Tin tức Thisme
Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo của nhân viên: mẫu câu hỏi và cách tổng hợp thành kế hoạch đào tạo năm
Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo của nhân viên là bảng hỏi giúp tổ chức tìm khoảng cách giữa năng lực mà công việc đòi hỏi và năng lực hiện có, để chọn đúng khóa cần ưu tiên. Một phiếu dùng được nên hỏi theo danh sách năng lực của từng vai trò. Nhân viên tự đánh giá trên thang mức có mô tả rõ, kèm nhận xét của quản lý. Sau đó, kết quả được gộp thành danh sách khóa ưu tiên và kế hoạch đào tạo năm.[1]
Bảng hỏi này dùng để làm gì và khác gì phiếu đánh giá khóa học?
Phiếu này đo khoảng thiếu, không đo mức hài lòng. Trong lĩnh vực đánh giá nhu cầu (needs assessment), khái niệm này được hiểu là khoảng cách giữa hiện trạng và trạng thái mong muốn. Áp vào nhân sự: trạng thái mong muốn là mức năng lực mà vai trò cần, hiện trạng là mức người đó đang làm được.[1]
Phiếu đánh giá khóa học và phiếu khảo sát chất lượng giảng dạy được phát sau khi học, để hỏi lớp đã diễn ra thế nào. Phiếu trong bài này đi trước một bước. Bạn làm nó trước khi lập kế hoạch, để quyết định nên mở lớp nào.
Bạn sẽ gặp thuật ngữ TNA (training needs analysis), tức phân tích nhu cầu đào tạo. Nói gọn: trước khi chi tiền mở lớp, hãy xác định ai cần học gì, vì sao, và học xong thì công việc của họ thay đổi ra sao.
Khi nào nên khảo sát nhân viên về nhu cầu học?
Đào tạo và phát triển nhằm cải thiện hiệu quả làm việc của tổ chức, của từng nhóm và từng người trong đó. Vì vậy, thời điểm hợp lý nhất để hỏi là ngay trước khi đặt mục tiêu và ngân sách đào tạo cho năm sau, khi kết quả còn kịp đi vào kế hoạch. Ngoài lịch định kỳ, có hai tình huống đáng làm một đợt hỏi riêng:[2]
- Khi tổ chức thay đổi: tái cấu trúc, có vai trò mới, đổi quy trình hoặc công cụ, mở thêm địa điểm. Người phụ trách L&D nên đưa đợt hỏi vào kế hoạch triển khai thay đổi, không đợi đến cuối năm.
- Khi có tín hiệu bất thường: lỗi nghiệp vụ lặp lại ở cùng một khâu, nhân sự mới mất lâu mới quen việc, nhiều quản lý cùng phản ánh một chỗ yếu. Lúc này chỉ cần hỏi nhóm vai trò liên quan.
Ba mức phân tích cần làm trước khi soạn phiếu
Một phiếu cá nhân đứng riêng thường cho ra danh sách mong muốn: người ghi tiếng Anh, người ghi thiết kế, người ghi kỹ năng thuyết trình, nhưng không ai biết các nội dung đó phục vụ mục tiêu nào của năm. Cách làm thực tế là đi từ trên xuống qua ba mức: tổ chức, công việc và cá nhân. Phiếu nhân viên chỉ nằm ở tầng cuối.
Mức tổ chức: mục tiêu năm cần năng lực gì?
Đầu vào là mục tiêu kinh doanh, kế hoạch của từng phòng ban và các yêu cầu tuân thủ bắt buộc. Câu hỏi ở mức này dành cho ban lãnh đạo: năm tới mảng nào mở rộng, quy trình nào thay đổi, rủi ro nào cần giảm. Đừng đưa những câu này vào phiếu nhân viên. Người làm việc hằng ngày khó trả lời thay cấp chiến lược.
Mức công việc: mỗi vai trò cần kỹ năng gì, ở mức nào?
Năng lực thường được hiểu là tổ hợp kiến thức, kỹ năng và hành vi giúp một người làm tốt công việc; tập hợp năng lực cần cho một vai trò được gọi là khung năng lực. Ở mức này, bạn lập cho mỗi vai trò vài năng lực cốt lõi và ghi mức kỳ vọng cho từng năng lực. Lấy ví dụ vai trò tư vấn tuyển sinh: nắm thông tin khóa học, giải đáp câu hỏi về lịch học và học phí, ghi chép trao đổi đầy đủ để người sau tiếp tục được.[4]
Chỗ hay bị bỏ qua là tên gọi. Nếu phòng kinh doanh ghi “đàm phán” còn phòng dịch vụ ghi “thương lượng với khách”, cuối năm hai dòng này không gộp được. Trong sản phẩm Phát triển năng lực, Thisme xử lý chuyện này bằng một từ điển kỹ năng, cấp độ và quan hệ dùng chung, sau đó mới ánh xạ từng vai trò với mức kỳ vọng. Nếu đang dùng bảng tính, bạn làm tương tự bằng một trang danh mục kỹ năng để mọi phòng ban chọn từ đó thay vì tự gõ.
Mức cá nhân: từng người đang ở đâu so với mức kỳ vọng?
Đây là phần nhân viên trả lời. Tự đánh giá có giá trị vì người làm biết rõ việc mình vướng ở đâu, nhưng dễ lệch: người khắt khe với bản thân chấm thấp, người tự tin chấm cao. Vì vậy nên đặt cạnh nó hai nguồn khác: nhận xét của quản lý trực tiếp và bằng chứng sẵn có như kết quả bài kiểm tra, kết quả học, lỗi nghiệp vụ đã ghi nhận.
Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo của nhân viên: các phần và câu hỏi gợi ý
Mẫu dưới đây gồm bốn phần. Câu hỏi chỉ là gợi ý để bạn sửa theo từng vai trò, không phải biểu mẫu bắt buộc. Giữ phiếu đủ ngắn để điền xong trong một lần ngồi; phiếu quá dài thì nửa sau thường bị chọn bừa.
Phần đầu: thông tin vai trò và mục đích phiếu
- Ghi ngay đầu phiếu: phiếu dùng để làm gì, ai được xem câu trả lời, khi nào kết quả được báo lại.
- Phòng ban và vị trí hiện tại, chọn từ danh sách có sẵn để không ai ghi một kiểu.
- Thời gian giữ vị trí: dưới một năm, từ một đến ba năm, trên ba năm.
- Nhóm nhân sự: nhân viên mới, nhân viên, trưởng nhóm, quản lý.
- Không hỏi ngày sinh, số điện thoại hay thông tin cá nhân khác nếu không dùng đến khi tổng hợp.
Phần tự đánh giá theo từng năng lực
Mỗi dòng là một năng lực trong danh sách của vai trò. Người điền chọn mức hiện tại trên một thang có thứ tự, giống cách thang Likert xếp các mức trả lời từ thấp đến cao. Thang năm mức là lựa chọn dễ dùng: 1 = chưa tự thực hiện, 2 = làm khi có người hướng dẫn, 3 = tự xử lý độc lập, 4 = xử lý tốt cả tình huống khó, 5 = hướng dẫn được người khác. Vì đây là thang thứ bậc, khoảng cách giữa các mức chưa chắc đều nhau; khi tổng hợp, hãy xem cả số người ở từng mức chứ đừng chỉ nhìn điểm trung bình.[3]
- Mô tả mỗi mức bằng hành vi quan sát được, ví dụ “tự lập báo giá không cần sửa”, thay cho chữ “khá” hay “tốt” mà mỗi người hiểu một kiểu.
- Thêm cột “mức quan trọng với công việc hiện tại” (ít, vừa, rất quan trọng) để tách năng lực cần dùng ngay khỏi năng lực chỉ muốn học thêm.
- Cho phép chọn “không áp dụng” với năng lực mà vị trí đó không dùng, thay vì ép người điền chấm đại.
Phần câu hỏi mở về công việc
Câu hỏi mở nên hỏi về việc đã xảy ra thay vì hỏi “bạn muốn học gì”. Câu trả lời dạng này cho bạn tình huống thật để kiểm lại phần tự chấm ở trên.
- Trong ba tháng qua, việc nào khiến bạn mất nhiều thời gian nhất vì thiếu kiến thức hoặc công cụ?
- Nếu chỉ học một nội dung trong năm, nội dung nào giúp công việc của bạn nhiều nhất? Vì sao?
- Khi gặp việc chưa biết làm, bạn thường hỏi ai và hỏi về chuyện gì?
- Hình thức nào hợp với lịch làm việc của bạn: lớp trực tiếp, học trực tuyến, kèm cặp với người có kinh nghiệm hay tài liệu tự đọc?
- Khung giờ nào bạn có thể dành cho việc học mà không ảnh hưởng phần việc chính?
Phần ý kiến của quản lý trực tiếp
Lấy nhận xét từ nhiều phía (bản thân, cấp trên, đồng nghiệp) là cách làm quen thuộc của phản hồi 360 độ. Ở đây chỉ cần hai phía. Quản lý chấm trên cùng danh sách năng lực và cùng thang mức, cho từng người hoặc cho cả nhóm nếu nhóm đông. Đặt cột nhân viên tự chấm và cột quản lý chấm cạnh nhau. Chênh lệch lớn là đề tài cho buổi trao đổi, không phải kết luận ai đúng ai sai.[5]
Tổng hợp kết quả thành danh sách khóa ưu tiên
Khi phiếu đã thu về, làm theo sáu bước dưới đây. Người làm chính thường là bộ phận L&D; riêng bước cuối cần thêm quản lý các nhóm và người am hiểu nghiệp vụ.
- Làm sạch dữ liệu: bỏ phiếu trùng, phiếu bỏ trống nhiều dòng; quy mọi cách gọi kỹ năng về đúng tên trong danh mục chung.
- Tính khoảng thiếu bằng mức kỳ vọng trừ mức hiện tại, xem riêng theo từng người, từng nhóm và từng vai trò.
- Xếp ưu tiên theo ba yếu tố: khoảng thiếu lớn đến đâu, năng lực đó quan trọng thế nào với công việc, bao nhiêu người cùng thiếu.
- Đối chiếu với mục tiêu ở mức tổ chức; gạch những mục chỉ là mong muốn riêng, không gắn với kế hoạch năm.
- Chọn hình thức: không phải khoảng thiếu nào cũng cần một khóa học. Nhiều chỗ chỉ cần kèm cặp, một tài liệu hướng dẫn hoặc giao việc thực hành có người theo dõi.
- Rà soát danh sách với quản lý và chuyên gia trước khi chốt, ghi lại lý do giữ hoặc bỏ từng mục.
Từ danh sách ưu tiên đến kế hoạch đào tạo năm
Mô hình ADDIE đặt bước phân tích trước thiết kế, phát triển, triển khai và đánh giá. Phiếu và danh sách ưu tiên chính là phần phân tích; kế hoạch năm là cầu nối sang thiết kế. Bảng kế hoạch nên có các cột sau:[6]
- Khóa học hoặc hoạt động: lớp, kèm cặp, tài liệu, thực hành trong công việc.
- Năng lực liên quan, lấy đúng tên trong danh mục chung.
- Nhóm đối tượng và số người dự kiến.
- Quý triển khai.
- Người phụ trách.
- Cách đo: dấu hiệu nào cho thấy khoảng thiếu đã thu hẹp.
- Ngân sách dự kiến, do đơn vị tự điền theo báo giá thực tế.
Khi một mục lớn hơn một khóa lẻ, chẳng hạn cả lộ trình cho trưởng nhóm mới, nó cần được thiết kế như một chương trình. Trong sản phẩm Thiết kế và quản lý chương trình, Thisme nối mỗi mục tiêu với học phần, hoạt động, cách đánh giá, điều kiện tiên quyết và khối lượng dự kiến. Chuyên gia của khách hàng duyệt mọi đề xuất của AI.
Chốt luôn cách theo dõi trong năm. Ngoài tỷ lệ hoàn thành, nên xem thời gian đạt mốc công việc, nhóm cần hỗ trợ, lượt học lại, những khoảng thiếu đã được quản lý xác nhận và bằng chứng mới. Đừng suy diễn rằng cứ hoàn thành khóa là hiệu suất đã tăng. Sau cùng, xếp lịch hỏi lại bằng cùng bộ phiếu vào kỳ sau để so khoảng thiếu giữa các kỳ.
Những lỗi thường gặp khiến phiếu không dùng được
- Hỏi “bạn muốn học gì” mà không gắn với năng lực của vai trò: kết quả là danh sách sở thích.
- Thang đo không mô tả từng mức, nên mức ba của người này là mức năm của người khác.
- Mỗi phòng ban tự đặt danh sách kỹ năng riêng, cuối năm không gộp được.
- Thu phiếu xong không báo lại cho nhân viên, lần sau người ta điền cho xong chuyện.
- Coi điểm tự chấm là sự thật tuyệt đối, hoặc dùng nó để đánh giá nhân sự.
- Kết quả nằm trong một bảng tính không ai mở lại cho đến đợt hỏi sau.
Khi bảng tính không còn đủ: quản lý khung kỹ năng và khoảng thiếu liên tục
Bảng tính đủ dùng khi bạn chỉ có vài vai trò và khung kỹ năng ít thay đổi. Đến lúc cần công cụ khác khi số vai trò tăng dần, khung kỹ năng đổi theo từng năm, mỗi lần đổi lại phải sửa tay nhiều trang, và không ai trả lời nhanh được câu “khóa này phục vụ năng lực nào?”.
Với Phát triển năng lực, Thisme tạo từ điển kỹ năng dùng chung, gắn từng vai trò với mức kỳ vọng, rồi tổng hợp bằng chứng được phép từ đánh giá, học tập và nguồn nghiệp vụ để ước lượng mức hiện tại. Mỗi nhận định kèm nguồn và độ tin cậy; người học hoặc quản lý có thể điều chỉnh. AI gợi ý học liệu từ danh mục đã duyệt, sắp thành lộ trình và giải thích căn cứ; người quản trị có thể ghim, loại bỏ hoặc thay nội dung.
Bạn không cần có sẵn từ điển kỹ năng hoàn chỉnh mới bắt đầu. Có thể chọn một nhóm vai trò quan trọng, dùng yêu cầu công việc và bằng chứng hiện có; các mức kỹ năng do quản lý và chuyên gia rà soát trước khi đưa vào kế hoạch phát triển. Nếu phần khó là vận hành sau khi đã có danh sách, sản phẩm Đào tạo nội bộ giao chương trình theo đơn vị, vị trí hoặc chu kỳ, kèm lịch học, nhắc việc và quy tắc học lại.
Nếu bạn đang chuẩn bị kế hoạch năm và muốn phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo của nhân viên bám theo vai trò và kỹ năng thay vì danh sách mong muốn, hãy đăng ký buổi khảo sát với Thisme. Chúng ta sẽ chọn một nhóm vai trò ưu tiên, rà khung kỹ năng và bằng chứng hiện có, rồi thống nhất cách tổng hợp khoảng thiếu thành lộ trình phát triển có người rà soát.