Tin tức Thisme
Management trainee là gì? Cách doanh nghiệp xây dựng chương trình quản trị viên tập sự
Hỏi management trainee là gì, câu trả lời ngắn là: đây là chương trình doanh nghiệp tuyển hoặc chọn người có tiềm năng, cho họ luân chuyển qua nhiều bộ phận, làm dự án thật, có mentor kèm và được đào tạo kỹ năng quản lý trong một thời gian xác định. Mục tiêu là chuẩn bị nguồn quản lý kế cận. Với L&D, một chương trình MT tốt cần có mục tiêu gắn với vai trò đích, mốc đánh giá rõ, cách theo dõi tiến độ từng người và kế hoạch bố trí khi họ hoàn thành.[1][3]
Management trainee là gì?
Trong tiếng Việt, người tham gia thường được gọi là quản trị viên tập sự, còn cả lộ trình hay được viết tắt là chương trình MT. Hai cách gọi chỉ cùng một thứ: một lộ trình phát triển có chủ đích, không phải một khóa học đơn lẻ. Từ góc lãnh đạo, đây là một phần của kế hoạch kế nhiệm. Tổ chức chủ động xác định và phát triển người có thể đảm nhận vị trí quản lý khi cần, thay vì chờ đến lúc thiếu người mới đi tìm.[3]
Trong mảng đào tạo và phát triển nhân sự, chương trình MT nằm ở phía phát triển: chuẩn bị người cho vai trò tương lai, không chỉ cho công việc hiện tại. Vì vậy câu hỏi đầu tiên nên là cần ai, cho vai trò nào, vào lúc nào, chứ không phải mở thêm khóa học gì. Bài này viết từ góc vận hành của doanh nghiệp và bộ phận L&D. Chúng tôi không bàn chuyện tuyển dụng, lương hay bí quyết ứng tuyển.[6]
Quản trị viên tập sự khác thực tập sinh và nhân viên mới thế nào?
Cả ba nhóm đều mới với tổ chức. Khác nhau nằm ở mục tiêu, và từ mục tiêu kéo theo phạm vi trách nhiệm, cách đánh giá lẫn kỳ vọng khi kết thúc.
- Thực tập sinh: thường học việc ngắn hạn trong một bộ phận, trách nhiệm giới hạn, được nhận xét theo nhiệm vụ được giao; hết kỳ thực tập chưa chắc có vị trí.
- Nhân viên mới: hội nhập vào một vị trí cụ thể, được đánh giá theo yêu cầu của chính vị trí đó; kỳ vọng là sớm làm chủ công việc.
- MT: đi theo lộ trình qua nhiều bộ phận để hướng tới một vai trò quản lý, được đánh giá theo năng lực của vai trò đích; kỳ vọng là được bố trí vào vị trí đã bàn từ trước.
Hội nhập (onboarding) chỉ là chặng mở đầu của một chương trình MT. Phần hội nhập đã có bài riêng trong mục tin tức của Thisme, bạn có thể tìm ở khối Bài liên quan cuối bài.
Một chương trình MT gồm những phần nào?
Chương trình MT thường dựng trên bốn trụ cột: luân chuyển bộ phận, dự án thật, mentor và đào tạo kỹ năng quản lý. Chất lượng không nằm ở từng trụ cột riêng lẻ mà ở chỗ cả bốn cùng quy về một vai trò đích và một bản đồ kỹ năng dùng chung. Nếu phòng kinh doanh gọi là “đàm phán”, phòng vận hành gọi là “làm việc với đối tác”, L&D sẽ không so được tiến độ giữa các MT.
Luân chuyển bộ phận có mục tiêu
Luân chuyển công việc là cách cho nhân sự lần lượt đảm nhận nhiều vị trí hoặc nhiệm vụ khác nhau để mở rộng hiểu biết và kỹ năng. Trong chương trình MT, mỗi đợt cần một đầu ra viết ra được: hiểu quy trình nào của bộ phận, tự làm được việc gì, ai xác nhận. “Đi qua phòng tài chính” chưa phải đầu ra. “Tự lập được báo cáo chi phí tháng cho một nhóm sản phẩm, có trưởng phòng rà soát” mới là đầu ra.[1]
Bộ phận tiếp nhận cần biết trước ba điều: MT đến để làm gì, ai phụ trách họ, và mốc kết thúc được xác nhận thế nào. Thiếu những điều này, người tập sự dễ bị giao việc vặt cho có.
Dự án thật thay cho bài tập giả định
Học qua hành động (action learning) là cách để người học giải quyết vấn đề thật, thường theo nhóm, rồi dừng lại phản tư về những gì đã làm. Áp vào chương trình MT, mỗi dự án nên có phạm vi rõ, người duyệt cụ thể và một buổi nhìn lại sau khi kết thúc: điều gì chạy được, điều gì phải làm khác.[4]
Kết quả dự án là một nguồn bằng chứng về kỹ năng, không phải căn cứ duy nhất. Một dự án không đạt vì thị trường đổi hướng vẫn có thể cho thấy MT biết phân tích và ra quyết định. Ngược lại, một dự án đẹp có khi phần lớn là công của cả đội.
Mentor và người quản lý trực tiếp
Mentor là người có kinh nghiệm hơn, hướng dẫn và hỗ trợ người ít kinh nghiệm phát triển nghề nghiệp. Trong chương trình MT nên tách rõ ba vai:[2]
- Mentor: đồng hành suốt chương trình, giúp MT nhìn lại lựa chọn và mục tiêu nghề nghiệp; được giao rõ phạm vi và quỹ thời gian dành cho việc kèm.
- Quản lý bộ phận tiếp nhận: giao việc, theo sát trong đợt luân chuyển và xác nhận đầu ra của đợt đó.
- L&D: giữ lộ trình, lịch mốc, hồ sơ bằng chứng và điều phối khi có trường hợp chậm.
Kỹ thuật kèm cặp và coaching đã có bài riêng trong mục tin tức. Ở đây chỉ cần chốt ai làm gì, để việc kèm không thành gánh nặng không có ranh giới.
Đào tạo quản lý theo khoảng trống năng lực
Giao cho MT cả thư viện khóa học quản lý là cách nhanh nhất để họ học dàn trải. Thay vào đó, so mức hiện tại của từng người với mức kỳ vọng của vai trò đích, rồi chọn học phần đúng vào phần còn thiếu. Ở sản phẩm Phát triển năng lực của Thisme, mỗi vai trò được ánh xạ với kỹ năng và mức kỳ vọng; học liệu, đánh giá và mục tiêu được nối vào cùng một khung, nên L&D biết một học phần đang phục vụ năng lực nào.
Lộ trình không đóng băng. Khi có bằng chứng mới, chẳng hạn nhận xét của trưởng bộ phận sau một đợt luân chuyển, khoảng trống được tính lại. Người quản trị có thể ghim, loại bỏ hoặc thay học phần để lộ trình khớp với chiến lược và nguồn lực thật.
Thời lượng và các mốc đánh giá nên đặt thế nào?
Không có thời lượng chuẩn cho mọi doanh nghiệp. Độ dài phụ thuộc vào vai trò đích, số bộ phận cần đi qua và lượng việc thật mà mỗi nơi có thể giao. Chúng tôi không đưa ra con số chung vì không có căn cứ phù hợp cho mọi tổ chức. Cách hợp lý hơn là tính ngược từ thời điểm cần người cho vị trí quản lý.
Mốc nên đặt theo giai đoạn: sau mỗi đợt luân chuyển, ở giữa chương trình và khi kết thúc. Tại mỗi mốc, ghi rõ bằng chứng nào được xem, ai đánh giá, theo tiêu chí nào. Phản hồi đa chiều (360 độ), tức thu nhận xét từ quản lý, đồng nghiệp và những người làm việc cùng, là một nguồn hữu ích. Chính phương pháp này cũng có giới hạn khi bị dùng thẳng cho quyết định nhân sự.[5]
Theo dõi tiến độ từng người tập sự ra sao?
Khi MT đi qua nhiều phòng ban, dữ liệu cũng rải theo: nhận xét nằm trong email của trưởng phòng, kết quả học nằm ở nền tảng học tập, kế hoạch nằm trong bảng tính của L&D. Lúc đó rất khó trả lời những câu đơn giản: ai đang ở bộ phận nào, ai trễ mốc, ai cần giúp.
Cách làm gọn hơn là một hồ sơ chung cho từng người, gồm đợt luân chuyển hiện tại, các mốc đã xác nhận, khoảng trống còn mở và kế hoạch học tiếp. Ở sản phẩm Đào tạo nội bộ, Thisme cấu hình phòng ban, vai trò và nhóm nhân sự, rồi đặt quy tắc giao chương trình, lịch học, nhắc việc và học lại. HR, L&D và quản lý trực tiếp xem bảng theo dõi theo quyền của mình để xác nhận mốc và nhận diện trường hợp cần hỗ trợ.
Tỷ lệ hoàn thành khóa học nói rất ít về một MT. Nên theo dõi thêm:
- Khoảng thiếu đã được quản lý hoặc chuyên gia xác nhận, không chỉ khoảng thiếu do hệ thống ước lượng.
- Bằng chứng mới sau mỗi dự án hay mỗi chặng ở phòng ban.
- Tiến bộ qua các lần trao đổi định kỳ với mentor và quản lý.
- Thời gian đạt mốc công việc và lượt học lại.
- Nhóm đang chậm, để L&D can thiệp trước khi MT trễ cả chặng.
Tiêu chí hoàn thành và bố trí sau chương trình
Học xong các khóa chưa có nghĩa là sẵn sàng quản lý. Tiêu chí hoàn thành nên dựa trên năng lực theo vai trò đích, mỗi năng lực có bằng chứng và người duyệt. Ví dụ, với vai trò trưởng nhóm vận hành, bằng chứng có thể là một quy trình MT đã cải tiến và được trưởng bộ phận xác nhận, cùng nhận xét từ những người làm việc cùng.
Phương án bố trí cần bàn trước khi chương trình kết thúc, tốt nhất là ngay từ đầu: vị trí đích, thời điểm nhận việc, người tiếp nhận và kế hoạch phát triển tiếp theo. Một MT hoàn thành mà không có chỗ đứng rõ ràng là khoản đầu tư dễ mất nhất, vì họ có thể tự tìm cơ hội ở nơi khác.
Những sai lầm thường gặp khi xây chương trình MT
- Luân chuyển cho có: MT đi qua từng phòng nhưng không phòng nào có đầu ra cần xác nhận.
- Mỗi phòng ban gọi tên kỹ năng một kiểu, nên không so được tiến độ giữa các MT.
- Mentor nhận thêm việc kèm mà không được giao phạm vi và quỹ thời gian.
- Chỉ đo tỷ lệ hoàn thành, thiếu bằng chứng năng lực.
- Không bàn trước vị trí sẽ bố trí sau chương trình.
- Mở cho nhiều vai trò cùng lúc khi quy trình chưa được làm thử.
Bắt đầu từ đâu nếu doanh nghiệp chưa có từ điển kỹ năng?
Chưa có từ điển kỹ năng hoàn chỉnh vẫn bắt đầu được. Điểm xuất phát là một nhóm vai trò quan trọng, yêu cầu công việc và bằng chứng sẵn có; các mức kỹ năng được quản lý và chuyên gia rà soát trước khi đưa vào kế hoạch phát triển.
- Chọn một nhóm vai trò đích, ví dụ trưởng ca hay trưởng nhóm kinh doanh; ban lãnh đạo và HR chốt trước khi chọn người.
- Liệt kê yêu cầu công việc và kỹ năng kỳ vọng ở từng mức; quản lý của vai trò đó viết nháp, L&D chuẩn hóa cách gọi.
- Gom bằng chứng đang có như kết quả đánh giá, sản phẩm công việc, nhận xét định kỳ; L&D làm trong lúc thiết kế lộ trình.
- Chỉ định người rà soát cho từng mức kỹ năng và từng mốc, xong trước chặng luân chuyển đầu tiên.
- Chạy thử với một khóa MT, giữ cách theo dõi đơn giản để thấy chỗ vướng.
- Cùng các bộ phận xem lại sau khóa đầu, sửa khung rồi mới mở sang vai trò khác.
Thisme hỗ trợ hai phần trong quy trình này. Sản phẩm Phát triển năng lực nối vai trò với bản đồ kỹ năng, khoảng trống và lộ trình, quản lý khung theo phiên bản và có luồng chuyên gia rà soát. Sản phẩm Đào tạo nội bộ vận hành việc giao chương trình theo vai trò, nhắc việc và bảng theo dõi. Bạn không bắt buộc thay hệ thống nhân sự hay nền tảng học tập đang dùng; kết nối sâu với hệ thống nhân sự đặc thù được thống nhất riêng. Phần nền người dùng, phân quyền và báo cáo chung chỉ tính một lần, còn phần thiết kế riêng cho chương trình MT được báo giá sau khảo sát.
Bước tiếp theo cho đơn vị của bạn
Hiểu management trainee là gì mới là phần dễ; phần khó là giữ lộ trình, mốc và bằng chứng của từng người khớp nhau qua nhiều phòng ban. Nếu đơn vị bạn đang chuẩn bị hoặc muốn làm lại chương trình quản trị viên tập sự, hãy đăng ký buổi khảo sát với Thisme. Chúng ta sẽ cùng xem các bước đang làm, chọn một nhóm vai trò đích để làm thử việc nối vai trò với bản đồ kỹ năng, khoảng trống và lộ trình, rồi thống nhất cách kiểm tra kết quả trước khi mở rộng.