Tin tức Thisme
Tạo thời khóa biểu online cho lớp học ở trung tâm: từ bảng tính đến lịch có phòng, giảng viên và học bù
Để tạo thời khóa biểu online cho trung tâm, bạn có thể bắt đầu bằng một bảng tính dùng chung hoặc một mẫu có sẵn. Ghi đủ lớp, buổi, phòng, giảng viên rồi chia sẻ cho những người liên quan. Khi số lớp tăng và bạn thường xuyên phải đổi phòng, đổi người dạy, xếp học bù hay đối chiếu điểm danh, nên chuyển dần sang điều phối lịch theo từng buổi. Khi đó mỗi lớp có một hồ sơ vận hành chung.
Tạo thời khóa biểu online cho trung tâm: bắt đầu từ đâu?
Bài này dành cho giáo vụ, điều phối lớp và quản lý trung tâm đang tự làm lịch học trên mạng. Đây không phải bài giới thiệu công cụ xếp lịch tự động. Bạn sẽ thấy ba phần. Phần đầu là cách dựng lịch bằng bảng tính sao cho ít lỗi. Phần giữa là những dấu hiệu cho biết cách làm này bắt đầu quá tải. Phần cuối là cách chuyển từng bước sang điều phối theo buổi mà không phải dừng các lớp đang chạy.
Quan điểm của chúng tôi khá thẳng: với vài lớp ổn định, bảng tính là đủ. Vấn đề thường không nằm ở công cụ mà ở số chỗ đang lưu lịch. Lịch có thể nằm cùng lúc trong bảng tính, nhóm Zalo và lịch cá nhân của từng giảng viên. Khi đó mỗi lần sửa là một lần có nguy cơ lệch.
Làm lịch học bằng bảng tính hoặc mẫu có sẵn
Google Trang tính, Excel trực tuyến hay một mẫu lịch tải về đều dùng được. Điều quan trọng là thứ tự làm, để mỗi bước dựa trên dữ liệu của bước trước.
- Liệt kê lớp và khóa học sẽ mở trong chu kỳ, kèm người phụ trách từng lớp.
- Xác định số buổi, ngày học và khung giờ của từng lớp, rồi tách mỗi buổi thành một dòng riêng.
- Gán phòng học (với lớp online là đường dẫn phòng trực tuyến) và ghi sức chứa ngay bên cạnh.
- Gán giảng viên và trợ giảng cho từng buổi, không chỉ cho cả lớp.
- Chia quyền: chỉ người làm lịch được sửa, những người còn lại chỉ xem.
- Gửi lịch cho học viên bằng một đường dẫn cố định thay vì ảnh chụp màn hình, vì ảnh chụp sẽ nhanh chóng lỗi thời.
Để giảm lỗi gõ tay, hãy tạo danh sách thả xuống trong ô cho cột phòng và cột giảng viên. Google Trang tính cho phép lấy danh sách này từ một dải ô, nên khi có phòng mới bạn chỉ sửa ở một chỗ. Nhờ vậy “Phòng A” và “P. A” không còn bị coi là hai phòng khác nhau khi kiểm tra trùng.[3]
Định dạng có điều kiện giúp nhìn ra trùng lịch bằng mắt. Bạn đặt một quy tắc dùng công thức tùy chỉnh để tô màu những dòng có cùng ngày, cùng giờ và cùng phòng, làm tương tự với cột giảng viên. Ô đổi màu là tín hiệu cần kiểm tra trước khi gửi lịch đi.[2]
Nếu muốn người dạy nhận nhắc trước giờ lên lớp, bạn có thể tạo mỗi buổi thành một sự kiện trên Google Lịch và mời họ làm khách. Cách này tiện, nhưng mỗi sự kiện lại là thêm một bản sao của lịch. Nếu bạn đổi phòng trong bảng tính mà quên sửa sự kiện, giảng viên vẫn đến phòng cũ.[1]
Nên ghi những cột thông tin nào cho mỗi buổi học?
- Lớp và buổi số (buổi thứ mấy trong khóa).
- Ngày, giờ bắt đầu và giờ kết thúc.
- Phòng học hoặc đường dẫn họp trực tuyến.
- Sức chứa của phòng và số học viên dự kiến.
- Giảng viên, trợ giảng và người hỗ trợ tại lớp.
- Tài liệu, thiết bị cần chuẩn bị trước buổi.
- Ghi chú thay đổi: đổi gì, ai đổi, đã báo những ai.
Ghi theo từng buổi thay vì theo lớp sẽ tốn dòng hơn. Bù lại, khi một buổi phải dời, bạn chỉ sửa đúng dòng đó mà không làm sai cả lịch. Cũng nên có một người duy nhất chịu trách nhiệm bản lịch hiện hành. Những người khác báo thay đổi cho người này chứ không tự sửa.
Khi nào lịch làm bằng bảng tính bắt đầu vướng?
Một lớp học phụ thuộc vào nhiều chi tiết diễn ra cùng lúc: lịch của giảng viên, phòng học, đường dẫn họp, danh sách học viên, thiết bị, tài liệu và người hỗ trợ. Khi những thông tin này nằm rải trong bảng tính, tin nhắn và lịch cá nhân, một thay đổi nhỏ có thể sinh ra nhiều phiên bản khác nhau. Các dấu hiệu dưới đây là lúc nên xem lại cách làm. Chúng không phải lỗi của người làm lịch.
Trùng phòng và vượt sức chứa
Hai lớp cùng giữ một phòng, hoặc lớp ghép đông hơn sức chứa, thường chỉ lộ ra khi học viên đã đứng ngoài cửa. Quy tắc tô màu ở trên giúp được phần nào, nhưng công thức kiểm tra trùng rất dễ vỡ. Chỉ cần ai đó chèn dòng, đổi tên phòng hoặc tạo bản sao để “thử xếp”, quy tắc sẽ không còn bao trùm đủ dữ liệu.
Đổi giảng viên sát giờ
Người dạy nhắn báo bận lúc sáng sớm, người điều phối phải dò lịch của nhiều người để tìm ai rảnh đúng khung giờ đó. Khi lịch đào tạo tăng lên, bảng tính giảng viên nhanh chóng thành điểm nghẽn. Lịch khả dụng thay đổi liên tục, và một người có thể bị phân cho nhiều lớp trùng giờ. Câu khó trả lời nhất là lớp nào bị ảnh hưởng và ai đã được báo. Phần này gắn chặt với việc theo dõi lịch rảnh của cả đội ngũ dạy, nên đáng được quản lý riêng, không chỉ là vài cột trong bảng lớp.
Học bù, bảo lưu và đổi lịch bị sót
Buổi học bù thường được thỏa thuận riêng giữa giáo vụ và một vài học viên, qua điện thoại hoặc tin nhắn, nên hay thiếu trong bản lịch chung. Học viên bảo lưu rồi quay lại cũng vậy. Thông báo thay đổi còn dễ đến nhầm nhóm: học viên biết nhưng trợ giảng không biết, hoặc ngược lại.
Điểm danh nằm tách khỏi lịch
Điểm danh nằm ở một file khác, lý do vắng ghi trong tin nhắn. Vì vậy cuối tuần, muốn biết ai cần học bù, bạn phải ghép tay hai nguồn. Lịch sử chỉnh sửa, nếu có, chỉ cho biết ô nào đã đổi. Nó không nói vì sao đổi phòng, đổi giờ, cũng không cho biết ai đã được báo. Khi có nhầm lẫn, việc lần lại rất mất công.
Chuyển dần sang điều phối lịch theo từng buổi như thế nào?
Bạn không cần chuyển toàn bộ lớp đang chạy ngay. Cách an toàn là thử với một nhóm lớp hoặc một chu kỳ mới. Trong thời gian đó, các lớp còn lại vẫn chạy theo bảng tính cũ.
- Chọn nhóm lớp làm thử, nên là nhóm hay phải đổi buổi để thấy rõ khác biệt. Quản lý trung tâm là người quyết định.
- Chốt quy tắc lịch, điểm danh, đổi buổi và người được thông báo cho từng loại thay đổi, trước khi mở lớp.
- Lập hồ sơ cho từng lớp và từng buổi, gồm kế hoạch hiện tại, phần đã sẵn sàng và việc còn thiếu.
- Trước mỗi ngày học, giáo vụ xem bảng theo dõi xung đột: buổi chưa có giảng viên, phòng vượt sức chứa, tài liệu chưa sẵn sàng.
- Hết chu kỳ, cùng nhìn lại các chỉ số vận hành rồi mới quyết định mở rộng sang các lớp khác.
Với sản phẩm Quản lý lớp học của Thisme, hồ sơ mỗi buổi gom về một chỗ những thứ sau: lịch, phòng học hoặc phòng trực tuyến cùng sức chứa, phân công giảng viên, trợ giảng và nhân sự hỗ trợ, danh sách lớp, điểm danh và lý do vắng. Trong ngày học, người vận hành bổ sung ghi chú và xử lý trường hợp đến muộn. Khi phải đổi lịch, chuyển phòng, tổ chức học bù hay bảo lưu, thay đổi được gửi đến đúng nhóm và lưu cùng người thực hiện. Nhờ vậy, nhật ký vận hành trả lời được câu hỏi ai đã đổi gì.
Có phải bỏ bảng tính và phần mềm đang dùng không?
Chưa cần bỏ. Danh sách ghi danh có thể nhận từ hệ thống quản lý khách hàng (nơi đội tư vấn lưu thông tin người quan tâm), hệ thống giáo vụ hoặc nền tảng học tập đang dùng. Dữ liệu điểm danh và trạng thái hoàn thành được trả lại theo khả năng tích hợp, tức là theo những gì các hệ thống thực sự trao đổi được với nhau. Kết nối lịch, phòng họp trực tuyến, thiết bị hay kênh gửi thông báo chỉ mở khi đã kiểm tra hệ thống thực tế của đơn vị. Các lớp chưa chuyển vẫn có thể giữ bảng tính như cũ.
Đo xem việc điều phối lịch đã tốt hơn chưa
- Lỗi lịch: trùng phòng, trùng người dạy, sai giờ phát hiện sau khi đã gửi lịch.
- Thời gian xử lý một yêu cầu đổi buổi, từ lúc nhận đến lúc mọi người liên quan được báo.
- Tỷ lệ buổi có điểm danh đầy đủ.
- Lớp thiếu nguồn lực: thiếu giảng viên, phòng hoặc tài liệu trước giờ học.
- Lượng yêu cầu hỗ trợ liên quan đến lịch.
Các chỉ số này phản ánh vận hành theo buổi, tách biệt với chất lượng nội dung và kết quả tự học. Hãy ghi lại mức hiện tại trước khi làm thử, để lúc so sánh có căn cứ thay vì cảm giác.
Câu hỏi thường gặp về lịch học trực tuyến
Vẫn điều phối được bằng Excel và Zalo thì có cần hệ thống riêng không?
Chưa chắc. Nếu lịch ít thay đổi và mọi người vẫn xem cùng một bản, cứ giữ cách đang làm. Hệ thống riêng phù hợp khi số lớp, buổi, giảng viên và thay đổi đã làm thông tin lệch giữa nhiều nơi, học bù dễ sót hoặc hậu cần khó truy vết. Lúc đó, lịch, điểm danh, phân công và thông báo được gom về từng buổi.
Công cụ có tự xếp lịch giúp không?
Trọng tâm ở đây là điều phối và theo dõi thay đổi theo buổi, không phải thuật toán xếp thời khóa biểu. Bảng theo dõi nêu các xung đột để đội ngũ xử lý sớm. Người điều phối vẫn là người quyết định ai dạy, phòng nào, giờ nào.
Quản lý lớp học có lo nội dung bài học và tiến độ tự học không?
Phần đó không nằm ở đây. Nội dung, tiến độ tự học và quyền truy cập khóa thuộc nền tảng học tập. Thiết kế chương trình và quản lý đào tạo toàn doanh nghiệp thuộc sản phẩm khác. Phạm vi của sản phẩm này dừng tại vận hành lớp theo buổi và nguồn lực thực tế.
Bước tiếp theo cho trung tâm của bạn
- Đếm xem lịch của một lớp đang nằm ở bao nhiêu nơi: bảng tính, nhóm chat, lịch cá nhân, giấy dán ở quầy.
- Ghi tên người đang cập nhật bản hiện hành, và người làm thay khi họ nghỉ.
- Xác định học bù, bảo lưu đang được ghi ở đâu và những ai biết.
- Chọn một nhóm lớp hoặc chu kỳ sắp mở có thể dùng để làm thử.
Tạo thời khóa biểu online bằng bảng tính vẫn là điểm khởi đầu hợp lý. Vấn đề chỉ đến khi lịch phải sống ở quá nhiều nơi. Nếu thời khóa biểu của trung tâm đang nằm rải rác giữa bảng tính, tin nhắn và lịch cá nhân, hãy đăng ký buổi khảo sát với Thisme. Chúng ta sẽ cùng xem cách bạn đang xếp lịch, đổi buổi và học bù. Sau đó, hai bên chọn một nhóm lớp hoặc một chu kỳ mới để làm thử điều phối theo từng buổi, theo những việc đã thống nhất.