Quản lý nhân sự là gì? Quy trình và cách làm ở trung tâm, trường và đơn vị đào tạo

Quản lý nhân sự là cách một tổ chức quản lý con người của mình một cách có chiến lược và nhất quán: lên kế hoạch cần bao nhiêu người với kỹ năng gì, tuyển và đưa người mới vào việc, phân công, đánh giá, đào tạo, trả thù lao và giữ chân, để tổ chức đạt mục tiêu thông qua chính đội ngũ đó. Ở trung tâm, trường hay phòng đào tạo doanh nghiệp, những việc này xoay quanh một đội ngũ khá đặc biệt: giảng viên cơ hữu, giảng viên mời theo khóa, trợ giảng, người tư vấn và bộ phận học vụ, với khối lượng việc lên xuống theo lịch khai giảng.^[1]

Bài đi từ các mảng việc và quy trình chung đến những điểm riêng của đội ngũ giảng dạy, lịch việc theo kỳ học, hồ sơ, chỉ số, công cụ và lỗi hay gặp.

Quản lý nhân sự gồm những mảng việc nào?

Theo Wikipedia, bộ phận nhân sự thường phụ trách thiết kế phúc lợi, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá kết quả làm việc và quản lý đãi ngộ như lương và phúc lợi. Mục đích chung là giúp tổ chức thành công nhờ con người. Ban đầu lĩnh vực này chủ yếu là việc giấy tờ như tính lương và quản lý phúc lợi; về sau mở rộng sang quản lý nhân tài, chuẩn bị người kế nhiệm, giữ chân nhân viên và giảm nghỉ việc. Một trách nhiệm quan trọng khác là bảo đảm tổ chức tuân thủ luật và quy định liên quan.^[1]

Để dễ phân việc trong một đơn vị nhỏ, có thể gom thành tám mảng nối nhau thành một vòng:

• Hoạch định: ước tính cần bao nhiêu người, với kỹ năng gì, vào lúc nào.
• Tuyển dụng: mô tả vị trí, tìm ứng viên, phỏng vấn, dạy thử và chốt người.
• Hội nhập: giúp người mới hiểu cách làm việc của đơn vị và sớm tự làm được việc.
• Phân công: giao đúng người cho đúng lớp, ca trực hay việc, tránh trùng lịch và quá tải.
• Đánh giá: đặt mục tiêu, trao đổi định kỳ về tiến độ và ghi nhận kết quả.
• Đào tạo và phát triển: bồi dưỡng chuyên môn, kỹ năng giảng dạy và kỹ năng vận hành.
• Đãi ngộ: thù lao, phúc lợi và các hình thức ghi nhận khác.
• Giữ chân: hiểu vì sao người ở lại hay rời đi, rồi sửa những nguyên nhân sửa được.

Ở trung tâm nhỏ, một quản lý có thể kiêm gần hết tám mảng. Điều quan trọng không phải là có phòng nhân sự riêng, mà là mỗi mảng có người chịu trách nhiệm và dữ liệu không kẹt ở bảng tính của một người.

Quy trình chung: bắt đầu từ kế hoạch nhân lực

Nhìn tổng quát, quy trình đi theo đúng vòng tám mảng ở trên: xác định nhu cầu, tuyển chọn, hội nhập, phân công, đánh giá và phát triển, đãi ngộ và giữ chân, rồi rà soát để vào kỳ kế hoạch sau. Phần này đi sâu vào khâu đầu tiên vì các khâu sau dựa vào nó. CIPD, hiệp hội nghề nhân sự của Anh, mô tả hoạch định nhân lực là việc cân đối nguồn cung lao động (kỹ năng) với nhu cầu (số người cần): phân tích đội ngũ hiện có, xác định nhu cầu sắp tới, chỉ ra khoảng cách giữa hai bên rồi triển khai giải pháp. Mục tiêu là có đúng số người, đúng kỹ năng, ở đúng chỗ, đúng lúc, với chi phí và loại hợp đồng phù hợp. CIPD cũng nhấn mạnh việc này không cần phức tạp và có thể làm vừa với quy mô của từng tổ chức.^[2]

Các bước CIPD nêu, chuyển sang bối cảnh một đơn vị đào tạo:^[2]

• Hiểu tổ chức và bối cảnh: năm tới mở thêm chương trình, cơ sở hay hình thức học nào, có thay đổi công nghệ không.
• Phân tích đội ngũ hiện có: kỹ năng, hồ sơ chuyên môn, tỷ lệ nghỉ việc, ý định nghỉ, và cả khác biệt về dạng hợp đồng hay cách bố trí người làm.
• Xác định nhu cầu sắp tới: dựng vài kịch bản, ví dụ số lớp khi tuyển sinh tốt và khi tuyển sinh chậm.
• Chỉ ra khoảng trống: kỹ năng thiếu có thể được bồi dưỡng từ người đang có, hoặc tạm thuê ngoài.
• Lập kế hoạch hành động đủ linh hoạt để điều chỉnh về chức năng, số lượng và cách làm.
• Theo dõi và đánh giá kế hoạch, rà soát kết quả định kỳ.

^[2]

CIPD lưu ý đây là một vòng lặp chứ không phải chuỗi bước làm một lần, và không có công thức duy nhất cho một kế hoạch nhân lực đúng. Muốn vòng lặp chạy được thì dữ liệu phải giữ qua thời gian, nhất là thông tin về người vào, người ra và người chuyển vị trí trong từng năm.^[2]

Nhân sự ở một đơn vị đào tạo có gì khác?

Khác biệt lớn nhất là đội ngũ giảng dạy thường gồm nhiều dạng quan hệ làm việc cùng lúc, và nhu cầu người phụ thuộc trực tiếp vào số lớp mở được. Mỗi nhóm cần được theo dõi theo một kiểu:

• Giảng viên cơ hữu: lịch dạy theo kỳ, khối lượng dạy và chuẩn bị, kết quả dự giờ, kế hoạch phát triển chuyên môn.
• Giảng viên thỉnh giảng và cộng tác viên: hồ sơ chuyên môn, lịch có thể nhận lớp, thỏa thuận cho từng lớp hoặc học phần, và lịch sử các lớp đã dạy.
• Trợ giảng: lớp phụ trách, việc được giao rõ ràng, người kèm và đường lên vị trí giảng dạy nếu có.
• Tư vấn: lịch ca theo mùa cao điểm, nội dung đã được hướng dẫn, người mới cần kèm trong những tuần đầu.
• Học vụ, giáo vụ: quy trình làm việc, quyền xem dữ liệu học viên và người thay khi vắng.

Vì thế khi phân tích đội ngũ, nên tách theo nhóm và theo dạng thỏa thuận, đúng như CIPD gợi ý là cần xét cả khác biệt về hợp đồng và cách bố trí người làm. Gộp chung thành một con số “bao nhiêu giảng viên” sẽ che mất việc một môn đang dựa gần hết vào hai người mời theo khóa.^[2]

Phần điều phối người dạy thường là chỗ bảng tính nghẽn đầu tiên. Quản lý giảng viên của Thisme tạo hồ sơ vận hành cho giảng viên cơ hữu, thỉnh giảng và cộng tác viên, ghi lĩnh vực chuyên môn, kinh nghiệm, chứng nhận, hình thức dạy, lịch khả dụng và các giới hạn đã thống nhất; hệ thống hỗ trợ lọc người phù hợp cho từng lớp, phát hiện xung đột và lưu quyết định phân công. Phạm vi của gói dừng ở nguồn lực giảng dạy: tuyển dụng, hợp đồng lao động, chấm công, tính lương, thuế, phúc lợi và đánh giá hiệu suất toàn diện vẫn thuộc hệ thống nhân sự hoặc quy trình chuyên trách của đơn vị.

Lịch việc nhân sự theo năm học và theo khóa

Trường chạy theo năm học, trung tâm theo đợt khai giảng. Dù chu kỳ nào, việc nhân sự có thể gắn vào năm mốc lặp lại:

• Trước mùa tuyển sinh: dự báo số lớp, đối chiếu với người có thể nhận lớp, quyết định tuyển thêm hay mời thêm người theo khóa.
• Trước ngày khai giảng: hội nhập người mới, kiểm tra hồ sơ và chứng nhận còn hạn, chốt phân công và người dự phòng.
• Trong khóa: dự giờ, thu phản hồi, xử lý khi phải thay người, theo dõi khối lượng thực tế so với kế hoạch.
• Cuối khóa: đánh giá, đối soát giờ dạy và các việc liên quan trước khi chuyển kế toán, ghi nhận người làm tốt.
• Giữa hai kỳ hoặc cuối năm: rà soát cả năm, lập kế hoạch đào tạo, tìm hiểu lý do của những người đã nghỉ.

Về mốc hội nhập: Wikipedia định nghĩa onboarding (hội nhập nhân viên mới) là quá trình người mới tiếp nhận kiến thức, kỹ năng và hành vi cần có để trở thành thành viên làm việc hiệu quả của tổ chức. Các nghiên cứu được trang này dẫn cho thấy hoạt động hội nhập đi kèm với mức hài lòng, kết quả công việc và sự gắn bó cao hơn, cùng mức căng thẳng và ý định nghỉ việc thấp hơn ở người mới.^[5]

Với giảng viên mới, kế hoạch hội nhập nên có cả buổi dự giờ một lớp đang chạy và chỉ rõ cần hỏi ai khi lớp gặp vấn đề. Đào tạo nội bộ của Thisme chia hành trình hội nhập theo các mốc ngày đầu, tuần đầu hoặc giai đoạn thử việc, kèm tài liệu, nhiệm vụ, buổi gặp và người phụ trách, để quản lý trực tiếp theo dõi tiến độ và xác nhận các mốc.

Đánh giá và phát triển đội ngũ

CIPD mô tả quản lý kết quả công việc là cách tổ chức phát huy giá trị của nhân viên, gồm ba việc: đặt mục tiêu cho cá nhân và nhóm theo chiến lược chung, hỗ trợ cải thiện kết quả, và gắn kết quả với đãi ngộ, thăng tiến hay chấm dứt hợp đồng. Ở dạng tốt nhất, đây là trao đổi hai chiều, đều đặn, cởi mở về tiến độ; quy trình và biểu mẫu có vai trò, nhưng trọng tâm nên là những cuộc trao đổi định kỳ.^[3]

Với người dạy, nên xem xét cả kết quả lẫn cách thực hiện công việc. CIPD lưu ý ba điểm: chỉ tiêu nếu bị nhấn quá mức có thể phản tác dụng; với người làm công việc tri thức, việc đo kết quả phức tạp hơn; và đánh giá chủ quan có ích nhưng nên dựa trên công cụ đã được kiểm chứng về độ tin cậy (ổn định theo thời gian) và tính hiệu lực. Áp vào giảng viên, nên kết hợp dự giờ theo tiêu chí đã thống nhất, hồ sơ chuẩn bị bài, phản hồi học viên và tiến bộ của lớp, thay vì chỉ dựa vào một phiếu khảo sát.^[3]

Phần phát triển nên nối với yêu cầu của vai trò. Phát triển năng lực của Thisme tạo từ điển kỹ năng, cấp độ và gắn từng vai trò với mức kỳ vọng, rồi so khoảng trống theo cá nhân, nhóm và vai trò để gợi ý học liệu từ danh mục đã duyệt. Sản phẩm là công cụ hỗ trợ phát triển: đề xuất AI không tự động quyết định tuyển dụng, lương, thăng chức, kỷ luật hay hiệu suất; quyết định về con người thuộc người có thẩm quyền.

Hồ sơ và dữ liệu nhân sự cần giữ

Theo Wikipedia, phần mềm nhân sự thường gom các chức năng như lưu dữ liệu nhân viên, tính lương, tuyển dụng, quản lý phúc lợi, chấm công, quản lý kết quả công việc và theo dõi năng lực cùng hồ sơ đào tạo; dữ liệu nhân sự truyền thống gồm quá trình công tác, kỹ năng, năng lực, thành tích và lương. Ở đơn vị đào tạo, nên có thêm những phần gắn với việc dạy:^[6]

• Thông tin cá nhân và liên hệ.
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận đang áp dụng, kể cả thỏa thuận theo từng khóa của người mời giảng.
• Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn và ngày hết hạn nếu có.
• Hồ sơ chuyên môn: môn và trình độ dạy được, hình thức dạy, ngôn ngữ, địa điểm.
• Lịch có thể nhận lớp và các giới hạn đã thống nhất.
• Lịch sử phân công và khối lượng: lớp, giờ dạy, chuẩn bị, chấm bài.
• Kết quả dự giờ, đánh giá định kỳ và kế hoạch phát triển.
• Ngày vào, ngày nghỉ và lý do nghỉ.

Chỉ số nên theo dõi

Tỷ lệ nghỉ việc là phần trăm số người rời tổ chức trên tổng số nhân sự trong một khoảng thời gian, thường tính theo năm tài chính hoặc năm dương lịch. Có thể theo dõi riêng từng bộ phận để xem có nhóm nào rời đi nhiều bất thường, và tách nghỉ tự nguyện khỏi trường hợp tổ chức chủ động chấm dứt.^[4]

Một bộ chỉ số gọn, chọn vừa đủ với quy mô:

• Tỷ lệ nghỉ việc theo kỳ, tách theo nhóm nhân sự và theo nghỉ tự nguyện hay không.
• Số người nghỉ trong giai đoạn thử việc hoặc sau khóa đầu tiên: dùng để rà soát khâu tuyển dụng và hội nhập, đối chiếu với lý do nghỉ thực tế.
• Khối lượng giảng dạy theo người: giờ dạy, chuẩn bị, chấm bài, và mức chênh giữa người nhiều nhất với người ít nhất.
• Xung đột lịch, thay giảng viên sát giờ và hồ sơ còn thiếu trước ngày dạy.
• Tỷ lệ dự giờ và đánh giá định kỳ hoàn thành đúng hạn.
• Thời gian từ khi có vị trí trống đến khi có người nhận việc.

Đừng đọc một con số riêng lẻ. Wikipedia phân biệt nghỉ việc có hại, khi người làm tốt rời đi, với trường hợp người làm chưa tốt rời đi; hai giảng viên nghỉ cùng tháng có thể mang ý nghĩa rất khác nhau. Các chỉ số về lịch và hồ sơ phản ánh chất lượng điều phối, không thay được tiêu chí đánh giá năng lực của từng người.^[4]

Công cụ: từ bảng tính đến phần mềm

• Bảng tính dùng chung: đủ khi đội ngũ nhỏ, một người cập nhật và ít lớp chạy song song.
• Bảng tính kèm biểu mẫu: giảng viên tự khai lịch, quản lý tổng hợp; lộ giới hạn khi phải đối chiếu nhiều file.
• Phần mềm nhân sự: hồ sơ, hợp đồng, chấm công, lương, nghỉ phép ở một chỗ, phù hợp khi đơn vị đã có nhiều nhân viên toàn thời gian.
• Công cụ điều phối người dạy: khi khó nhất là biết ai đủ hồ sơ, đúng chuyên môn, còn lịch và chưa quá tải cho từng lớp.

Trước khi chọn, hãy hỏi: dữ liệu gốc nằm ở đâu, ai cập nhật, ai được xem phần nào, và có xuất dữ liệu ra được không.

Những lỗi hay gặp

• Chỉ quản lý nhân viên toàn thời gian, còn người mời theo khóa nằm trong danh bạ điện thoại của trưởng bộ môn.
• Tuyển gấp sát ngày khai giảng vì không có bước dự báo số lớp.
• Đánh giá giảng viên chỉ bằng một phiếu khảo sát học viên cuối khóa.
• Không ghi lý do nghỉ việc nên không biết vấn đề nằm ở lương, lịch hay cách quản lý.
• Ai cũng mở được toàn bộ hồ sơ, kể cả phần thông tin cá nhân không liên quan đến việc của họ.

Bắt đầu từ đâu?

Tóm lại, quản lý nhân sự ở trung tâm hay trường không khác về nguyên lý so với doanh nghiệp, nhưng đội ngũ gồm nhiều dạng quan hệ làm việc và nhu cầu người đi theo lịch lớp. Hãy bắt đầu bằng ba việc: lập danh sách đầy đủ mọi người đang dạy và vận hành lớp, kể cả người mời theo khóa; gắn các việc nhân sự vào năm mốc của kỳ học; và chọn ba đến bốn chỉ số để xem lại sau mỗi kỳ.

Nếu phần khó nhất của bạn là điều phối giảng viên hay hội nhập người mới, hãy đăng ký buổi khảo sát để cùng xem quy trình hiện tại và phần nào nên đưa lên hệ thống trước.

Nguồn tham khảo

1. Human resource management – Wikipedia
2. Workforce planning – CIPD factsheet
3. Performance management – CIPD factsheet
4. Turnover (employment) – Wikipedia
5. Onboarding – Wikipedia
6. Human resource management system – Wikipedia