Tin tức Thisme
Coaching and mentoring: khác nhau thế nào và khi nào bộ phận đào tạo nên kết hợp
Khác biệt cốt lõi giữa coaching and mentoring nằm ở cách hỗ trợ. Coaching giúp một người tự tìm ra cách đạt một mục tiêu cụ thể trong thời gian xác định, chủ yếu bằng câu hỏi. Mentoring là quan hệ dài hơn, trong đó người có kinh nghiệm chia sẻ hiểu biết, lời khuyên và định hướng nghề nghiệp. Hãy chọn coaching khi cần thay đổi một hành vi hay kỹ năng rõ ràng, chọn mentoring khi cần truyền kinh nghiệm và mạng lưới. Kết hợp cả hai khi một vai trò vừa có khoảng trống kỹ năng cụ thể vừa cần người đi trước dẫn đường.[1][2]
Coaching và mentoring khác nhau ở điểm cốt lõi nào?
Theo Wikipedia, coaching là quá trình hỗ trợ một người đạt một mục tiêu cá nhân hoặc nghề nghiệp cụ thể. Coaching thường được phân biệt với mentoring ở chỗ tập trung vào nhiệm vụ hay mục tiêu rõ ràng thay vì phát triển chung. Mentorship được mô tả là quan hệ trong đó người có kinh nghiệm hơn hướng dẫn người ít kinh nghiệm hơn. Nói gọn: coach giúp người được kèm tự tìm câu trả lời, còn mentor trao lại kinh nghiệm của chính mình.[1][2]
Hai cách này không loại trừ nhau. Cùng một trưởng nhóm có thể hỏi kiểu coach trong buổi bàn kế hoạch của nhân viên, rồi ở buổi khác kể lại cách mình từng xử lý một tình huống khó như một mentor. Điều cần làm rõ là buổi hôm đó đang ở vai nào, ai dẫn dắt và có phải buổi đánh giá hay không. Người được kèm thường lo nhất câu hỏi cuối, nên hãy trả lời trước khi họ phải hỏi.
Bảng so sánh coaching và mentoring theo năm tiêu chí
- Mục tiêu. Coaching: một mục tiêu hoặc hành vi cụ thể, ví dụ phản hồi cho nhân viên rõ ràng hơn. Mentoring: phát triển nghề nghiệp rộng hơn, định hướng và mạng lưới quan hệ.
- Thời gian. Coaching: thường có số buổi và thời hạn xác định từ đầu. Mentoring: thường kéo dài hơn, nhịp gặp linh hoạt theo nhu cầu.
- Người dẫn. Coaching: người được kèm đặt chương trình nghị sự cùng coach. Mentoring: mentor có chuyên môn hoặc kinh nghiệm liên quan đến vai trò thường dẫn dắt.
- Cách đặt câu hỏi. Coaching: chủ yếu hỏi mở để người được kèm tự nghĩ, chẳng hạn theo khung GROW gồm Goal, Reality, Options, Will. Mentoring: kể kinh nghiệm, góp ý, giới thiệu người và nguồn tham khảo.
- Đo kết quả. Coaching: đối chiếu với mục tiêu đã chốt ở buổi mở đầu. Mentoring: khó đo hơn, thường theo dõi qua mục tiêu phát triển, bằng chứng mới và nhận xét qua từng lần gặp.
Bảng trên mô tả xu hướng thường gặp, không phải ranh giới cứng. Chúng tôi cũng không đưa con số hiệu quả nào cho từng cách vì chưa có nguồn đủ chắc để dẫn. Khi cần thuyết phục ban lãnh đạo, mục tiêu và bằng chứng của chính chương trình sẽ có sức nặng hơn.
Khi nào bộ phận đào tạo nên chọn coaching?
Coaching hợp nhất khi khoảng trống đã gọi được tên. Một quản lý mới được thăng chức thường biết lý thuyết giao việc và phản hồi, nhưng đến lúc làm thật lại tự làm thay hoặc góp ý quá chung. Đó là chỗ coaching phát huy: người nhận hỗ trợ đặt mục tiêu, thử cách mới trong công việc rồi quay lại cùng coach xem điều gì hiệu quả.
- Khoảng trống cụ thể: mô tả được bằng một hành vi, ví dụ giao việc kèm tiêu chí hoàn thành.
- Đã có kiến thức, chưa có hành động: người đó đã học qua nội dung liên quan nhưng cách làm hằng ngày chưa đổi.
- Cần mốc kết thúc rõ: hai bên chốt từ đầu sẽ kiểm tra tiến bộ bằng gì và khi nào dừng.
- Người nhận hỗ trợ sẵn sàng tự đặt mục tiêu thay vì chờ được chỉ việc.
Khi nào nên chọn mentoring?
Mentoring phù hợp khi thứ cần truyền là kinh nghiệm ngầm: cách tổ chức thật sự ra quyết định, ai cần được hỏi trước khi gửi đề xuất, văn hóa làm việc mà tài liệu hội nhập không ghi hết. Ba nhóm thường cần nhất là nhân sự mới đang hội nhập, người chuyển sang vai trò hoặc lĩnh vực mới, và nhân sự kế cận cần người đi trước giới thiệu mạng lưới, gợi ý hướng đi nghề nghiệp. Lợi thế về nguồn lực là mentoring dựa vào chuyên môn nội bộ sẵn có; cái giá là thời gian của những người giỏi nhất, nên phạm vi phải rõ.
Ngoài cặp một kèm một, trang Mentorship trên Wikipedia còn nêu các dạng như mentoring chính thức và không chính thức, mentoring ngược (người ít thâm niên chia sẻ hiểu biết với người lâu năm) và mentoring nhóm (một mentor làm việc với nhiều người cùng lúc). Dạng nhóm đáng cân nhắc khi người giàu kinh nghiệm ít hơn nhiều so với nhu cầu.[2]
Khi nào kết hợp cả hai trong một chương trình phát triển năng lực?
Nên kết hợp khi một vai trò vừa có khoảng trống kỹ năng cụ thể, vừa cần định hướng dài hạn. Nguyên tắc là đi từ yêu cầu của vai trò trước, chọn hình thức kèm cặp sau. Trong sản phẩm Phát triển năng lực của Thisme, mỗi vai trò được nối với từ điển kỹ năng, cấp độ và mức kỳ vọng; khoảng trống được so sánh theo cá nhân, nhóm và vai trò rồi ưu tiên theo mục tiêu tổ chức. Từ danh sách ưu tiên đó, đội phụ trách đào tạo quyết định khoảng trống nào giao cho coach, khoảng trống nào cần mentor.
- Mentor: lo định hướng, chia sẻ kinh nghiệm và giới thiệu người cần gặp; không nhận thêm mục tiêu ngắn hạn của coach.
- Coach: lo một mục tiêu ngắn hạn có mốc kết thúc, giúp người nhận hỗ trợ tự tìm cách làm.
- Quản lý trực tiếp: nắm tiến độ chung và gỡ vướng về công việc; thường không nên làm mentor của chính nhân viên mình khi người đó cần không gian nói thẳng, nhưng có thể hỏi kiểu coach trong các buổi một kèm một thường lệ.
- L&D/HR: điều phối để hai vai không trùng việc, ghép cặp và theo dõi nhịp gặp.
Ví dụ cách kết hợp theo nhóm vai trò
- Nhân sự mới: mentor đồng hành theo các mốc hội nhập như ngày đầu, tuần đầu và giai đoạn thử việc; coaching ngắn chỉ mở khi lộ ra một kỹ năng cần cải thiện.
- Quản lý mới thăng chức: coaching cho kỹ năng quản lý cụ thể như giao việc, phản hồi; mentor là một quản lý lâu năm ở bộ phận khác.
- Chuyên gia chuẩn bị làm người hướng dẫn: mentoring về cách truyền đạt cho người mới, coaching để luyện kỹ năng đặt câu hỏi.
Đây là ví dụ minh họa cách phân vai, không phải câu chuyện của một khách hàng cụ thể. Khi áp dụng, hãy thay bằng nhóm vai trò mà đơn vị bạn đang vướng nhiều nhất.
Bộ phận đào tạo cần làm gì để ghép cặp và theo dõi?
Vai trò của L&D/HR là dựng khung, ghép cặp và theo dõi nhịp; nội dung từng cuộc trao đổi thuộc về các cặp. Khi ranh giới này rõ, người tham gia dám nói thật, còn đội phụ trách vẫn biết chương trình đang chạy hay đã dừng giữa chừng.
Ghép cặp dựa trên vai trò, kỹ năng và mục tiêu
- Bước đầu: xác định vai trò, kỹ năng kỳ vọng và phần còn thiếu của người được kèm, trước khi nghĩ đến tên coach hay mentor.
- Với từng khoảng trống, chọn hình thức: hành vi cụ thể thì coaching, kinh nghiệm và định hướng thì mentoring.
- Chọn mentor theo kinh nghiệm liên quan và lịch thật sự có thể dành; tránh ghép với sếp trực tiếp khi người được kèm cần nói thẳng về khó khăn.
- Gửi người nhận vai mentor một bản phạm vi ngắn gồm mục đích của cặp, tần suất gặp, thời hạn và ai theo dõi, để vai này không thành việc phát sinh không tên.
- Ở buổi đầu, cặp tự thống nhất mục tiêu, nhịp gặp, thời hạn và điều gì được giữ riêng giữa hai người.
Nếu đơn vị dùng sản phẩm của Thisme, căn cứ ghép cặp có thể lấy từ bản đồ vai trò và kỹ năng cùng phần còn thiếu đã phân tích. Các mức kỹ năng do quản lý và chuyên gia rà soát trước khi dùng cho kế hoạch phát triển, nên việc ghép cặp không dựa trên một nhãn máy tự gán. Sản phẩm có thể kết nối với hệ thống nhân sự, nền tảng học tập, hệ thống đánh giá và danh mục hiện có mà không bắt buộc thay chúng.
Theo dõi qua các lần trao đổi định kỳ
Đếm số buổi đã gặp không nói được nhiều. Điều đáng ghi sau mỗi chu kỳ là mục tiêu hiện tại, kế hoạch hành động và tiến độ so với lần trước. Trong sản phẩm của Thisme, trợ lý hướng dẫn giúp từng người làm rõ mục tiêu nghề nghiệp, phản ánh điểm mạnh hoặc nhu cầu từ dữ liệu được phép và chuyển mục tiêu thành kế hoạch hành động; các lần trao đổi định kỳ ghi nhận tiến độ và cho phép chuyển sang quản lý hoặc chuyên gia khi vấn đề vượt phạm vi của cặp.
Với nhân sự mới, hãy gắn mentoring vào hành trình hội nhập đã có. Thisme cho phép chia hành trình theo các mốc ngày đầu, tuần đầu hoặc giai đoạn thử việc, kèm tài liệu, nhiệm vụ, buổi gặp và người phụ trách; HR, L&D và quản lý trực tiếp theo dõi tiến độ, xác nhận các mốc và nhận diện trường hợp cần hỗ trợ.
Đo kết quả mà không biến thành công cụ đánh giá nhân sự
- Khoảng thiếu đã được xác nhận: người được kèm và người rà soát cùng đồng ý đây là điều cần cải thiện.
- Hoạt động học đã hoàn thành, gắn với khoảng thiếu đó.
- Bằng chứng mới từ công việc, ví dụ một bản kế hoạch giao việc đã dùng thật.
- Tiến bộ qua các lần trao đổi định kỳ, ghi bằng lời của chính cặp; đây cũng là cách đo mentoring khi mục tiêu không cụ thể như coaching.
Những hiểu lầm thường gặp khi so sánh mentoring vs coaching
- “Coaching chỉ dành cho lãnh đạo cấp cao”: cách này dùng được ở nhiều cấp, miễn mục tiêu đủ rõ.
- “Mentor phải là sếp”: mentor thường hữu ích hơn khi không có quan hệ đánh giá trực tiếp với người được kèm.
- “Có chương trình là xong”: thiếu ghép cặp, nhịp theo dõi và người phụ trách, nhiều cặp sẽ dừng sau vài buổi; ghép sai người cũng dẫn tới kết cục đó.
- “Phải chọn một trong hai”: nhiều chương trình dùng cả hai cho các giai đoạn khác nhau của cùng một người.
Bắt đầu từ đâu: làm thử coaching and mentoring với một nhóm vai trò
- Chọn một nhóm vai trò có nhu cầu rõ, như nhân sự mới hoặc quản lý mới; L&D chốt nhóm này cùng trưởng bộ phận liên quan.
- Gom yêu cầu công việc và bằng chứng hiện có, chỉ định quản lý và chuyên gia rà soát các mức kỹ năng.
- Chọn coaching, mentoring hoặc kết hợp cho từng khoảng trống; chốt nhịp gặp, cách ghi tiến độ và cách xử lý cặp bị chậm.
- Chạy trọn một chu kỳ, cùng xem lại những gì đã ghi rồi mới mở rộng sang nhóm khác.
Nếu bộ phận đào tạo của bạn muốn nối coaching and mentoring với vai trò, kỹ năng và lộ trình phát triển có người rà soát, hãy đăng ký buổi khảo sát với Thisme. Chúng ta sẽ chọn một nhóm vai trò để làm thử, thống nhất cách ghép cặp, nhịp gặp định kỳ và những gì cần theo dõi.