Tin tức Thisme
Tạo trắc nghiệm online từ file Word: chuẩn hóa câu hỏi, nhập vào ngân hàng và rà lỗi
Muốn tạo trắc nghiệm online từ file Word mà không phải gõ lại, đừng tải nguyên file cũ lên rồi chờ công cụ tự hiểu. Hãy đưa từng câu về một mẫu cố định gồm phần dẫn, các phương án, đáp án đúng và lời giải thích, gắn thẻ chủ đề và độ khó, nhập thử một phần nhỏ, đối chiếu báo cáo lỗi, rồi mới chuyển cho chuyên gia duyệt. Chỉ những câu đã qua bước duyệt mới được lắp vào đề. Bài này dành cho trung tâm và đơn vị đào tạo đang giữ cả thư mục file đề cũ do nhiều giảng viên soạn qua các năm.
Vì sao nhập thẳng file Word cũ hay bị lỗi?
File đề ở các trung tâm thường được soạn cho mắt người đọc: đáp án tô đậm, phương án xếp hai cột cho đỡ tốn giấy, bảng đáp án dồn xuống trang cuối. Người nhìn hiểu ngay, còn công cụ nhập thì không nhìn theo cách đó. Tệp .docx là một gói nén chứa dữ liệu dạng XML, và mỗi công cụ nhập có quy tắc riêng để nhận ra đâu là câu hỏi, đâu là đáp án. Cách chắc chắn nhất là đừng để thông tin quan trọng như đáp án chỉ nằm trong kiểu chữ đậm hay màu chữ; hãy viết nó thành chữ, rồi đọc hướng dẫn nhập của công cụ bạn định dùng.[6]
Với file của đơn vị đào tạo Việt Nam còn một lỗi riêng: phông chữ. Nhiều phông dùng để soạn thảo trước đây được mã hóa theo bảng mã VNI hoặc TCVN3 thay vì Unicode. Khi mở trên máy hoặc phần mềm không hỗ trợ bảng mã đó, chữ có dấu có thể hiện thành ký tự lạ. Ngay cả khi đã dùng Unicode, dấu tiếng Việt vẫn có thể được lưu ở dạng ký tự dựng sẵn hoặc ký tự tổ hợp. Hai dạng trông giống hệt nhau, nhưng phần mềm không chuẩn hóa sẽ không coi chúng là một khi tìm kiếm hay so trùng.[3][4]
Trước khi nhập, hãy mở từng file và soát nhanh những dấu hiệu sau:
- Đáp án chỉ được đánh dấu bằng in đậm, gạch chân hoặc màu chữ.
- Nhiều phương án nằm chung một dòng, cách nhau bằng phím tab hoặc dấu cách.
- Bảng đáp án để riêng ở cuối file, tách khỏi câu hỏi.
- Số thứ tự câu do Word tự đánh, lẫn với số gõ tay.
- Hình, sơ đồ hoặc công thức được chèn dạng ảnh nổi hay đối tượng riêng.
- Một file trộn nhiều chương, nhiều mức độ mà không ghi chủ đề.
- Chữ có dấu hiển thị sai khi mở trên máy khác.
Công cụ nhập từ Word làm được gì và không làm được gì?
Lấy Microsoft Forms làm ví dụ. Tính năng Quick Import cho phép tải lên một file Word hoặc PDF tối đa 10MB và chuyển nó thành biểu mẫu hay bài quiz để bạn xem, sửa trước khi gửi. Theo trang hỗ trợ của Microsoft, công cụ hiện chỉ chuyển được tiêu đề, câu nhiều lựa chọn và câu trả lời mở. Câu nối cột hoặc câu có nhiều chỗ trống bị đổi thành câu trả lời mở, còn ký hiệu và phương trình phức tạp chưa được hỗ trợ.[1]
Các bước làm trên Forms, theo hướng dẫn của Microsoft:[1]
- Mở forms.office.com, chọn Quick Import, rồi chọn Upload from this device.
- Chọn file Word hoặc PDF trên máy, dung lượng không quá 10MB; bản mới được tự lưu trong mục Recent hoặc My forms.
- Chọn Form hoặc Quiz. Muốn có bài trắc nghiệm chấm điểm thì chọn Quiz.
- Khi chuyển xong, chọn Start review. Forms đánh dấu ba loại góp ý: nội dung bị thiếu, kết quả chuyển đổi chưa chắc chắn và loại câu không hỗ trợ.
- Bấm vào từng mục được tô nổi, sửa lại rồi chọn Resolved.
- Chọn từng câu để thêm đáp án đúng và các giá trị khác của bài quiz, sau đó xem trước rồi mới gửi.
Microsoft cũng khuyên tách rõ câu hỏi với phương án, bỏ hình và phương trình phức tạp khỏi file để kết quả chuyển tốt hơn. Trang hỗ trợ ghi rằng tiếng Anh được chuyển chính xác hơn các ngôn ngữ khác, nên với file tiếng Việt, hãy dành thời gian đọc lại từng câu sau khi nhập.[1]
Dù bạn tạo quiz trắc nghiệm từ file Word trên Forms hay trên một nền tảng khác, điểm chung vẫn vậy: công cụ phải dựa vào cách file được trình bày để nhận ra đâu là câu hỏi, đâu là phương án, đâu là đáp án. File được trình bày nhất quán thường để lại ít chỗ phải sửa hơn sau khi nhập. Vì thế, bên cạnh việc chọn công cụ hỗ trợ đúng loại câu bạn cần, hãy đầu tư chuẩn hóa file nguồn trước.
Mẫu chuẩn cho một câu hỏi trước khi nhập
Một câu trắc nghiệm gồm phần dẫn, tức câu hỏi hoặc mệnh đề cần hoàn thành, và các phương án để chọn. Phương án đúng gọi là đáp án, các phương án sai gọi là phương án nhiễu; với câu một lựa chọn, chỉ một phương án được đánh dấu là đúng. Mẫu chuẩn chỉ cần biến các phần đó thành những dòng có nhãn rõ ràng, cộng thêm thông tin để quản lý câu về sau.[2]
Ví dụ, một câu trong khóa tin học văn phòng sau khi chuẩn hóa trông như sau:
- Câu hỏi: Trong Excel, hàm nào trả về giá trị lớn nhất trong một vùng ô?
- A. SUM
- B. MAX
- C. COUNT
- D. AVERAGE
- Đáp án: B
- Giải thích: MAX trả về giá trị lớn nhất; SUM tính tổng, COUNT đếm ô chứa số, AVERAGE tính trung bình.
- Chủ đề: hàm thống kê cơ bản. Mục tiêu: dùng được các hàm tổng hợp dữ liệu.
- Độ khó: dễ. Loại câu: một lựa chọn.
- Nguồn: giáo trình nội bộ, phần hàm thống kê. Người soạn và người duyệt: ghi tên.
Đây là mẫu nội bộ để chuẩn bị và đối chiếu, không phải cú pháp nhập dùng chung cho mọi công cụ. Mỗi hệ thống có mẫu file và danh sách trường riêng: có nơi đọc được dòng đáp án và thẻ, có nơi như Forms thì phải thêm đáp án cho từng câu sau khi chuyển. Hãy tải mẫu của công cụ đích về, rồi ánh xạ từng dòng trong mẫu nội bộ sang đúng trường của nó.
Những quy ước nên chốt bằng văn bản trước khi ai bắt đầu sửa file:
- Mỗi câu mở đầu bằng nhãn “Câu hỏi:”, không dùng kiểu đánh số tự động của Word.
- Mỗi phương án nằm trên một dòng riêng, bắt đầu bằng chữ cái in hoa và dấu chấm.
- Đáp án ghi thành chữ ngay dưới câu, không chỉ dựa vào in đậm hay màu.
- Câu có nhiều đáp án đúng ghi rõ loại câu và liệt kê đủ các đáp án.
- Lời giải thích viết cho học viên đọc sau khi làm bài, không chỉ ghi “xem giáo trình”.
- Thẻ chủ đề, mục tiêu và độ khó chọn từ danh sách chung, không tự đặt tên mới.
- Hình và công thức đặt ở dòng riêng, tên tệp ảnh theo mã câu để gắn lại sau.
Quy trình tạo trắc nghiệm online từ file Word cho trung tâm đào tạo
Hãy coi việc này là một đợt chuyển dữ liệu nhỏ, không phải một lần bấm nút. Trình tự dưới đây mượn cách làm của sản phẩm Làm giàu dữ liệu mà chúng tôi cung cấp: kiểm kê nguồn, quyền sử dụng và người chịu trách nhiệm trước, sau đó mới chuẩn hóa định dạng, phát hiện bản trùng và bổ sung thông tin chú thích.
Bước một: Kiểm kê file và người phụ trách
Gom mọi file đề của học phần về một chỗ và lập bảng kê: tên file, người soạn, khóa hoặc chương liên quan, lần dùng gần nhất, còn khớp giáo trình hiện hành hay không. File không rõ ai soạn hoặc dựa trên giáo trình đã bỏ thì để riêng, chưa nhập. Chọn một chương hoặc một học phần làm đợt đầu.
Bước hai: Chuyển phông và đưa về mẫu chuẩn
Làm trên bản sao của file. Xem tên phông trong file, hỏi lại người soạn nếu cần, để xác định bảng mã nguồn là VNI hay TCVN3. Trong công cụ chuyển mã, chọn đúng bảng mã nguồn và đích là Unicode, rồi đọc lại vài đoạn nhiều dấu để chắc chữ không vỡ. File đã là Unicode thì không chuyển mã lần nữa. Sau đó sửa từng câu theo mẫu ở trên. Với file dài, người phụ trách nên làm mẫu một trang đầu rồi mới giao phần còn lại, để mọi người sửa theo cùng một cách.[3]
Bước ba: Gắn thẻ chủ đề, mục tiêu và độ khó
Trong sản phẩm Đánh giá và chứng nhận, đội chuyên môn quản lý câu hỏi theo mục tiêu, chủ đề, độ khó, đáp án, giải thích và phiên bản. Vì vậy, khi bắt đầu từ câu hỏi hiện có, hai bên thống nhất trước thông tin chú thích, cách đặt phiên bản và trạng thái duyệt. Ghi sẵn các thẻ này trong file chuẩn bị để người phụ trách đối chiếu sau khi nhập; trường nào công cụ đích không đọc được thì bổ sung trên hệ thống. Mức khó ghi lúc này là phán đoán của người soạn, sẽ được xem lại khi có kết quả làm bài thật.
Bước bốn: Nhập thử một phần nhỏ và đối chiếu
Nhập chương đã chọn trước, chưa nhập cả kho. Xong đợt đó, so số câu trong file với số câu trên hệ thống, đọc báo cáo lỗi nếu công cụ có, và mở ngẫu nhiên vài câu để so từng chữ với bản gốc. Lỗi lặp ở nhiều câu thường nằm ở mẫu hoặc ở cách sửa file, nên hãy sửa trong file nguồn rồi nhập lại, thay vì vá từng câu trên hệ thống.
Ví dụ với câu Excel ở trên: trong file cũ, câu được đánh số tự động, bốn phương án nằm chung một dòng và đáp án B chỉ được in đậm. Sau khi sửa theo mẫu, mỗi phương án nằm một dòng và đáp án ghi thành chữ. Khi đối chiếu trên hệ thống, kiểm tra câu có đủ bốn phương án, đáp án đúng là B, lời giải thích còn nguyên và các thẻ đã được gắn; xong thì ghi tên người đối chiếu vào bảng kê.
Bước năm: Chuyên gia duyệt rồi mới lên đề
Câu lấy từ file cũ vẫn cần người có chuyên môn duyệt: đáp án còn đúng không, lời giải thích có khớp không, câu còn bám giáo trình hiện hành không. Ở Thisme, quản trị viên lắp ráp đề theo bản thiết kế đề từ những câu hỏi đã duyệt; đơn vị vẫn cần thống nhất trạng thái duyệt và kiểm tra đề trước khi tổ chức kỳ thi.
Danh sách rà lỗi sau khi nhập
Sau mỗi đợt nhập, người phụ trách đi qua các mục dưới đây trước khi chuyển câu cho chuyên gia:
- Số câu trên hệ thống khớp với số câu trong file nguồn của đợt đó.
- Câu một lựa chọn có đúng một đáp án được đánh dấu.
- Không phương án nào bị gộp vào phần dẫn hoặc tách thành câu mới.
- Chữ có dấu hiển thị đúng, không có ký tự lạ hay ô vuông.
- Hình, bảng và công thức nằm đúng câu, xem rõ được trên điện thoại.
- Mỗi câu có lời giải thích và đủ thẻ chủ đề, mục tiêu, độ khó.
- Không có câu trùng hoặc gần trùng với câu đã có trong kho.
- Câu dựa trên nội dung giáo trình đã bỏ được đánh dấu để xem xét.
Câu trùng là lỗi khó thấy nhất khi gom file của nhiều người: cùng một nội dung xuất hiện ở hai file với cách viết hơi khác. Trong Làm giàu dữ liệu, hệ thống nhận diện bản ghi trùng, trường thiếu và mâu thuẫn theo quy tắc đã duyệt, mọi phép biến đổi đều để lại dấu vết cho người phụ trách kiểm tra. Với kho câu hỏi cũng vậy: giữ một bản, ghi lại bản nào đã được gộp. Khi so trùng bằng phần mềm, hãy bảo đảm công cụ xử lý được các dạng Unicode tương đương, hoặc chuẩn hóa chữ có dấu về cùng một dạng trước khi so.[4]
Tạo quiz từ file PDF, Excel hay từ hệ thống cũ thì sao?
Cách tạo trắc nghiệm từ file nào cũng giống nhau ở một điểm: nguồn càng có cấu trúc, càng ít phải sửa. File PDF xuất từ Word mà vẫn chọn được chữ thì xử lý gần giống Word. PDF scan chỉ là ảnh chụp trang, phải nhận dạng chữ hoặc gõ lại, và cần soát dấu tiếng Việt kỹ hơn. Bảng tính thường dễ kiểm tra nếu mỗi dòng là một câu và mỗi cột là một trường: phần dẫn, từng phương án, đáp án, giải thích, thẻ; chỉ cần xác nhận hệ thống đích nhận định dạng và các trường đó.
Nếu câu hỏi đang nằm trong một nền tảng học tập cũ, hãy hỏi xem hệ thống đó xuất được định dạng nào. QTI là đặc tả định dạng chuẩn để biểu diễn nội dung đánh giá và kết quả, hỗ trợ trao đổi giữa công cụ soạn, hệ thống tổ chức thi, kho lưu trữ và nền tảng học tập. Xuất theo một định dạng có cấu trúc như vậy thường đỡ việc chuẩn hóa lại hơn so với chép ra Word rồi nhập lần nữa.[5]
Khi việc chuyển câu hỏi nằm trong một đợt đổi nền tảng lớn hơn, nên làm như một dự án di chuyển: chuyển thử một nhóm dữ liệu đại diện, đối chiếu số lượng và nội dung mẫu, rồi mới chuyển chính thức. Đó cũng là cách sản phẩm Di chuyển nền tảng học tập của Thisme xử lý khóa học, tài khoản người dùng và lịch sử học.
Sau kỳ thi đầu tiên: dùng kết quả để soát lại câu
Nhập và duyệt xong chưa phải là hết. Theo lý thuyết trắc nghiệm cổ điển, mỗi câu thường được xem qua hai chỉ số: tỷ lệ thí sinh trả lời đúng, gọi là độ khó của câu, và mức tương quan giữa câu đó với tổng điểm, gọi là độ phân biệt. Phân tích theo từng phương án cũng giúp chẩn đoán vấn đề, chẳng hạn một phương án nhiễu gây nhầm lẫn.[7]
Với trung tâm đào tạo, cách dùng đơn giản nhất là lọc ra những câu gần như ai cũng đúng, gần như ai cũng sai, hoặc có phương án nhiễu không ai chọn, rồi đưa vào danh sách xem lại. Bên cạnh đó, hãy theo dõi tỷ lệ câu hỏi phải sửa, số trường hợp ngoại lệ và yêu cầu phúc khảo sau mỗi kỳ, là những chỉ số sản phẩm đánh giá của Thisme gợi ý để biết quy trình có đáng tin hơn không.
Bắt đầu từ một học phần
Tạo trắc nghiệm online từ file Word sẽ nhẹ hơn nhiều nếu bạn làm theo đợt: một học phần, một mẫu chuẩn, một vòng nhập thử và rà lỗi, rồi chuyên gia duyệt. Sản phẩm Đánh giá và chứng nhận của Thisme có thể dùng độc lập hoặc kết nối với nền tảng học tập và hệ thống quản lý học viên đang có; việc kết nối cụ thể chỉ được xác nhận sau khi kiểm tra. Đơn vị vẫn quyết định quy tắc kỳ thi, điểm chính thức và cách phúc khảo.
Nếu bạn đang có một thư mục file đề cũ và muốn đưa chúng vào kho câu hỏi có thẻ, phiên bản và người duyệt rõ ràng, hãy đăng ký buổi khảo sát. Chúng ta sẽ cùng xem vài file mẫu, chốt mẫu chuẩn và chọn một học phần làm thử trước khi mở rộng.