Tin tức Thisme
Sự kiện trực tuyến cho đơn vị đào tạo: hình thức, nền tảng, phân vai và cách đo kết quả
Sự kiện trực tuyến là sự kiện diễn ra trên mạng: người tham dự gặp nhau và tương tác trong một môi trường ảo thay vì ở một địa điểm, và chương trình thường gồm nhiều phiên như hội thảo hay phát trực tiếp. Với trung tâm, trường hay bộ phận đào tạo doanh nghiệp, đó có thể là buổi chia sẻ chuyên đề, ngày hội tư vấn tuyển sinh, lễ khai giảng hay một đợt hội nhập nhân viên mới. Ngoài việc chọn nền tảng, đội tổ chức nên chuẩn bị kỹ khâu đăng ký, kịch bản, phân vai, cách giữ người xem tương tác, bản ghi gửi lại và cách đo kết quả.[1]
Bài viết dành cho giáo vụ, nhân viên tuyển sinh, truyền thông và người phụ trách đào tạo nội bộ đang tự đứng ra tổ chức. Ở đây không giải thích lại webinar là gì hay cách phát trực tiếp một buổi dạy; trọng tâm là phần vận hành mà đội tổ chức phải lo từ lúc mở đăng ký đến sau buổi.
Sự kiện trực tuyến là gì và có những hình thức nào?
Loại sự kiện này thường có tính tương tác cao và cố gắng tạo trải nghiệm gần nhất có thể với một buổi gặp mặt. Các tổ chức dùng nó để thuyết trình, đào tạo, tổ chức hội chợ việc làm, triển lãm và họp nội bộ; ngày hội tham quan trường dạng trực tuyến cũng là một ứng dụng quen thuộc.[1]
Xét theo cách phát, có ba kiểu chính. Phát trực tiếp diễn ra đúng lúc, không có độ trễ hay phần ghi sẵn, giống một chương trình truyền hình trực tiếp. Xem theo yêu cầu là nội dung ghi sẵn, người xem mở lúc nào cũng được, và nội dung ấy có thể lấy từ một buổi trực tiếp trước đó. Kiểu thứ ba, thường gọi là simulive, phát toàn bộ phần ghi sẵn vào một giờ đã hẹn cho khán giả cùng xem, kết hợp với tương tác trực tiếp. Ngoài ra, sự kiện kết hợp (hybrid) ghép một buổi gặp mặt tại chỗ với phần tham dự qua mạng, để người bị cản trở vì đi lại hay múi giờ vẫn theo được.[1][2]
Đơn vị đào tạo có thể tham khảo bốn dạng dưới đây, chia theo mục đích. Mỗi dạng có mục tiêu riêng, nên mức tương tác và cách phát cũng nên khác nhau; dạng nào cũng có thể chạy hoàn toàn qua mạng hoặc kết hợp với một buổi tại hội trường, và khi chạy kết hợp thì cần thêm một người chuyên nối hai phía để câu hỏi gửi qua mạng không bị bỏ quên:
- Hội thảo chuyên đề: một hoặc vài diễn giả chia sẻ chuyên môn, thường gắn với việc giới thiệu một khóa học; người xem hỏi qua khung chat.
- Ngày hội tư vấn online: phần giới thiệu chung, sau đó chia phòng nhỏ theo chương trình để tư vấn viên trả lời phụ huynh và người học.
- Lễ khai giảng hoặc trao chứng nhận: nặng về nghi thức và ghi nhận, ít tương tác, nhưng cần kịch bản chặt và danh sách tên được đọc đúng.
- Sự kiện đào tạo nội bộ: hội nhập nhân viên mới, phổ biến kế hoạch đào tạo năm; người tham dự là nhân viên nên điểm danh quan trọng.
Chọn nền tảng theo quy mô và mức tương tác
Câu hỏi đầu tiên không phải dùng phần mềm nào, mà có bao nhiêu người cần nói và chia sẻ màn hình. Lấy Microsoft Teams làm ví dụ. Theo tài liệu của Microsoft, cuộc họp hợp với buổi mà người tham dự cần trao đổi qua giọng nói, video hay chat và có nhiều người cùng trình bày; một cuộc họp hỗ trợ tới 11.000 người, trong đó 1.000 người đầu tiên tham gia đầy đủ bằng âm thanh, video và chia sẻ màn hình, số còn lại chỉ xem. Các sự kiện trên Teams có tính năng đăng ký và phân vai cho người tổ chức, diễn giả. Tùy cấu hình, giới hạn đi từ 1.000 người tham gia tương tác tới 100.000 người xem một chương trình phát có kiểm soát.[3]
Giới hạn và tính năng còn thay đổi theo gói bản quyền và theo thời gian; chính trang này ghi rằng từ tháng Tư năm 2026 một số tính năng trước chỉ có trong gói Premium đã được đưa vào gói Enterprise. Vì vậy hãy kiểm tra tài liệu hiện hành của nền tảng trước khi chốt. Nguyên tắc chung vẫn giữ: buổi nhiều người cùng trình bày và cần trao đổi qua lại hợp với dạng phòng họp; buổi đông người, ít người nói, cần hỏi đáp có kiểm duyệt hợp với dạng sự kiện có đăng ký.[3]
- Bao nhiêu người cần bật micro hoặc trình chiếu, bao nhiêu người chỉ xem?
- Có cần trang đăng ký, duyệt người tham dự hay phòng chờ không?
- Có cần chia phòng nhỏ, bình chọn, hỏi đáp có người duyệt?
- Nền tảng có ghi hình, phụ đề và cho tải bản ghi về không?
- Người tham dự có phải cài ứng dụng hay tạo tài khoản không? Với phụ huynh và khách bên ngoài, càng ít bước càng dễ vào.
- Danh sách đăng ký và điểm danh có xuất ra được để chuyển sang hệ thống quản lý học viên hay khách hàng?
Đăng ký, nhắc lịch và giữ an toàn đường link
Biểu mẫu đăng ký nên ngắn: họ tên, cách liên hệ, chương trình quan tâm và câu hỏi muốn gửi trước. Hướng dẫn của W3C gợi ý thêm một câu hỏi về nhu cầu hỗ trợ tiếp cận ngay trên biểu mẫu và mời người tham dự nêu yêu cầu cụ thể, chẳng hạn cần phụ đề. Nếu buổi sẽ được ghi hình, ghi rõ điều đó trên trang đăng ký.[5]
Sau khi đăng ký, chuỗi thông báo là thứ giữ người ta nhớ tới buổi. W3C cũng khuyên giữ đúng lịch hết mức có thể và báo trước cho người tham dự khi có thay đổi. Một chuỗi gọn thường gồm:[5]
- Email hoặc tin nhắn xác nhận ngay khi gửi biểu mẫu, kèm nút thêm vào lịch.
- Lời nhắc trước một ngày, nhắc lại nội dung và người trình bày.
- Lời nhắc ngay trước giờ mở phòng, kèm đường link và cách vào phòng trên điện thoại.
- Thông báo riêng khi đổi giờ, đổi diễn giả hay đổi đường link.
- Sau buổi: lời cảm ơn, bản ghi, tài liệu và khảo sát ngắn.
Đường link vào phòng nên gửi riêng cho người đã đăng ký thay vì dán công khai trên fanpage. Hiện tượng Zoombombing, khi người lạ chen vào cuộc gọi video để phát nội dung phản cảm, từng khiến FBI cảnh báo về việc chiếm quyền các buổi họp và lớp học trực tuyến. Lời khuyên khi đó: giữ buổi họp ở chế độ riêng tư, yêu cầu mật khẩu hoặc phòng chờ để chỉ đúng người được vào, và chỉ cho người chủ trì chia sẻ màn hình. Tháng Tư năm 2020, Zoom cũng chuyển cài đặt mặc định sang yêu cầu mật khẩu và phòng chờ.[4]
Nếu đơn vị chưa có trang đăng ký riêng, dịch vụ Website khóa học của Thisme làm trang giới thiệu, biểu mẫu, trang cảm ơn và email xác nhận cho hội thảo trực tuyến, đồng thời đo người đăng ký dừng lại ở bước nào. Dịch vụ này không bảo đảm tỷ lệ đăng ký, vì kết quả còn phụ thuộc nội dung và nguồn truy cập.
Kịch bản và phân vai cho đội vận hành
Kịch bản của một buổi online nên chia theo từng đoạn thời gian, ghi ai nói, ai bấm gì và trên màn hình đang hiện gì. Hướng dẫn của W3C về sự kiện dễ tiếp cận khuyên mở đầu bằng phần tổng quan và kết thúc bằng phần nhắc lại những ý quan trọng nhất; đó là thói quen tốt cho mọi người xem và đặc biệt cần với người gặp khó khăn về nhận thức.[5]
Kể cả buổi nhỏ cũng nên tách rõ các vai dưới đây, dù một người có thể kiêm hai vai:
- Người dẫn: mở màn, giữ nhịp và giờ, chuyển giữa các phần, đọc câu hỏi đã được gom.
- Kỹ thuật (người chủ trì phòng): quản lý phòng chờ, quyền micro và quyền trình chiếu, bật và dừng ghi hình, xử lý khi diễn giả rớt mạng.
- Người trực chat: chào người mới vào, gửi đường link tài liệu, gom và lọc câu hỏi, ghi lại câu chưa kịp trả lời.
- Diễn giả: trình bày đúng phần và đúng giờ trong kịch bản, gửi slide trước cho kỹ thuật.
- Riêng ngày hội tư vấn: thêm một tư vấn viên cho mỗi phòng nhỏ và một người điều phối chuyển khách giữa các phòng.
Một buổi tổng duyệt trên đúng thiết bị và đường truyền sẽ dùng thật giúp phát hiện sớm lỗi âm thanh, chia sẻ màn hình hay chuyển quyền. W3C lưu ý nội dung chia sẻ qua màn hình thường không dễ tiếp cận, nên người tham dự cần nhận slide và tài liệu để mở trực tiếp; kết nối mạnh, ổn định cũng giúp lời người trình bày đến tai người nghe rõ ràng.[5]
Hãy chuẩn bị sẵn phương án cho sự cố: diễn giả mất kết nối thì người dẫn nói gì trong lúc chờ, ai giữ bản slide dự phòng để trình chiếu thay, đường link dự phòng gửi qua kênh nào. Ghi những phương án này ngay trong kịch bản để không ai phải tự xoay xở lúc đang phát.
Giữ người xem tương tác trong suốt buổi
Một sự kiện online có thể cho người tham dự kết nối qua nhiều kênh: gian hàng ảo, diễn đàn, khu gặp gỡ, khung chat, gọi video hay thoại với ban tổ chức và với nhau. Việc của đội vận hành là lên kế hoạch cho từng lần mời tương tác, thay vì chờ người xem tự lên tiếng:[1]
- Mở đầu bằng một câu hỏi dễ trả lời trong chat, ví dụ người xem đang ở tỉnh nào hay quan tâm chương trình nào.
- Sau mỗi phần nội dung, dành một khoảng ngắn cho câu hỏi thay vì dồn hết về cuối.
- Dùng bình chọn để chọn chủ đề đi sâu, nhưng luôn có cách trả lời khác như gõ vào chat.
- Mời một học viên cũ hoặc đồng nghiệp kể trải nghiệm thật trong vài phút.
- Với ngày hội tư vấn, chuyển người xem vào phòng nhỏ theo chương trình để hỏi riêng.
Cần cách trả lời thay thế vì, như W3C nhắc, bình chọn trực tuyến, xếp ghi chú trên bảng ảo hay phải trả lời thật nhanh có thể khó hoặc không làm được với một số người. Cũng nên bớt chữ trên mỗi slide: với nhiều người, vừa đọc chữ vừa nghe người nói là việc khó, nên phần bổ sung hãy đưa vào tài liệu gửi kèm.[5]
Ghi hình, phụ đề và gửi lại sau buổi
Bản ghi giúp người tham dự và cả người vắng mặt xem lại nội dung sau buổi: nội dung xem theo yêu cầu có thể lấy từ chính một buổi trực tiếp, và kho lưu trữ sự kiện cho người tham dự quay lại xem trọn một phiên, ôn nội dung hoặc tìm thêm thông tin. Thay vì gửi nguyên một tệp dài, hãy cắt theo chủ đề, bỏ đoạn chờ và thêm mục lục để người xem nhảy tới phần cần.[1]
W3C khuyên bản ghi gửi sau buổi cũng phải dễ tiếp cận, có phụ đề hoặc bản chép lời. Phụ đề tạo tự động không đáp ứng nhu cầu người dùng hay yêu cầu tiếp cận, trừ khi đã được xác nhận là chính xác hoàn toàn, và thường phải sửa nhiều; nếu buổi có người làm phụ đề trực tiếp thì bản ghi đăng lại vẫn cần sửa nhẹ. Chỉ thiếu một chữ “không” là phụ đề đã có thể nói ngược với lời người trình bày.[5][6]
Về quyền riêng tư, nhắc lại việc ghi hình ở đầu buổi, không chỉ trên trang đăng ký. Phần phòng nhỏ hay hỏi đáp có người tham dự bật camera nên cân nhắc không ghi, hoặc cắt khỏi bản gửi lại nếu chưa hỏi ý họ.
Khi số bản ghi tăng dần qua nhiều đợt, gửi từng đường link qua email sẽ khó tìm lại. Học viện trực tuyến của Thisme cho đơn vị một nơi mang thương hiệu riêng để đặt các bản ghi đã biên tập vào thư viện chung, gắn chủ đề và đối tượng, cho người dùng tìm bằng bộ lọc hoặc bộ sưu tập, và mở quyền xem theo nhóm. Với sự kiện nội bộ, có thể đưa bản ghi vào một khóa và theo dõi trạng thái hoàn thành khóa.
Câu hỏi của người tham dự và bản ghi còn là chất liệu cho đợt tuyển sinh sau. Dịch vụ Nội dung tuyển sinh của Thisme giúp chọn phần có giá trị từ hội thảo trực tuyến, câu hỏi của học viên và tài liệu chuyên gia, sắp theo khóa học và thời điểm tuyển sinh, rồi biên tập thành bài viết, email hay câu hỏi thường gặp; chuyên gia của đơn vị kiểm tra nội dung chuyên môn trước khi xuất bản.
Đo kết quả sau sự kiện
Một lợi thế của hình thức online là dữ liệu: hoạt động của từng người tham dự có thể được ghi nhận và đánh giá. Dù vậy, số đăng ký cao chưa nói lên buổi có hiệu quả. Nên đọc số người qua từng chặng, tính trên cùng danh sách người đăng ký, kèm vài chỉ số bổ sung:[1]
- Đăng ký: tổng số và theo từng kênh mời, để biết kênh nào mang lại đăng ký; muốn biết có đúng đối tượng không thì đối chiếu thêm chương trình quan tâm của người đăng ký.
- Tham dự: bao nhiêu người đăng ký thật sự vào phòng, đối chiếu với điểm danh.
- Ở lại: còn bao nhiêu người tới phần hỏi đáp và phần kết.
- Chỉ số bổ sung trước buổi: số người bấm xác nhận sẽ tham dự, lượt thêm vào lịch.
- Chỉ số bổ sung trong buổi: số câu hỏi, lượt bình chọn, chủ đề được hỏi nhiều.
- Chỉ số bổ sung sau buổi: đặt lịch tư vấn, ghi danh, hoàn thành khảo sát (với sự kiện nội bộ là hoàn thành việc được giao), lượt mở bản ghi và đoạn được xem nhiều.
Trong tuần sau buổi, họp ngắn với cả đội để ghi lại điều nên giữ, điều cần đổi và việc còn tồn, kèm người phụ trách. So sánh giữa các buổi có ý nghĩa hơn một con số đơn lẻ, nên dùng cùng một cách đếm cho mọi buổi.
Bước tiếp theo cho đơn vị của bạn
Tóm lại, một sự kiện trực tuyến chạy tốt cần nhiều hơn một đường link phòng họp: dạng sự kiện hợp mục tiêu, nền tảng hợp quy mô, chuỗi đăng ký và nhắc lịch, kịch bản có phân vai, kế hoạch tương tác, bản ghi có phụ đề và một cách đo thống nhất. Hãy bắt đầu từ buổi gần nhất trong lịch: dùng kịch bản theo vai và đo theo từng chặng, rồi so với buổi sau.
Nếu đơn vị đã tổ chức nhiều buổi và bản ghi, tài liệu đang nằm rải rác ở email và thư mục chia sẻ, có thể bắt đầu nhỏ với Học viện trực tuyến: chọn một nhóm người xem và một bộ sưu tập bản ghi ưu tiên, chốt quyền xem và báo cáo cần có, rồi mới mở rộng. Đăng ký buổi khảo sát để cùng xem lịch sự kiện cụ thể của đơn vị và chốt phạm vi làm thử.