Mô tả công việc giáo viên: cấu trúc JD, mẫu theo vị trí và cách dùng ở trung tâm

Mô tả công việc giáo viên (job description, thường gọi tắt là JD) là văn bản nói rõ một vị trí đứng lớp tồn tại để làm gì, người giữ vị trí phải làm những việc nào trong và ngoài giờ lên lớp, báo cáo cho ai, cần năng lực gì và được nhìn nhận là làm tốt dựa trên dấu hiệu nào. Theo Wikipedia, một JD là bản tường thuật bằng văn bản về nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí; nó có thể ghi người mà vị trí báo cáo, trình độ hay kỹ năng cần có, công cụ được dùng, điều kiện làm việc và khoảng lương.^[1]

Bài này dành cho quản lý trung tâm, trưởng bộ môn, HR và L&D ở trung tâm ngoại ngữ, trường kỹ năng hay phòng đào tạo doanh nghiệp đang cần một bộ JD dùng được: gồm những phần nào, viết nhiệm vụ sao cho kiểm tra được, khác nhau thế nào giữa giáo viên toàn thời gian, bán thời gian và trợ giảng, rồi dùng nó khi tuyển, hội nhập, phân công, đánh giá và cập nhật. Điều khoản hợp đồng, tiêu chuẩn nghề nghiệp và bộ câu hỏi phỏng vấn là những chủ đề riêng, ở đây chỉ nhắc khi chúng chạm vào JD.

JD giáo viên khác hợp đồng và tiêu chuẩn giảng viên ở đâu?

Ba tài liệu này hay bị trộn vào nhau. JD trả lời câu hỏi “vị trí này làm gì, chịu trách nhiệm về kết quả nào”. Wikipedia mô tả JD nêu các kết quả mà người giữ vị trí phải chịu trách nhiệm và quan hệ báo cáo với cấp trên, đồng nghiệp; phần yêu cầu đối với người làm (person specification) có thể tách riêng nhưng trên thực tế thường nằm luôn trong JD. Tiêu chuẩn giảng viên thì mô tả năng lực chung của nghề, dùng cho nhiều vị trí. Hợp đồng là thỏa thuận ràng buộc giữa hai bên, và JD chỉ là một trong các căn cứ để soạn phần công việc của nó.^[1]

Ở Việt Nam, Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm và điều kiện làm việc, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, an toàn vệ sinh lao động, tiền lương và hình thức trả lương; người lao động cũng phải cung cấp trung thực thông tin về trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề và tình trạng sức khỏe. Một JD rõ ràng là cách gọn để chuẩn bị phần “công việc” và “điều kiện làm việc” trước buổi trao đổi với ứng viên. Đây là phần tổng quan, không phải tư vấn pháp lý; nội dung hợp đồng và chế độ cụ thể nên được người am hiểu pháp luật lao động rà soát.^[7]

Vì sao trung tâm cần JD cho từng vị trí đứng lớp?

Wikipedia liệt kê nhiều việc một JD làm được: cho người lao động biết kỳ vọng với vai trò, cho ứng viên đủ chi tiết để tự đánh giá mình có phù hợp không, giúp soạn câu hỏi phỏng vấn, đặt mục tiêu khi người mới vào làm, hỗ trợ đánh giá kết quả công việc và lập kế hoạch đào tạo, phát triển. Với một trung tâm, điều đó chuyển thành những tình huống rất quen: tin tuyển dụng viết chung chung nên nhận nhiều hồ sơ lệch; giáo viên mới không biết nhận xét học viên là việc của mình hay của tư vấn viên; hai cơ sở cùng chức danh nhưng giao việc khác nhau; cuối kỳ đánh giá thì không ai nhớ đã thống nhất điều gì.^[1]

JD cũng có giới hạn. Cùng trang Wikipedia lưu ý JD có thể quá cứng nhắc ở tổ chức thay đổi nhanh, và nội dung công việc đổi khác sẽ khiến JD lỗi thời. Trang về onboarding còn nói rõ hơn: JD thường khác với những việc cụ thể hằng ngày, nên người quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc giải thích chính xác điều họ mong đợi ở người mới. Vì vậy JD tốt không cố liệt kê mọi việc; nó nêu đúng nhóm trách nhiệm chính và chỉ ra ai sẽ giải thích phần còn lại.^[1][6]

Một bản mô tả công việc giáo viên gồm những phần nào?

Wikipedia mô tả một JD thường có phần nhận diện, phần tóm tắt chung, các chức năng và nhiệm vụ thiết yếu, yêu cầu đối với người làm, cùng phần lưu ý và phê duyệt. Áp vào vị trí đứng lớp, có thể dựng khung chín phần dưới đây; mỗi phần nên ngắn, viết bằng động từ, và người đọc lần đầu vẫn hiểu.^[1]

• Thông tin nhận diện: chức danh, bộ môn hoặc chương trình, cơ sở, hình thức (toàn thời gian, bán thời gian, thỉnh giảng), người quản lý trực tiếp.
• Mục đích vị trí: một hai câu nói vị trí tồn tại để học viên đạt được điều gì, chẳng hạn “đưa lớp giao tiếp trình độ sơ cấp đạt mục tiêu đầu ra của khóa”.
• Quan hệ công việc: báo cáo cho ai, phối hợp với trợ giảng, giáo vụ, tư vấn viên ra sao.
• Nhiệm vụ giảng dạy: soạn bài, dạy, kiểm tra, chấm và phản hồi.
• Nhiệm vụ ngoài lớp: nhận xét, liên lạc phụ huynh hoặc quản lý của học viên, họp chuyên môn, hồ sơ lớp.
• Phạm vi quyết định: việc gì giáo viên tự quyết (đổi hoạt động trong buổi), việc gì phải xin duyệt (đổi lịch, đổi giáo trình).
• Yêu cầu năng lực: bắt buộc và ưu tiên, tách riêng.
• Dấu hiệu làm tốt: vài chỉ số gắn trực tiếp với nhiệm vụ ở trên.
• Điều kiện làm việc và phiên bản: ca dạy, địa điểm hoặc dạy trực tuyến, người duyệt, ngày hiệu lực.

Viết nhiệm vụ giảng dạy sao cho làm được và kiểm tra được

Câu “giảng dạy theo chương trình của trung tâm” hay xuất hiện trong JD nhưng chưa nói giáo viên cần làm những việc gì. Danh mục nhiệm vụ của O*NET (cơ sở dữ liệu nghề nghiệp của Bộ Lao động Mỹ) cho nhóm giáo viên dạy kỹ năng, khá gần với giáo viên trung tâm, cho thấy cách viết cụ thể hơn: hướng dẫn học viên theo cá nhân và theo nhóm bằng nhiều phương pháp như giảng, thảo luận, làm mẫu; điều chỉnh phương pháp và học liệu theo nhu cầu khác nhau của học viên; đặt mục tiêu rõ cho từng bài, từng dự án và nói mục tiêu đó với học viên; soạn mục tiêu, đề cương và giáo án; ra và tổ chức bài kiểm tra viết, nói, thực hành rồi cho điểm theo kết quả; giữ hồ sơ học viên chính xác, đầy đủ theo quy định.^[3]

Với lớp người lớn và lớp tiếng Anh, Cục Thống kê Lao động Mỹ (BLS) mô tả giáo viên điều chỉnh phương pháp theo điểm mạnh, điểm yếu của học viên và theo dõi tiến bộ của họ; trình độ học viên được đánh giá trước khi vào chương trình, việc này có thể do giáo viên hoặc một nhân sự khác làm; giáo viên phải đánh giá chính thức định kỳ để xem học viên có đủ sức lên cấp lớp tiếp theo không. Chi tiết “có thể do người khác làm” chính là chỗ JD của trung tâm cần chốt: kiểm tra đầu vào thuộc về giáo viên, giáo vụ hay bộ phận tư vấn?^[5]

Một cách kiểm tra nhanh: mỗi nhiệm vụ nên trả lời được ba câu “làm gì, cho ai hay cho lớp nào, xong thì để lại dấu vết gì”. Ví dụ dưới đây là cách viết lại vài câu mơ hồ thường gặp.

• “Giảng dạy theo chương trình” thành “dạy các buổi được phân công theo giáo án đã duyệt; ghi nội dung đã dạy và điều chỉnh vào sổ đầu bài sau mỗi buổi”.
• “Quan tâm học viên” thành “theo dõi học viên vắng hoặc tụt lại, báo giáo vụ và đề xuất cách hỗ trợ trước buổi học kế tiếp”.
• “Kiểm tra đánh giá” thành “ra đề, chấm và trả kết quả bài kiểm tra giữa khóa, cuối khóa theo đáp án và thang điểm chung của bộ môn”.
• “Soạn bài đầy đủ” thành “chuẩn bị giáo án và học liệu trước buổi dạy, dùng mẫu giáo án của bộ môn”.

Nhiệm vụ ngoài lớp: phần JD hay bỏ sót

Những việc ngoài giờ đứng lớp cũng cần được ghi rõ để giáo viên và quản lý thống nhất phạm vi trách nhiệm. Danh mục O*NET nêu rõ các việc như gặp phụ huynh hoặc người giám hộ để trao đổi về tiến bộ của con em và ưu tiên của họ; trao đổi với giáo viên khác về từng học viên và tiến bộ của học viên; dự họp chuyên môn, hội thảo để duy trì và nâng cao năng lực; dự họp nội bộ và tham gia các nhóm công tác khi được yêu cầu; rà soát nội dung, phương pháp và kết quả đánh giá học viên để đề xuất sửa khóa học; soạn và thực hiện chương trình phụ đạo cho học viên cần hỗ trợ thêm.^[3]

JD của trung tâm nên ghi các việc này thành nhiệm vụ có nhịp và có người nhận, thay vì để ngầm hiểu. Nếu chưa có số liệu riêng, hãy để quản lý và giáo viên thống nhất nhịp ngay khi viết, rồi điều chỉnh sau một khóa.

• Nhận xét học viên: gửi theo mẫu của trung tâm, theo nhịp đã thống nhất (cuối buổi, cuối tuần hay cuối tháng), nói rõ điểm cần cải thiện.
• Liên lạc phụ huynh hoặc quản lý của học viên doanh nghiệp: ai chủ động liên hệ, qua kênh nào, việc gì phải báo giáo vụ trước.
• Họp chuyên môn và dự giờ: tham dự lịch họp của bộ môn, nhận dự giờ và góp ý theo phiếu chung.
• Hồ sơ lớp: điểm danh, sổ đầu bài, điểm số cập nhật trên hệ thống trong thời hạn quy định.
• Học bù, dạy thay và phụ đạo: điều kiện nào thì giáo viên nhận, ai duyệt.
• Đóng góp học liệu: góp ý giáo trình, chia sẻ tài liệu tốt vào kho chung của bộ môn.

Yêu cầu năng lực và dấu hiệu làm tốt

Phần yêu cầu nên chia hai cột: bắt buộc (không có thì không thể làm vị trí) và ưu tiên (có thì tốt hơn). Wikipedia cảnh báo hiện tượng sửa JD một cách thiếu thiện chí để ưu ái hoặc loại trừ một nhóm ứng viên, và nhắc rằng yêu cầu nghề nghiệp chính đáng phải cụ thể, rõ ràng và chứng minh được là cần cho công việc đó, không hơn. Với giáo viên, điều này nghĩa là mỗi yêu cầu nên truy được về một nhiệm vụ: đòi chứng chỉ ngoại ngữ vì vị trí dạy lớp luyện thi, đòi kinh nghiệm dạy trẻ vì lớp có học viên nhỏ tuổi, chứ không thêm điều kiện chỉ vì “nghe chuyên nghiệp”.^[1]

Dấu hiệu làm tốt trong JD không thay cho quy trình đánh giá nhân sự; nó chỉ nói trước những gì sẽ được nhìn vào. Hãy chọn ít chỉ số, gắn với nhiệm vụ đã viết và lấy được từ dữ liệu sẵn có:

• Nhận xét và điểm số được cập nhật đúng hạn.
• Hồ sơ lớp đầy đủ khi giáo vụ kiểm tra.
• Học viên vắng hoặc tụt lại được báo và có phương án hỗ trợ.
• Kết quả bài kiểm tra theo mục tiêu khóa, đọc cùng trình độ đầu vào của lớp.
• Góp ý từ dự giờ và phản hồi của học viên được xem cùng nhau, không dùng riêng lẻ.

Ba mẫu JD: giáo viên toàn thời gian, bán thời gian và trợ giảng

Cùng là đứng lớp nhưng ba vị trí này khác nhau ở phạm vi trách nhiệm. Với trợ giảng, danh mục O*NET cho trợ giảng ở trường phổ thông cho thấy vai trò chủ yếu là hỗ trợ: kèm học viên theo cá nhân hoặc nhóm nhỏ để củng cố kiến thức giáo viên đã dạy; trao đổi với giáo viên về nhiệm vụ được giao để phối hợp; trình bày nội dung dưới sự chỉ đạo của giáo viên; quan sát và ghi lại kết quả học viên; điểm danh và giữ hồ sơ điểm danh; chấm bài tập, bài kiểm tra và ghi kết quả; chuẩn bị học liệu; tham gia buổi trao đổi giữa giáo viên và phụ huynh.^[4]

Từ bảng trên, có thể dựng ba mẫu ngắn dưới đây rồi thay chi tiết theo chương trình của mình. Đây là khung tham khảo, không phải văn bản chuẩn.

• Giáo viên toàn thời gian. Mục đích: chịu trách nhiệm kết quả học tập của các lớp được giao từ khai giảng đến bế giảng. Nhiệm vụ chính: soạn giáo án theo đề cương, dạy, kiểm tra và chấm; nhận xét định kỳ; trao đổi với phụ huynh hoặc quản lý của học viên; họp chuyên môn, dự giờ chéo; kèm trợ giảng và giáo viên mới; góp ý sửa khóa học. Phạm vi quyết định: tự điều chỉnh hoạt động trong buổi; đổi lịch hay giáo trình phải xin duyệt. Bắt buộc: chuyên môn đúng môn dạy và kinh nghiệm đứng lớp theo yêu cầu của chương trình; ưu tiên: kinh nghiệm kèm người mới. Chỉ số theo dõi: kết quả lớp theo mục tiêu khóa, nhận xét đúng hạn. Điều kiện: ca dạy và cơ sở theo lịch phân công. Báo cáo cho: trưởng bộ môn.
• Giáo viên bán thời gian. Mục đích: dạy tốt các buổi được phân công theo giáo án và học liệu chung. Nhiệm vụ chính: chuẩn bị bài trước buổi, dạy, cập nhật điểm danh, sổ đầu bài và nhận xét đúng hạn; báo giáo vụ khi có vấn đề của học viên; tham dự các buổi họp bộ môn đã ghi trong thỏa thuận. Phạm vi quyết định: điều chỉnh hoạt động trong buổi, không tự đổi lịch. Bắt buộc: chuyên môn đúng môn dạy; ưu tiên: từng dạy đúng đối tượng học viên. Chỉ số theo dõi: hồ sơ lớp đầy đủ, đúng hạn. Điều kiện: các ca đã thống nhất, dạy tại cơ sở hoặc trực tuyến. Báo cáo cho: điều phối lớp hoặc trưởng bộ môn.
• Trợ giảng. Mục đích: giúp giáo viên giữ nhịp lớp và hỗ trợ học viên cần thêm thời gian. Nhiệm vụ chính: chuẩn bị học liệu, điểm danh, kèm nhóm nhỏ theo hướng dẫn của giáo viên, chấm bài tập theo đáp án, ghi lại quan sát và chuyển cho giáo viên. Phạm vi quyết định: không tự đổi nội dung bài hay tự trả lời phụ huynh về kết quả học tập khi chưa thống nhất với giáo viên. Bắt buộc: nắm vững nội dung cấp lớp hỗ trợ; ưu tiên: kinh nghiệm làm việc với nhóm tuổi của lớp. Chỉ số theo dõi: quan sát được ghi và chuyển kịp thời. Điều kiện: theo ca của lớp phụ trách. Báo cáo cho: giáo viên phụ trách lớp.

Ở cuối mỗi mẫu, thêm dòng người duyệt và ngày hiệu lực như khung chín phần ở trên.

Viết JD từ công việc thật, không từ trí nhớ

Theo Wikipedia, JD thường được xây dựng từ phân tích công việc, gồm các bước: thu thập và ghi lại thông tin về công việc; kiểm tra độ chính xác; viết JD dựa trên thông tin đó; xác định kỹ năng, năng lực và kiến thức cần có; và cập nhật thông tin theo thời gian. Trang về phân tích công việc nêu các cách làm phổ biến như quan sát người đang làm và ghi chép, phỏng vấn họ để bổ sung cho quan sát, và dùng bảng hỏi để những người làm lâu năm hoặc người quản lý đánh giá từng nhiệm vụ; thước đo của một phân tích tốt là một danh sách nhiệm vụ hợp lệ.^[1][2]

• Dự giờ vài buổi của giáo viên đang làm tốt và ghi lại những việc họ làm trước, trong và sau buổi.
• Phỏng vấn giáo viên, trợ giảng và giáo vụ: việc gì tốn thời gian nhất, việc gì hay bị đùn đẩy.
• Nhờ giáo viên ghi nhật ký công việc trong một tuần điển hình, kể cả tin nhắn với phụ huynh và việc chấm bài.
• Gom thành danh sách nhiệm vụ, nhờ chính những người đó chấm mức quan trọng và tần suất.
• Viết bản nháp, đọc lại cùng một giáo viên cũ và một người mới, sửa chỗ hiểu khác nhau, rồi trình duyệt.

^[2]

Dùng JD khi tuyển, hội nhập, phân công và đánh giá

Một JD chỉ có giá trị khi nó đi theo người làm qua cả vòng đời công việc. Khi tuyển, phần mục đích và nhiệm vụ chính thành nội dung tin tuyển dụng; mỗi nhiệm vụ quan trọng gợi ra một câu hỏi phỏng vấn hoặc một yêu cầu trong buổi dạy thử. Khi hội nhập, JD là tài liệu để quản lý trực tiếp ngồi cùng người mới, đi qua từng nhiệm vụ và nói rõ phần nào JD chưa ghi; mục tiêu của bước này, như trang onboarding viết, là giảm sự không chắc chắn để người mới làm đúng và hiệu quả.^[6]

Khi phân công lớp, phần yêu cầu năng lực của JD trở thành tiêu chí ghép người với lớp. Khi đánh giá và lập kế hoạch bồi dưỡng, phần chỉ số cho biết cần nhìn vào đâu và kỹ năng nào cần học thêm; đó cũng là hai công dụng Wikipedia nêu cho JD. Cuối cùng, mỗi vòng như vậy để lại thông tin để sửa JD.^[1]

Với Quản lý giảng viên của Thisme, mỗi giảng viên cơ hữu, thỉnh giảng hay cộng tác viên có hồ sơ ghi lĩnh vực chuyên môn, kinh nghiệm, chứng nhận, ngôn ngữ, địa điểm, hình thức dạy và lịch khả dụng; mỗi lớp hoặc học phần đưa ra yêu cầu về chuyên môn, thời gian, địa điểm và nhiệm vụ đi kèm, và hệ thống hỗ trợ lọc người phù hợp, phát hiện xung đột, lưu quyết định phân công. Giờ dạy, thời gian chuẩn bị, chấm bài hoặc hoạt động liên quan được tập hợp để giảng viên và đơn vị xác nhận. Phạm vi của sản phẩm dừng ở nguồn lực giảng dạy: tuyển dụng, hợp đồng lao động, tính lương và đánh giá hiệu suất toàn diện vẫn thuộc hệ thống nhân sự hoặc quy trình chuyên trách.

Ở khâu hội nhập, Đào tạo nội bộ của Thisme cho phép chia hành trình theo vai trò và các mốc ngày đầu, tuần đầu hoặc giai đoạn thử việc, kèm tài liệu, nhiệm vụ, buổi gặp và người phụ trách. Đặt JD vào mốc đầu tiên của hành trình giúp người mới đọc nó cùng người quản lý thay vì nhận một tệp đính kèm rồi quên.

Cập nhật JD định kỳ và lỗi hay gặp

Ngoài một nhịp rà soát cố định do đơn vị chọn (chẳng hạn cuối mỗi học kỳ hoặc mỗi năm học, do trưởng bộ môn chủ trì và ghi ngày rà soát tiếp theo ngay trên bản JD), nên rà thêm khi có một trong các thay đổi sau: mở chương trình hoặc hình thức dạy mới (chẳng hạn thêm lớp trực tuyến), đổi giáo trình, tách hoặc gộp việc giữa giáo viên và giáo vụ, hay khi phản hồi sau hội nhập cho thấy người mới hiểu sai một nhiệm vụ. Mỗi bản ghi ngày hiệu lực, người duyệt và một dòng “điều gì đã thay đổi”; chỉ một bản được dùng, và giáo viên được báo khi JD của mình đổi.

• Chép JD mẫu trên mạng nên không khớp cách trung tâm vận hành.
• Dùng một JD cho cả giáo viên toàn thời gian, bán thời gian và trợ giảng.
• Thiếu nhiệm vụ ngoài lớp, rồi tranh cãi khi giao nhận xét hay họp phụ huynh.
• Yêu cầu năng lực dài và không truy được về nhiệm vụ nào.
• Câu “và các công việc khác theo phân công” chiếm chỗ của những việc lẽ ra phải ghi rõ.
• Viết xong cất đi, chỉ mở lại khi có tranh chấp.

Bước tiếp theo

Tóm lại, một bản mô tả công việc giáo viên dùng được bắt đầu từ mục đích vị trí, viết nhiệm vụ trong và ngoài lớp bằng động từ kiểm tra được, tách yêu cầu bắt buộc và ưu tiên, nêu ít dấu hiệu làm tốt, có mẫu riêng cho từng loại vị trí và được cập nhật theo phiên bản. Hãy bắt đầu với vị trí có nhiều người nhất, dự giờ và phỏng vấn vài người đang làm, viết bản nháp, rồi thử nó với đợt giáo viên mới kế tiếp.

Nếu bạn muốn xem cách đưa JD vào hồ sơ giảng viên, phân công lớp và hành trình hội nhập đang có, hãy đăng ký buổi khảo sát để chúng ta cùng xem một nhóm vị trí cụ thể.

Nguồn tham khảo

1. Job description – Wikipedia
2. Job analysis – Wikipedia
3. Self-Enrichment Teachers (25-3021.00) – O*NET OnLine
4. Teaching Assistants, Preschool, Elementary, Middle, and Secondary School (25-9042.00) – O*NET OnLine
5. Adult Basic and Secondary Education and ESL Teachers – U.S. Bureau of Labor Statistics
6. Onboarding – Wikipedia
7. Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 – Hệ thống pháp luật