ai còn thiếu và khối lượng thực dạy là bao nhiêu. Gói Quản lý giảng viên của Thisme tạo hồ sơ vận hành cho giảng viên cơ hữu, thỉnh giảng và cộng tác viên, gồm chuyên môn, chứng nhận, lịch khả dụng và các giới hạn đã thống nhất; hỗ trợ phân công, phát hiện xung đột, tập hợp giờ dạy để hai bên xác nhận và cảnh báo chứng nhận sắp hết hạn hoặc hồ sơ chưa đủ. Gói này không soạn hay quản lý hợp đồng lao động, chấm công hay tính lương; những phần đó vẫn thuộc hệ thống nhân sự của đơn vị. Số liệu khối lượng chỉ là căn cứ bàn giao, chưa tạo nghĩa vụ thanh toán khi chưa được kiểm tra và phê duyệt.
Những lỗi thường gặp
- Chép một mẫu trên mạng rồi chỉ sửa tên, trong khi cách làm việc thực tế khác hẳn mẫu.
- Đặt tên văn bản là cộng tác nhưng quản lý người dạy như nhân viên toàn thời gian.
- Ghi thù lao theo buổi mà không định nghĩa thế nào là một buổi đã dạy, ai xác nhận.
- Bỏ trống điều khoản học liệu, đến khi người dạy nghỉ mới tranh cãi ai được dùng giáo án.
- Đổi lịch qua nhiều cuộc trò chuyện nhưng không tổng hợp lại thành lịch đã được hai bên xác nhận, khiến người phụ trách khó đối chiếu khi tính thù lao.
- Để người dạy lưu danh sách học viên trên thiết bị cá nhân mà không có cam kết bảo mật.
- Lưu văn bản mỗi nơi một bản, không ai biết chứng chỉ của ai sắp hết hạn.
Khi nào nên nhờ luật sư xem lại
- Lần đầu xây mẫu dùng chung cho cả đội ngũ, hoặc khi chuyển một nhóm người dạy sang dạng khác.
- Người dạy là người nước ngoài, hoặc dạy cho doanh nghiệp ở nơi khác.
- Có điều khoản hạn chế người dạy làm cho đơn vị khác, hoặc mức phạt khi vi phạm.
- Đơn vị muốn giữ toàn quyền với học liệu, video bài giảng hay ngân hàng câu hỏi.
- Lớp học có học viên là trẻ em hoặc dữ liệu nhạy cảm.
- Đang có bất đồng về thù lao, chấm dứt hoặc quyền với tài liệu.
Bắt đầu từ đâu
Tóm lại, một hợp đồng giảng dạy giáo viên rõ ràng bắt đầu từ việc mô tả đúng cách hai bên làm việc, rồi mới chọn dạng thỏa thuận và đi qua các nhóm điều khoản: phạm vi, lịch, thù lao, học liệu, bảo mật, nghỉ dạy và chấm dứt. Hãy lấy văn bản đang dùng, đối chiếu với khung mục lục ở trên, đánh dấu những mục còn trống hoặc lệch với thực tế, rồi mang danh sách đó đến luật sư để chốt bản cuối.
Nếu bạn muốn sắp lại hồ sơ, lịch khả dụng và phân công của đội ngũ người dạy để việc đối soát khối lượng với từng người rõ ràng hơn, hãy đăng ký buổi khảo sát để chúng ta cùng xem quy trình hiện tại của đơn vị.