Tin tức Thisme
Huấn luyện an toàn lao động: sáu nhóm đối tượng, thời lượng, hồ sơ và kỳ hạn học lại
Huấn luyện an toàn lao động là việc bắt buộc theo Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 và Nghị định 44/2016/NĐ-CP. Người lao động được chia thành sáu nhóm. Mỗi nhóm có nội dung, thời lượng học lần đầu và chu kỳ định kỳ riêng. Sau khi học, người lao động phải qua kiểm tra, sát hạch, rồi được cấp giấy chứng nhận, thẻ an toàn hoặc được ghi vào sổ theo dõi, tùy nhóm. Về vận hành, doanh nghiệp cần ba thứ: danh sách người học theo nhóm, kỳ hạn học lại của từng người và bộ hồ sơ đối chiếu được. Trước khi áp dụng cho một trường hợp cụ thể, hãy kiểm tra văn bản sửa đổi mới nhất.[1]
Huấn luyện an toàn lao động là gì và văn bản nào quy định?
Ở công ty và nhà xưởng, người ta quen gọi là “đào tạo an toàn lao động”. Trong văn bản, hoạt động này có tên là huấn luyện về an toàn, vệ sinh lao động; bài này viết tắt lĩnh vực đó là ATVSLĐ. Có ba văn bản gốc cần đọc. Luật số 84/2015/QH13 đặt nghĩa vụ chung cho người sử dụng lao động và người lao động. Nghị định 44/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về kiểm định, huấn luyện và quan trắc môi trường lao động, trong đó có nhóm đối tượng và thời lượng học. Nghị định 140/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan. Cả ba đều tra được nguyên văn trên hệ thống văn bản của Chính phủ. Khi tra, bạn nên xem kỹ tình trạng hiệu lực và các văn bản sửa đổi, thay thế ghi kèm.[1]
Nhìn rộng hơn, huấn luyện là một biện pháp phòng ngừa tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp trong lĩnh vực an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Công ước số 155 năm 1981 của Tổ chức Lao động Quốc tế cũng đặt yêu cầu đào tạo người lao động về chủ đề này. Phần bối cảnh đó giúp hiểu vì sao việc học là bắt buộc. Còn nghĩa vụ cụ thể của doanh nghiệp Việt Nam thì vẫn phải đọc từ văn bản trong nước.[3][4]
Sáu nhóm đối tượng phải huấn luyện gồm những ai?
Nghị định hướng dẫn chia người phải học thành sáu nhóm. Danh sách dưới đây tóm tắt theo định nghĩa trong văn bản. Khi xếp nhóm cho một chức danh cụ thể, hãy đọc lại điều khoản gốc thay vì suy ra từ tên gọi của vị trí.[1]
- Nhóm 1: người đứng đầu đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh và phòng, ban, chi nhánh trực thuộc; người phụ trách bộ phận sản xuất, kinh doanh, kỹ thuật; quản đốc phân xưởng hoặc tương đương; cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách công tác ATVSLĐ.
- Nhóm 2: người làm công tác ATVSLĐ, gồm người chuyên trách, bán chuyên trách của cơ sở và người trực tiếp giám sát về ATVSLĐ tại nơi làm việc.
- Nhóm 3: người lao động làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về ATVSLĐ.
- Nhóm 4: người lao động không thuộc các nhóm còn lại, kể cả người học nghề, tập nghề, thử việc để làm việc cho người sử dụng lao động.
- Nhóm 5: người làm công tác y tế.
- Nhóm 6: an toàn, vệ sinh viên theo Điều 74 của Luật.
Nhóm 3 gắn với danh mục công việc có yêu cầu nghiêm ngặt và được trình bày ở bài riêng trong cụm này, nên ở đây chỉ nhắc tên. Gợi ý vận hành: lập một bảng đối chiếu vị trí công việc với nhóm huấn luyện, chương trình và thời hạn. Khi có người mới vào làm hoặc đổi vị trí, người phụ trách chỉ cần tra bảng để xếp đúng nhóm ngay lúc tạo hồ sơ. Không phải chờ đến kỳ rà soát mới phát hiện thiếu.[1]
Nhóm 1 dành cho ai, học gì, trong bao lâu?
Nhóm 1 là lớp quản lý chịu trách nhiệm tổ chức công tác ATVSLĐ, từ người đứng đầu đơn vị và cấp phó được giao phụ trách, đến người phụ trách các bộ phận sản xuất, kinh doanh, kỹ thuật và quản đốc phân xưởng. Hệ quả thực tế: người ký kế hoạch huấn luyện cho cả đơn vị thường cũng là người phải học trước. Vì vậy, hãy xếp lớp cho nhóm này sớm trong năm.[1]
- Nội dung: hệ thống chính sách, pháp luật về ATVSLĐ và nghiệp vụ tổ chức công tác này tại cơ sở, gồm tổ chức bộ máy, phân định trách nhiệm, nhận diện yếu tố nguy hiểm, có hại và biện pháp phòng ngừa.
- Thời lượng lần đầu: ít nhất 16 giờ, tính cả giờ kiểm tra.
- Kết quả: đạt kiểm tra thì được cấp giấy chứng nhận huấn luyện, có thời hạn 2 năm.
Học lần đầu bao lâu, định kỳ bao lâu một lần?
Các mốc dưới đây là thời lượng tối thiểu theo nghị định, đã tính cả giờ kiểm tra. Hãy đối chiếu bản mới nhất của văn bản trước khi đưa vào kế hoạch đào tạo năm.[1]
- Nhóm 1: ít nhất 16 giờ.
- Nhóm 2: ít nhất 48 giờ, gồm lý thuyết, thực hành và kiểm tra.
- Nhóm 3: ít nhất 24 giờ.
- Nhóm 4: ít nhất 16 giờ.
- Nhóm 5: học thêm chuyên môn về y tế lao động theo chương trình riêng; tra số giờ trong nguyên văn nghị định.
- Nhóm 6: ngoài nội dung đã học theo nhóm của mình, học bổ sung ít nhất 4 giờ về kỹ năng và phương pháp hoạt động của vai trò này.
- Nhóm 1, 2 và 3: học định kỳ ít nhất 2 năm một lần, khớp với thời hạn của giấy chứng nhận hoặc thẻ an toàn.
- Nhóm 4: học định kỳ hằng năm.
- Thời lượng mỗi lần định kỳ: ít nhất 50% thời lượng lần đầu.
- Nhóm 5 và 6: chu kỳ được ghi riêng trong nghị định; tra nguyên văn trước khi lập lịch.
Ngoài lịch định kỳ, văn bản nêu các trường hợp phải học lại, chủ yếu với người lao động trực tiếp: khi thay đổi công việc, khi thay đổi thiết bị hoặc công nghệ, và khi quay lại làm việc sau một thời gian nghỉ dài mà nghị định quy định số tháng cụ thể. Thay đổi về chính sách, pháp luật trong lĩnh vực này cũng là lý do để cập nhật nội dung. Danh sách đầy đủ và nhóm áp dụng của từng trường hợp nằm trong điều khoản gốc, nên hãy tra lại thay vì dựa vào bản tóm tắt.[1]
Phân biệt hai loại này rất quan trọng khi lập quy trình. Học định kỳ chạy theo lịch, dù công việc không đổi gì. Học lại thì được kích hoạt bởi một sự kiện: đổi việc, đổi máy, nghỉ lâu rồi quay lại. Vì vậy bạn cần hai cơ chế nhắc khác nhau, một dựa trên ngày hết hạn, một dựa trên thay đổi trong hồ sơ nhân sự. Nếu chỉ có cơ chế thứ nhất, người vừa chuyển sang vị trí mới sẽ lọt khỏi danh sách cho tới kỳ rà soát sau.
Kiểm tra, sát hạch và giấy chứng nhận, thẻ an toàn
Nhóm nào cũng kết thúc bằng kiểm tra, sát hạch. Bên tổ chức có thể là tổ chức huấn luyện đủ điều kiện hoạt động, hoặc chính doanh nghiệp tự huấn luyện khi đáp ứng điều kiện mà nghị định đặt ra. Nói cách khác, doanh nghiệp được tự làm nhưng phải chứng minh được mình đủ điều kiện; nếu chưa, thuê bên ngoài là lựa chọn ít rủi ro hơn. Đạt yêu cầu thì người học nhận loại giấy tờ tương ứng với nhóm.[1]
- Nhóm 1 và nhóm 2: giấy chứng nhận huấn luyện, thời hạn 2 năm.
- Nhóm 3: thẻ an toàn, thời hạn 2 năm.
- Nhóm 4: kết quả được ghi vào sổ theo dõi của đơn vị.
- Nhóm 5 và nhóm 6: đối chiếu loại giấy tờ, cơ quan cấp trong nguyên văn nghị định.
Mẫu giấy, cách cấp đổi và tra cứu được nói kỹ trong bài về chứng chỉ của cùng cụm chủ đề. Phần này chỉ dừng ở mức phân biệt để bạn biết mỗi nhóm cần lưu loại giấy tờ nào.
Doanh nghiệp cần lưu những hồ sơ huấn luyện nào?
Khi có đoàn kiểm tra, câu hỏi thường không dừng ở “đã tổ chức học chưa”. Người ta hỏi ai đã học, học nội dung nào, vào lúc nào và kết quả ra sao. Bộ hồ sơ nên trả lời được cả bốn câu đó mà không phải đi lục từng phòng ban.
- Chương trình và tài liệu huấn luyện đã dùng, ghi rõ ngày áp dụng hoặc phiên bản.
- Danh sách người học theo nhóm và theo khóa, kèm điểm danh hoặc chữ ký.
- Đề kiểm tra, bài làm và kết quả sát hạch.
- Sổ theo dõi công tác huấn luyện, nhất là với nhóm 4.
- Bản sao giấy chứng nhận, thẻ an toàn đã cấp, kèm ngày hết hạn.
- Hợp đồng hoặc văn bản làm việc với đơn vị huấn luyện, nếu thuê ngoài.
- Thời gian lưu từng loại: đối chiếu với văn bản gốc, không suy ra từ thói quen lưu trữ chung.
Rủi ro hay gặp nhất là hồ sơ nằm rải rác: sổ điểm danh ở xưởng, danh sách ở phòng nhân sự, bản chụp giấy tờ trong hộp thư của bên huấn luyện. Đào tạo bắt buộc thường không khó ở việc mở một khóa học, mà ở việc xác định đúng đối tượng, đúng phiên bản nội dung, đúng kỳ hạn và giữ được hồ sơ khi cần kiểm tra. Nếu quy tắc nằm trong bảng tính rời rạc, doanh nghiệp dễ bỏ sót người học, nhắc muộn hoặc mất thời gian tái tạo bằng chứng. Khó nhất là chứng minh ai đã học phiên bản nào, khi nội dung đã được cập nhật sau một lần văn bản thay đổi.
Cách quản lý danh sách người học, kỳ hạn học lại và nhắc lịch
Các bước dưới đây đi theo cách chúng tôi làm khi cùng đơn vị dựng quy trình đào tạo bắt buộc: xây ma trận giữa nhóm nhân sự, chương trình, điều kiện áp dụng và thời hạn, rồi giao học, nhắc hạn và giữ bằng chứng ở cùng một nơi. Bạn có thể chạy thử trên bảng tính trước. Thứ tự các bước quan trọng hơn công cụ.
- Bước 1, lập ma trận: người phụ trách ATVSLĐ cùng bộ phận nhân sự ghép từng vị trí với nhóm, chương trình, điều kiện áp dụng và thời hạn; cập nhật mỗi khi có vị trí mới.
- Bước 2, giao học theo vai trò hoặc nhóm: khi hồ sơ có người mới hoặc người đổi vị trí, việc giao học chạy theo ma trận thay vì chờ ai đó nhớ ra.
- Bước 3, nhắc hạn và lập lịch học lại: đặt nhắc trước ngày hết hạn của từng loại giấy tờ, đủ sớm để kịp xếp lớp và kiểm tra.
- Bước 4, ghi kết quả cùng phiên bản tài liệu: mỗi kết quả gắn với bản chương trình đang dùng lúc người đó học.
- Bước 5, xử lý miễn trừ và ngoại lệ: ghi lý do, người duyệt và hạn học bù, ví dụ người đang nghỉ dài ngày đúng kỳ học.
- Bước 6, xuất hồ sơ đối chiếu theo kỳ: người phụ trách xem trạng thái từng kỳ, xuất danh sách, kết quả và phiên bản khi có yêu cầu.
Ba nhóm người hay bị sót nhất: người mới vào làm, kể cả người học nghề, tập nghề, thử việc mà nghị định xếp vào nhóm 4; người chuyển sang vị trí thuộc nhóm khác; lao động thời vụ hoặc cộng tác viên. Với trường hợp cuối, hãy kiểm tra phạm vi áp dụng của văn bản trước khi đưa vào danh sách. Khi đơn vị có nhiều phòng ban và nhiều ca, cách bền hơn là cấu hình phòng ban, vai trò, địa điểm và nhóm nhân sự một lần, rồi đặt quy tắc giao chương trình, lịch học, nhắc việc và chu kỳ học lại trên nền đó.[1]
Nếu bạn là đơn vị mở lớp cho nhiều doanh nghiệp khách hàng, phần nặng nhất nằm ở từng buổi: lập lịch, giữ phòng, gán giảng viên, điểm danh, ghi lý do vắng, đổi lịch và học bù. Mỗi thay đổi nên được gửi tới đúng nhóm và lưu cùng người thực hiện. Bảng điểm danh không chỉ phục vụ lớp học; đó cũng là một phần hồ sơ mà doanh nghiệp khách hàng sẽ cần khi đối chiếu.
Có cần thay phần mềm đang dùng để quản lý huấn luyện không?
Không nhất thiết. Bạn có thể bắt đầu với một nhóm đối tượng hoặc một kỳ huấn luyện có nhu cầu rõ, dùng dữ liệu nhân sự và học liệu đã có, rồi mới mở rộng. Với lớp học trực tiếp, có thể thử trên một nhóm lớp hoặc một chu kỳ mới. Việc kết nối với hệ thống nhân sự hay nền học tập đang dùng chỉ xác nhận sau khi kiểm tra hệ thống thực tế của đơn vị.
Bước tiếp theo cho doanh nghiệp và tổ chức huấn luyện
- Người phụ trách ATVSLĐ tra lại luật, nghị định hướng dẫn và văn bản sửa đổi trên hệ thống văn bản của Chính phủ trước kỳ lập kế hoạch.
- Nhân sự và quản lý bộ phận cùng lập ma trận vị trí, nhóm, chương trình, thời hạn; bắt đầu từ bộ phận có nhiều người thuộc nhóm 3 và nhóm 4.
- Lọc ra những người có giấy tờ hoặc kỳ học định kỳ sắp đến hạn và xếp lớp cho họ trước.
- Gom danh sách, kết quả, tài liệu và bản sao giấy tờ về một nơi, có ghi phiên bản.
Nếu việc huấn luyện an toàn lao động ở đơn vị bạn vẫn chạy bằng bảng tính và nhắc lịch thủ công, hãy đăng ký buổi khảo sát với Thisme. Chúng tôi cùng bạn xem lại danh sách nhóm đối tượng, kỳ hạn và hồ sơ đang có, rồi đề xuất làm thử một quy trình giao học, nhắc hạn và lưu hồ sơ theo những việc đã thống nhất. Phần thẩm định pháp lý và giấy chứng nhận chính thức vẫn do đơn vị có thẩm quyền đảm nhiệm.