Tin tức Thisme
Community of practice là gì? Cách lập cộng đồng thực hành cho giảng viên và đội đào tạo
Community of practice (cộng đồng thực hành, viết tắt CoP) là một nhóm người cùng quan tâm hoặc đam mê một việc họ làm, và học cách làm việc đó tốt hơn nhờ trao đổi với nhau đều đặn. Nhóm chỉ thành cộng đồng thực hành khi có đủ ba yếu tố: một lĩnh vực chung, các mối quan hệ học hỏi lẫn nhau, và một kho kinh nghiệm, công cụ, cách xử lý tình huống mà các thành viên cùng xây. Ở trung tâm đào tạo, trường hay phòng đào tạo doanh nghiệp, đó có thể là nhóm giảng viên cùng dạy một môn hoặc đội tư vấn tuyển sinh gặp nhau để gỡ những ca khó.[1][5]
Bài viết dành cho quản lý đào tạo, trưởng bộ môn và người làm L&D muốn lập một cộng đồng như vậy: nó khác nhóm dự án hay khóa học ở đâu, khởi động theo trình tự nào, người điều phối làm gì, sinh hoạt định kỳ ra sao, lưu tri thức chung thế nào và đo giá trị bằng gì.
Community of practice là gì và gồm những yếu tố nào?
Khái niệm này do nhà nhân học Jean Lave và nhà lý luận giáo dục Etienne Wenger đưa ra trong cuốn Situated Learning năm 1991, khi nghiên cứu cách người học nghề tiếp thu tay nghề. Họ nhận thấy người học việc học chủ yếu từ thợ đã lành nghề và những người học trước, chứ không chỉ từ một ông thầy; cộng đồng ấy đóng vai trò như một chương trình học sống. Wenger mở rộng khái niệm trong cuốn sách năm 1998.[1][2]
Theo Wenger-Trayner, ba yếu tố sau phải có cùng lúc, và muốn nuôi một cộng đồng thì phải phát triển cả ba song song:[1]
- Lĩnh vực (domain): mối quan tâm chung tạo ra bản sắc của nhóm. Là thành viên nghĩa là cam kết với lĩnh vực đó và có một năng lực chung, ví dụ dạy kỹ năng viết cho người đi làm.
- Cộng đồng (community): các thành viên cùng thảo luận, giúp nhau, chia sẻ thông tin và xây quan hệ đủ tin để học từ nhau. Họ không nhất thiết làm cùng nhau hằng ngày.
- Thực hành (practice): thành viên là người làm nghề thật. Theo thời gian họ có một kho chung gồm kinh nghiệm, câu chuyện, công cụ và cách xử lý những vấn đề lặp lại.
Cũng theo nguồn này, không phải nhóm nào được gọi là cộng đồng cũng là CoP. Cùng chức danh hay cùng phòng ban chưa đủ nếu mọi người không trao đổi và học cùng nhau; một trang web tự nó cũng không phải cộng đồng. Ở đơn vị đào tạo, điều này có nghĩa là danh sách “giảng viên tiếng Anh” trong hệ thống nhân sự chưa phải một CoP, còn nhóm giảng viên mỗi tháng cùng phân tích bài viết của học viên có thể thành một CoP khi họ cùng xây và dùng chung kinh nghiệm, công cụ, cách xử lý.[1]
Khác nhóm dự án và khóa học ở điểm nào?
Cộng đồng thực hành không thay thế nhóm làm việc hay mạng lưới quan hệ; mỗi hình thức có chỗ riêng trong hệ sinh thái học tập của tổ chức. Một điểm phân biệt hay được nêu: nhóm dự án hay nhóm chức năng nằm dưới sự kiểm soát của tổ chức, còn CoP do các thành viên tự tổ chức hoặc do cá nhân dẫn dắt.[1][2]
Với người làm đào tạo, so sánh với khóa học là hữu ích nhất. Khóa học thường được tổ chức quanh mục tiêu, chương trình và thời hạn xác định. Cộng đồng thường lấy vấn đề trong thực hành của thành viên làm trọng tâm: nội dung đến từ chính những vướng mắc thành viên mang tới, ai cũng có lúc là người hỏi và lúc là người chỉ cách, và nhóm còn sinh hoạt khi lĩnh vực còn quan trọng với họ. Bảng dưới đây là cách tóm lược để dùng khi giải thích với ban giám đốc, không phải định nghĩa chính thức.
Đơn vị đào tạo dùng cộng đồng thực hành vào việc gì?
Trong giáo dục, những ứng dụng đầu tiên của CoP là đào tạo giáo viên và giúp những cán bộ quản lý làm việc đơn lẻ có đồng nghiệp để trao đổi. Wenger-Trayner liệt kê các hoạt động điển hình của một cộng đồng; chuyển sang bối cảnh trung tâm hay phòng đào tạo, chúng trông như sau:[1]
- Gỡ một vấn đề đang mắc: “Lớp buổi tối của tôi cứ đến tuần thứ ba là vắng, mọi người xử lý thế nào?”
- Hỏi kinh nghiệm: “Đã ai gặp học viên doanh nghiệp yêu cầu đổi nội dung giữa khóa chưa?”
- Dùng lại tài liệu: một giảng viên gửi bộ đề tình huống đã dùng để người khác chỉnh cho lớp mình.
- Ghi lại vấn đề lặp: “Chuyện này gặp mấy lần rồi, mình viết ra một lần cho xong.”
- Sang xem cách làm của nhau: dự giờ lớp của đồng nghiệp trước khi thử một phương pháp mới.
- Nhận ra khoảng trống: ai giỏi việc gì, nhóm còn thiếu gì, nên mời thêm ai.
Về lợi ích cho tổ chức, Wikipedia tóm lược nghiên cứu của Lesser và Storck với bốn vùng hiệu quả mà CoP có thể tác động: rút ngắn thời gian làm quen việc của nhân viên mới, đáp ứng nhu cầu và câu hỏi của khách hàng nhanh hơn, giảm làm lại và tránh “phát minh lại bánh xe”, và nảy ra ý tưởng mới cho sản phẩm, dịch vụ. Với một trung tâm, khách hàng ở đây là học viên và doanh nghiệp gửi người đi học.[2]
Sáu bước khởi động một cộng đồng cho giảng viên hoặc một nhóm nghề
Một nghiên cứu trong hệ thống y tế công của Anh (NHS) kết luận rằng CoP có thể được vun đắp nhưng không thể bị quản lý theo mệnh lệnh: việc cùng suy nghĩ về một vấn đề không thể áp đặt chỉ vì cấp trên muốn có một cộng đồng. Nhóm tác giả khuyên người khởi xướng tập trung tạo ra những dịp đều đặn để mọi người cùng nghĩ về các vấn đề thật mà họ thực sự quan tâm. Mặt khác, Wenger-Trayner cũng cho rằng phần lớn cộng đồng cần được chăm sóc thì thành viên mới thấy đáng thời gian bỏ ra. Sáu bước dưới đây đi giữa hai ý đó:[1][3]
- Chọn lĩnh vực hẹp và đang nóng: một vấn đề nhiều người cùng vướng, ví dụ giữ học viên đi học đều ở lớp trực tuyến, thay vì một chủ đề chung chung như “nâng cao chất lượng giảng dạy”.
- Tìm vài người nòng cốt và một người điều phối: những người đã tự trao đổi với nhau về vấn đề đó, cộng với một người chịu lo lịch, mời người và ghi chép.
- Chốt nhịp và hình thức sinh hoạt: gặp theo tuần, tháng hay theo đợt khai giảng; trực tiếp, trực tuyến hay kết hợp.
- Mở không gian chung và không gian riêng: buổi sinh hoạt và kênh hỏi đáp cho cả nhóm, cộng với những cuộc trao đổi riêng giữa hai ba người cần giúp nhau.
- Ghi lại thứ dùng lại được: tình huống, cách xử lý, mẫu tài liệu, đặt ở một chỗ ai cũng tìm thấy.
- Rà soát sau một chu kỳ: hỏi thành viên họ nhận được gì, điều chỉnh lĩnh vực và nhịp, rồi mới quyết định mở rộng hay xin thêm nguồn lực.
Ví dụ minh họa: nhóm giảng viên dạy kỹ năng nói ở ba cơ sở chọn vấn đề “học viên ngại nói trong lớp trực tuyến”. Một giảng viên nhận vai điều phối; mỗi tháng có một người mang tới một ca khó kèm mô tả lớp. Sau buổi trao đổi, người điều phối ghi vào kho chung bối cảnh lớp, các cách đã thử và cách nhóm đề xuất. Buổi sau mở đầu bằng câu hỏi ai đã áp dụng và thấy gì ở lớp mình. Ba thứ ghi được qua mỗi chu kỳ (ai tham gia, ghi chép nào được mở dùng, thay đổi nào ở lớp) cũng chính là ba lớp thông tin ở phần đo giá trị bên dưới.
Bước bốn và bước sáu dựa trên các nguyên tắc vun đắp cộng đồng mà Wenger cùng cộng sự nêu: thiết kế để cộng đồng tự tiến hóa, có cả không gian chung lẫn trao đổi riêng, và tạo dịp để thành viên bàn thẳng về giá trị của việc tham gia.[2]
Người điều phối làm gì và có nên ép mọi người tham gia?
Ý cho rằng cộng đồng đúng nghĩa thì không có người dẫn dắt phần lớn là sai: vẫn phải có người ra quyết định, chuẩn bị điều kiện và khơi những cuộc trao đổi quan trọng. Gọi là người điều phối hay người giữ lửa cũng được, nhưng nên ghi nhận đúng vai trò đó. Dù vậy, điều phối khéo không phải là lý do chính khiến người ta tham gia: lĩnh vực phải thực sự quan trọng với thành viên, tổ chức phải công nhận giá trị của việc tham gia, và thành viên phải thấy kết quả.[1]
Ở đơn vị đào tạo, việc của người điều phối thường gồm:
- Lên lịch, nhắc lịch và giữ cho buổi sinh hoạt có một câu hỏi rõ ràng.
- Mời đúng người chia sẻ, kể cả người ngoài nhóm khi cần một góc nhìn khác.
- Nối người hỏi với người biết: ai từng dạy loại lớp này, ai từng gặp tình huống này.
- Ghi lại kết luận, đưa vào kho chung và báo cho người vắng mặt.
- Báo với quản lý những gì cộng đồng làm được và những gì cần hỗ trợ.
Để nối người hỏi với người biết, cần biết ai có chuyên môn gì. Nếu đơn vị dùng Quản lý giảng viên của Thisme, hồ sơ giảng viên cơ hữu, thỉnh giảng và cộng tác viên có các trường lĩnh vực chuyên môn, kinh nghiệm, chứng nhận và hình thức dạy; khi hồ sơ được cập nhật, người điều phối có sẵn một nơi để tra trước khi mời.
Không nên ép mọi người phát biểu như nhau. Wenger phân biệt ba mức tham gia: nhóm nòng cốt tham gia sâu và thường dẫn dắt, nhóm tích cực đến đều nhưng ít hơn, và nhóm ngoại vi chủ yếu theo dõi nhưng vẫn học được; nhóm ngoại vi thường là phần đông. Thiết kế tốt là để mọi mức đều có chỗ.[2]
Người mới đi vào cộng đồng theo con đường mà Lave và Wenger gọi là tham gia ngoại vi hợp thức: bắt đầu từ những việc đơn giản, ít rủi ro nhưng vẫn thực sự có ích cho nhóm, qua đó làm quen với công việc, từ ngữ và cách làm của người trong nghề, rồi dần nhận phần việc trung tâm hơn. Với một giảng viên mới, việc đầu tiên có thể là ghi biên bản buổi sinh hoạt hay thử một hoạt động trên lớp rồi kể lại kết quả.[2][4]
Sinh hoạt định kỳ nên gồm những gì?
Wenger khuyên tìm và giữ một nhịp đều cho cộng đồng: đủ dày để mọi người còn gắn bó, nhưng không dồn dập đến mức quá tải. Nên kết hợp phần quen thuộc, những buổi ai cũng biết trước sẽ có gì, với phần mới lạ để thành viên cùng thử nghiệm, và mở cửa cho góc nhìn từ bên ngoài nhóm.[2]
Một lịch mẫu cho nhóm giảng viên, để đơn vị tự điều chỉnh:
- Buổi “ca khó” hằng tháng: một người mang một tình huống thật, cả nhóm cùng phân tích và đề xuất cách xử lý.
- Dự giờ chéo theo cặp trong mỗi đợt khai giảng, sau đó trao đổi riêng trước khi kể lại cho cả nhóm.
- Phần “một mẹo dùng ngay” ngắn ở đầu mỗi buổi, xoay vòng người trình bày.
- Thỉnh thoảng mời một người ngoài nhóm: giảng viên bộ môn khác, người phụ trách tuyển sinh hay một doanh nghiệp khách hàng.
- Kênh hỏi đáp giữa các buổi, có người điều phối theo dõi để câu hỏi không bị bỏ trống.
Lưu và chia sẻ tri thức của cộng đồng
Kho chung của một CoP được hình thành có ý thức ở các mức khác nhau. Wenger-Trayner kể về nhóm kỹ sư ở một hãng ô tô chủ động thu thập và ghi lại mẹo, bài học vào một kho tri thức; ngược lại, các điều dưỡng ăn trưa cùng nhau có thể không nhận ra bữa trưa là một nguồn kiến thức chính của họ, dù họ đã tích lũy cả một kho câu chuyện và ca bệnh chung.[1]
Một phần khó lưu lại là tri thức ngầm: kinh nghiệm gắn với bối cảnh, khó nắm bắt, mã hóa và lưu trữ. Nếu những gì cộng đồng làm được mã hóa và lưu lại, chúng trở thành nội dung có ngữ cảnh để người sau dùng tiếp. Vì vậy, khi ghi lại một buổi ca khó, đừng chỉ ghi kết luận; hãy ghi cả bối cảnh lớp, điều đã thử và vì sao chọn cách cuối cùng.[2]
Công cụ không tự tạo ra cộng đồng. Theo Wenger-Trayner, chưa có công nghệ nào tốt nhất cho CoP, mạng đầy những không gian không ai dùng, và một diễn đàn chỉ là diễn đàn cho tới khi có một cộng đồng thực sự sinh hoạt ở đó. Hãy chọn chỗ lưu mà thành viên đã quen mở hằng ngày.[1]
Khi những gì cộng đồng thống nhất cần trở thành hướng dẫn chính thức của đơn vị, Knowledge Base AI của Thisme tổ chức nội dung theo không gian, chủ đề và nhóm người dùng; mỗi bài có người phụ trách, quyền truy cập, phiên bản và lịch rà soát, và được duyệt trước khi xuất bản. Trợ lý AI chỉ trả lời trong phạm vi nguồn đã duyệt, dẫn lại tài liệu và không tự xuất bản; câu hỏi chưa giải quyết được có thể chuyển cho người phụ trách, đồng thời cho biết nội dung nào cần bổ sung.
Đo mức tham gia và giá trị thế nào?
Ý cho rằng không thể đo tác động của cộng đồng phần lớn là sai. Khó quy trọn một kết quả cho hoạt động của nhóm, nhưng có thể dựng một lập luận thuyết phục từ cả dữ liệu định lượng lẫn định tính, đo các loại giá trị khác nhau và lần theo việc thành viên thay đổi cách làm, cải thiện kết quả công việc ra sao.[1]
Gợi ý ba lớp thông tin để theo dõi, chọn vừa đủ với quy mô nhóm:
- Mức tham gia: ai đến, ai đóng góp lần đầu, câu hỏi trên kênh chung có được trả lời không.
- Sản phẩm dùng lại: tình huống, mẫu tài liệu, hướng dẫn đã ghi vào kho chung và được người khác mở dùng.
- Thay đổi trong thực hành: câu chuyện ngắn của thành viên về điều đã áp dụng ở lớp mình và kết quả thấy được, có xác nhận của trưởng bộ môn hoặc người dự giờ.
Đừng biến số buổi có mặt thành chỉ tiêu đánh giá từng giảng viên. Người ta tham gia vì lĩnh vực quan trọng với họ và vì thấy kết quả; bảng đếm chỉ nên giúp người điều phối biết nên chỉnh gì.
Những lỗi hay gặp khi lập cộng đồng
- Lập nhóm chat rồi chờ mọi người tự nói: thiếu lĩnh vực đủ nóng và thiếu người chăm sóc.
- Giao cộng đồng một chỉ tiêu như một dự án: nhóm biến thành một tổ công tác có hạn chót.
- Ép mọi người phát biểu ngang nhau: bỏ qua khác biệt về mức tham gia và nhu cầu học hỏi của từng người.
- Coi cộng đồng là lời giải cho mọi chuyện, trong khi nó không thay được nhóm làm việc hay mạng lưới.
- Chỉ lưu kết luận mà bỏ bối cảnh: người sau đọc không biết áp dụng khi nào.
Bước tiếp theo cho đơn vị của bạn
Tóm lại, một community of practice ở đơn vị đào tạo không bắt đầu từ công cụ mà từ một vấn đề thật mà một nhóm người đang cùng vướng, một người chịu điều phối, một nhịp sinh hoạt đều và một chỗ lưu những gì nhóm học được. Hãy thử với một nhóm giảng viên hoặc một nhóm nghề trong một chu kỳ, rồi hỏi chính thành viên họ nhận được gì trước khi mở rộng.
Với nhân sự mới, gói Đào tạo nội bộ của Thisme chia hành trình hội nhập theo các mốc ngày đầu, tuần đầu hoặc giai đoạn thử việc, kèm tài liệu, nhiệm vụ, buổi gặp và người phụ trách, nên có thể đưa một buổi sinh hoạt của cộng đồng vào hành trình đó. Nếu bạn muốn bàn cách nối cộng đồng với kho tri thức và chương trình đào tạo đang có, hãy đăng ký buổi khảo sát để chúng ta cùng xem một nhóm cụ thể.