Tin tức Thisme
Phần mềm thu học phí cho trung tâm đào tạo: khi nào Excel còn đủ, cần kiểm tra gì trước khi chọn
Phần mềm thu học phí giúp đơn vị đào tạo gom vào một nơi các khoản phải thu theo khóa, theo gói, theo số buổi hoặc chia nhiều đợt. Nó nhắc phí khi đến hạn, xuất biên lai và đối soát với tiền thực nhận trong tài khoản. Nếu số khóa, đợt đóng và ngoại lệ còn ít, một file Excel được quản lý chặt vẫn đủ dùng. Khi bắt đầu nhắc sót, công nợ lệch với sao kê ngân hàng hoặc quyền học không khớp với việc học viên đã đóng hay chưa, đó là lúc nên cân nhắc một công cụ chuyên dụng và chốt trước quy tắc thanh toán, hoàn tiền, gia hạn.[1][2]
Công cụ thu học phí làm được gì cho đơn vị đào tạo?
Bài này dành cho trung tâm, công ty đào tạo và bộ phận đào tạo trong doanh nghiệp đang thu tiền theo khóa, gói buổi hoặc chu kỳ. Chúng tôi không bàn học phí trường phổ thông, cũng không bàn quản lý lớp hay vận hành trung tâm nói chung. Gọn lại, phần việc thu tiền gồm bốn việc:
- Ghi khoản phải thu: mỗi học viên cần đóng bao nhiêu, cho khóa hay gói nào, hạn khi nào.
- Nhắc phí trước và sau hạn, chỉ gửi cho người chưa đóng.
- Ghi nhận khoản đã nhận và gửi xác nhận hoặc biên lai cho người đóng.
- Đối soát danh sách đã thu với tiền thực sự vào tài khoản hoặc báo cáo của bên xử lý thanh toán.
Cần tách hai khái niệm. Thu học phí là chuyện khoản tiền và trạng thái của nó: phải thu, đã thu, còn thiếu, đã hoàn. Quyền học là chuyện ai được vào lớp, vào khóa trực tuyến, xem tài liệu. Hai phần này thường nằm ở hai nơi khác nhau nhưng phải khớp nhau. Nếu không đồng bộ, người đã thanh toán có thể mất quyền, còn người đã hủy vẫn tiếp tục sử dụng; đó là kiểu lỗi khiến học viên khó chịu nhất và giáo vụ tốn công giải thích nhất.
Những khoản nào cần theo dõi khi thu học phí?
Dù bán theo hình thức nào, mỗi khoản phải thu nên có đủ sáu thông tin: người học, khóa hoặc gói, số tiền, hạn đóng, trạng thái và người phụ trách. Thiếu cột người phụ trách, khi học viên hỏi “tôi đã đóng chưa”, không ai biết ai trả lời. Thiếu hạn đóng thì việc nhắc phí chỉ dựa vào trí nhớ.
Học phí theo khóa, theo gói buổi và theo chu kỳ
- Theo khóa: một khoản cho cả chương trình, có thể chia đợt. Dễ theo dõi nhất vì quyền học gắn với một lần ghi danh.
- Theo gói số buổi: phải trừ buổi đã dùng, xử lý buổi học bù và bảo lưu. Số buổi còn lại nên được cập nhật sau mỗi buổi, không đợi cuối khóa mới tính.
- Theo thuê bao tháng, quý hoặc năm: người học trả định kỳ để duy trì quyền truy cập, nên mỗi lần gia hạn là một lần quyền học phải được kiểm tra lại.
Giảm giá, học bổng và mã ưu đãi
Mỗi ưu đãi nên được ghi như một quy tắc: điều kiện áp dụng, ai duyệt, hiệu lực từ ngày nào đến ngày nào, có cộng dồn với ưu đãi khác không. Khi tư vấn viên tự giảm theo cách riêng để chốt nhanh, cuối kỳ kế toán sẽ thấy cùng một khóa có nhiều mức giá mà không giải thích được. Nguyên tắc đơn giản: số tiền phải thu của từng học viên phải truy ngược được về một quy tắc đã duyệt, kèm tên người duyệt.
Đóng nhiều đợt và công nợ
Khi cho đóng nhiều đợt, hãy tách từng đợt thành một khoản riêng với số tiền và hạn riêng, thay vì một dòng tổng rồi ghi chú bên cạnh. Công nợ của học viên là phần phải thu trừ đi phần đã thu thực tế, giống cách kế toán theo dõi khoản phải thu của người mua. Ghi theo đợt giúp bạn trả lời ngay: đợt nào đã đóng, đợt nào sắp đến hạn, đợt nào đã quá hạn.[2]
Phần khó hơn là quy định cho trường hợp quá hạn: nhắc mấy lần, qua kênh nào, cho thời gian ân hạn bao lâu và khi nào tạm dừng quyền học. Với gói thuê bao, quy tắc nhắc, thử lại và ân hạn có thể được cấu hình sẵn, đồng thời nhân viên có công cụ xem lịch sử để hỗ trợ khi học viên hỏi. Dù dùng công cụ gì, các mốc này nên được viết ra và báo cho học viên từ đầu, không để từng tư vấn viên tự quyết.
Nhắc phí, biên lai và đối soát tiền thực nhận nên làm thế nào?
- Lập lịch thu: giáo vụ tạo các khoản phải thu ngay khi học viên ghi danh, kèm hạn từng đợt.
- Nhắc trước hạn: gửi lời nhắc vài ngày trước hạn, chỉ cho những khoản còn mở.
- Ghi nhận thanh toán: khi tiền vào, đánh dấu khoản đã thu, không sửa tay số tiền gốc.
- Gửi xác nhận hoặc biên lai: học viên nhận ngay sau khi khoản được ghi nhận.
- Đối soát: kế toán so danh sách đã thu với sao kê ngân hàng hoặc báo cáo của cổng thanh toán.
- Xử lý chênh lệch: mỗi khoản lệch có người phụ trách và được đóng lại trước kỳ đối soát sau.
Đối soát, theo nghĩa kế toán, là so hai bộ ghi chép để tìm chỗ không khớp; ở đây là danh sách khoản phải thu và tiền thực sự vào tài khoản. Những chênh lệch hay gặp trong đào tạo: chuyển khoản thiếu nội dung nên không biết của ai, học viên đóng thiếu, đóng trùng, hoặc đã hoàn tiền nhưng chưa ghi lại. Mỗi loại cần một cách xử lý định sẵn. Ví dụ, khoản không rõ người gửi được đưa vào hàng chờ để giáo vụ gọi xác nhận, không ghi tạm vào tên ai.[1]
Khi nào file Excel còn đủ, khi nào cần phần mềm?
Excel hoặc Google Sheets vẫn ổn khi đơn vị có ít khóa, ít đợt đóng, một người phụ trách bảng thu và việc đối soát mỗi kỳ xong trong thời gian bạn chấp nhận được. Khi đó, một bảng có cấu trúc rõ, khóa các cột công thức và chỉ một người được sửa thường hợp lý hơn việc vội chuyển công cụ.
Giới hạn thường gặp không nằm ở dung lượng. Microsoft công bố giới hạn kỹ thuật của Excel về số dòng, số cột và kích thước tệp, mức mà bảng học phí của một trung tâm hiếm khi chạm tới. Vấn đề nằm ở quy trình: nhiều người cùng sửa một tệp, lỗi nhập khó phát hiện, khó biết ai đã đổi gì và vào lúc nào.[5][6]
- Nhắc phí sót, hoặc nhắc nhầm người đã đóng.
- Người đã thanh toán bị mất quyền học, hoặc người đã hủy vẫn vào được nội dung.
- Gia hạn và mở khóa vẫn làm bằng tay sau mỗi kỳ.
- Công nợ trên bảng lệch với tiền thực nhận mỗi lần đối soát.
- Học viên hỏi “tôi đã đóng chưa” và giáo vụ phải tra cả bảng lẫn tin nhắn mới trả lời được.
Công cụ quản lý học phí miễn phí có đáng dùng không?
Có hai kiểu “miễn phí” hay gặp: bảng tính dùng chung, và bản miễn phí của một phần mềm trả phí. Kiểu thứ hai thường theo mô hình freemium: bản miễn phí bị giới hạn tính năng hoặc mức dùng, muốn mở rộng thì trả tiền. Đó không phải điều xấu, miễn bạn biết trước giới hạn nằm ở đâu. Trước khi dùng, hãy hỏi mấy câu sau và cộng cả chi phí ẩn:[7]
- Giới hạn số học viên, số khóa hay tính năng nào sẽ chặn bạn khi mở thêm lớp?
- Có xuất được toàn bộ dữ liệu, gồm lịch sử thu, khi muốn đổi công cụ không?
- Ai hỗ trợ khi lỗi giữa kỳ thu, và qua kênh nào?
- Phí giao dịch của bên xử lý thanh toán vẫn tính riêng, kể cả khi phần mềm không thu phí.
- Thời gian nhập tay và đối soát của giáo vụ, kế toán cũng là chi phí.
- Rủi ro khi thông tin thẻ hoặc tài khoản của học viên bị lưu trong bảng tính hay hệ thống không chuyên.
Cần kiểm tra gì trước khi chọn phần mềm thu học phí?
- Ghi được khoản phải thu theo khóa, theo gói buổi, theo chu kỳ và chia đợt chưa?
- Ưu đãi, học bổng có điều kiện, người duyệt và thời hạn không?
- Lời nhắc có tự loại những người đã đóng không?
- Biên lai có gửi ngay sau khi ghi nhận không; hóa đơn do ai xuất?
- Có màn hình đối soát với sao kê hoặc báo cáo giao dịch không?
- Có nhật ký ai sửa khoản nào, lúc nào không?
- Dữ liệu có xuất ra được khi chuyển hệ thống không?
Thanh toán đi qua đâu, ai giữ dữ liệu thẻ?
Cách an toàn hơn là để học viên thanh toán qua nhà cung cấp thanh toán mà đơn vị đã phê duyệt; hệ thống thu phí chỉ nhận trạng thái giao dịch rồi cập nhật khoản đã thu, không tự lưu dữ liệu thanh toán nhạy cảm. Lý do: tổ chức nào tự lưu, xử lý hay truyền dữ liệu thẻ phải đáp ứng bộ yêu cầu bảo mật riêng của ngành thẻ là PCI DSS. Để bên chuyên trách giữ phần đó giúp thu hẹp trách nhiệm của trung tâm. Giáo vụ cũng không nên chép số thẻ hay mật khẩu ngân hàng vào bảng tính hay tin nhắn.[4]
Hoàn tiền, gia hạn, giao dịch không thành đã chốt chưa?
Trước khi mở bán, hãy chốt bằng văn bản cách xuất hóa đơn, hoàn tiền, gia hạn, xử lý thanh toán thất bại và học viên vẫn được truy cập bao lâu sau ngày đến hạn. Với gói định kỳ, cần định nghĩa thêm các trạng thái: dùng thử, gia hạn, nâng gói, hạ gói, tạm dừng, hủy. Tài liệu chính thức của Stripe mô tả vòng đời thuê bao theo các trạng thái tương tự; hệ thống của bạn cần biết làm gì ở mỗi trạng thái. Chính sách hoàn tiền, thời điểm chấm dứt quyền và bảo vệ người tiêu dùng vẫn do pháp nhân kinh doanh quyết định.[8]
Trạng thái thanh toán có khớp với quyền học không?
Quyền học chỉ nên được mở hoặc khóa sau khi trạng thái giao dịch đã được xác minh, không phải khi học viên gửi ảnh chụp chuyển khoản. Với sản phẩm Thuê bao học tập của Thisme, phần thu định kỳ có thể kết nối website và nền tảng học tập đang có để cập nhật quyền sau bước xác minh đó. Bạn không nhất thiết phải thay phần mềm quản lý lớp hay hệ thống giáo vụ: hồ sơ học viên, chẳng hạn, có thể đồng bộ mã học viên, chương trình hoặc trạng thái với hệ thống tài chính đang dùng nhưng không mặc định thay hệ thống đó. Kết nối được tới đâu chỉ xác nhận sau khi kiểm tra hệ thống thật.
Đo thế nào để biết quy trình thu đang tốt hơn?
- Số lần gia hạn thành công mỗi kỳ.
- Số giao dịch không thành công đã được xử lý xong.
- Mức độ quyền truy cập khớp với trạng thái đã đóng.
- Yêu cầu hỗ trợ phát sinh do sai gói.
- Thời gian giải quyết một yêu cầu hủy hoặc hoàn tiền.
Hãy nói rõ với ban giám đốc: công cụ làm rõ vòng đời thu phí, chứ không bảo đảm doanh thu định kỳ hay việc người học tiếp tục sử dụng. Điều nên kỳ vọng là các chỉ số ở trên hiện ra rõ ràng, để đội vận hành cùng sửa từng điểm nghẽn sau mỗi kỳ thu.
Bắt đầu từ đâu nếu bạn muốn rời Excel?
- Chọn một chương trình hoặc một gói để làm thử, giữ nguyên cách thu của các khóa còn lại.
- Người phụ trách vận hành liệt kê gói, chu kỳ, ưu đãi, quy tắc nhắc, thời gian ân hạn, hoàn tiền và người duyệt.
- Kế toán chọn bên xử lý thanh toán sẽ dùng và cách đối soát mỗi kỳ.
- Chạy thử một kỳ thu, so kết quả với bảng cũ trước khi mở rộng.
Câu hỏi của học viên về khoản đã đóng hay yêu cầu hoàn tiền nên đi qua một đầu mối, nơi mỗi yêu cầu thành một ca có người phụ trách, lịch sử và được chuyển tuyến đến bộ phận tài chính khi cần; quyết định tài chính vẫn do bộ phận có thẩm quyền. Giấy tờ và thông tin sau ghi danh thuộc về hồ sơ học viên, còn nếu bạn bán tài liệu số theo đơn hàng thì đó là phạm vi của cửa hàng học liệu.
Bạn đang theo dõi học phí bằng Excel và bắt đầu thấy nhắc phí sót, công nợ lệch với tiền thực nhận? Trước khi chọn phần mềm thu học phí, hãy đăng ký buổi khảo sát để chúng ta cùng liệt kê các gói, kỳ thu, quy tắc gia hạn, hoàn tiền và nhà cung cấp thanh toán bạn muốn dùng, rồi xác định có nên làm thử một quy trình thu định kỳ hay chưa. Báo giá chỉ đưa ra sau khảo sát.
Nguồn tham khảo
- Reconciliation (accounting) – Wikipedia
- Accounts receivable – Wikipedia
- Subscription business model – Wikipedia
- Payment Card Industry Data Security Standard – Wikipedia
- Spreadsheet – Wikipedia
- Excel specifications and limits – Microsoft Support
- Freemium – Wikipedia
- How subscriptions work – Stripe Documentation