Tin tức Thisme
Kịch bản hội thảo cho đơn vị đào tạo: khung giờ, lời dẫn MC và phương án dự phòng
Kịch bản hội thảo là tài liệu mô tả buổi hội thảo diễn ra thế nào theo từng mốc giờ: phần nào trước, ai phụ trách, cần chuẩn bị gì về kỹ thuật và người dẫn chương trình nói gì khi mở, chuyển hay đóng mỗi phần. Nên viết thành hai lớp. Lớp thứ nhất là bản kịch bản tổng cho cả đội tổ chức. Lớp thứ hai là lời dẫn viết sẵn cho MC, người giới thiệu diễn giả, đưa ra các thông báo và giữ cho chương trình đi đúng nhịp.[1]
Bài viết dành cho người phụ trách sự kiện, tuyển sinh, giáo vụ hay MC nội bộ ở trung tâm, trường và bộ phận đào tạo doanh nghiệp, những người cần một khung để điền cho hội thảo chuyên đề, hội thảo tuyển sinh hoặc buổi gặp khách hàng. Bài không bàn kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể như ngân sách hay truyền thông, và không lặp lại cách tổ chức webinar hay thiết kế một buổi workshop thực hành.
Kịch bản hội thảo gồm những phần nào?
Bản kịch bản tổng thường được trình bày thành bảng, mỗi dòng là một mốc trong chương trình. Đội tổ chức in ra hoặc mở trên cùng một tệp dùng chung để ai cũng nhìn đúng một phiên bản. Các cột nên có:
- Thời gian bắt đầu và kết thúc của từng phần, không chỉ giờ bắt đầu.
- Nội dung: tên phần, tên bài trình bày, người trình bày.
- Người phụ trách chính và người hỗ trợ.
- Kỹ thuật: slide nào, video nào, nhạc nền, số micro, ánh sáng, chia sẻ màn hình.
- Tín hiệu chuyển phần: câu chốt của MC hoặc thao tác báo cho kỹ thuật chuyển sang phần sau.
- Ghi chú: tên và chức danh cần đọc đúng, khách mời cần đón, điểm dễ trễ giờ.
Một dòng điền đủ có thể như sau. Thời gian: giờ bắt đầu và kết thúc của phần trình bày thứ nhất, lấy từ khung mẫu bên dưới. Nội dung: bài “Ôn thi chứng chỉ hiệu quả”, diễn giả là giảng viên trưởng bộ môn. Phụ trách: MC giới thiệu, người điều phối giữ giờ. Kỹ thuật: tệp slide của diễn giả, micro cài áo, bật ghi hình. Tín hiệu: MC nói “xin mời thầy”, kỹ thuật mở slide đầu tiên. Ghi chú: thẻ vàng khi sắp hết giờ, diễn giả cần ghế cao. Lời dẫn của MC là tài liệu riêng, viết theo đúng thứ tự các dòng trong bản tổng; khi bản tổng đổi thứ tự hay đổi diễn giả, lời dẫn được sửa cùng lúc và ghi rõ phiên bản.
Khung thời gian mẫu cho một buổi hội thảo sáng
Ở các hội thảo khoa học, phần trình bày thường ngắn, khoảng 10 đến 30 phút, sau đó là thảo luận; bài phát biểu chính có thể dài hơn. Khung dưới đây áp dụng nhịp đó cho một buổi hội thảo chuyên đề buổi sáng ở trung tâm đào tạo. Đây là gợi ý để điều chỉnh, không phải quy định:[2]
- 7:00–7:45 Chuẩn bị: kỹ thuật thử âm thanh, máy chiếu, micro và đường truyền; MC cùng người điều phối đi lại các điểm chuyển phần.
- 7:45–8:15 Đón khách: điểm danh, phát tài liệu, màn hình chiếu slide chờ có tên chương trình.
- 8:15–8:25 Khai mạc: MC chào, giới thiệu mục đích, chương trình và cách đặt câu hỏi.
- 8:25–8:35 Phát biểu chào mừng của lãnh đạo đơn vị.
- 8:35–9:05 Phần trình bày thứ nhất (30 phút).
- 9:05–9:30 Phần trình bày thứ hai hoặc thảo luận của nhóm chuyên gia (25 phút).
- 9:30–9:40 Nghỉ giải lao, gom câu hỏi viết trên giấy hoặc qua mã QR.
- 9:40–10:05 Hỏi đáp có người điều phối.
- 10:05–10:20 Tổng kết, bước tiếp theo cho người tham dự, khảo sát nhanh, chụp ảnh chung.
- 10:20–10:30 Thời gian dự phòng: không xếp nội dung, chỉ dùng khi các phần trước bị trễ.
Kịch bản dẫn chương trình hội thảo: mẫu lời dẫn từng phần
MC chịu trách nhiệm giới thiệu diễn giả, đưa ra các thông báo và giữ cho chương trình đi đúng nhịp. Vì vậy lời dẫn nên viết đủ câu, câu ngắn, đọc thành tiếng được, và mọi tên riêng, chức danh, tên đơn vị phải được người phụ trách kiểm tra trước. Các mẫu dưới đây dùng ngoặc vuông cho phần cần thay:[1]
Trước giờ khai mạc
“Kính chào quý thầy cô, anh chị và các bạn. Chương trình [tên hội thảo] sẽ bắt đầu sau ít phút nữa. Xin mời quý vị ổn định chỗ ngồi, chuyển điện thoại sang chế độ im lặng. Tài liệu của buổi hôm nay được đặt trên bàn và gửi qua đường dẫn trong thư xác nhận.”
Khai mạc
“Chào mừng quý vị đến với hội thảo [tên hội thảo] do [tên đơn vị] tổ chức. Trong khoảng hai giờ tới, chúng ta sẽ đi qua ba phần: [phần một], [phần hai] và hỏi đáp. Câu hỏi có thể viết vào phiếu trên bàn hoặc gửi qua mã QR trên màn hình; ban tổ chức sẽ gom lại cho phần hỏi đáp cuối chương trình.”
Nêu tổng quan ngay từ đầu và nhắc lại các ý quan trọng nhất ở cuối là một trong những thực hành tốt mà W3C khuyên cho các buổi họp và trình bày; W3C lưu ý điều này đặc biệt quan trọng với người khuyết tật về nhận thức.[5]
Mời phát biểu và giới thiệu diễn giả
“Mở đầu chương trình, xin trân trọng kính mời [chức danh, họ tên], [vị trí] của [tên đơn vị], lên phát biểu chào mừng.” Khi giới thiệu diễn giả, chỉ nói những gì liên quan tới đề tài: “Diễn giả tiếp theo là [họ tên], [vị trí], người đã [kinh nghiệm liên quan tới đề tài]. Chủ đề chị chia sẻ hôm nay là [tên bài]. Xin mời chị.”
Chuyển phần
“Xin cảm ơn [họ tên] với phần chia sẻ về [ý chính, một câu]. Sau đây, chúng ta có mười phút nghỉ giải lao. Quý vị có câu hỏi, xin viết vào phiếu và gửi bạn tình nguyện viên ở cuối hội trường.” Câu tóm tắt một ý giúp người tham dự nối phần vừa nghe với phần sau, và cho kỹ thuật biết sắp đến lúc chuyển slide.
Mở và đóng phần hỏi đáp
“Chúng ta bước sang phần hỏi đáp. Để nhiều người có cơ hội, mỗi lượt xin hỏi một câu ngắn. Câu hỏi đầu tiên đến từ phiếu của [tên, nếu người hỏi đồng ý].” Khi có người hỏi mà không cầm micro, hoặc câu hỏi được gửi qua khung trò chuyện, MC hay diễn giả nhắc lại câu hỏi vào micro trước khi trả lời, để mọi người, kể cả người xem trực tuyến, đều nghe được.[5]
Khi hết giờ: “Do thời gian có hạn, chúng tôi xin dừng phần hỏi đáp tại đây. Những câu hỏi chưa kịp trả lời sẽ được ban tổ chức tổng hợp và gửi phản hồi qua thư điện tử.” Chỉ hứa điều này khi đội đã phân công người làm việc đó sau buổi.
Kết thúc
“Hội thảo hôm nay đã đi qua [ba ý chính]. Sau buổi, quý vị sẽ nhận tài liệu và một phiếu khảo sát ngắn; nếu quan tâm tới [khóa học, chương trình, buổi tư vấn], xin để lại thông tin ở bàn đón tiếp. Xin cảm ơn [diễn giả] và cảm ơn quý vị đã tham dự.” Phần kết luôn có một bước tiếp theo cụ thể cho người tham dự.
Phân công và tín hiệu chuyển phần
Nếu đơn vị chưa có đội sự kiện chuyên trách, vẫn cần ghi tên người phụ trách từng vai trò trong bản tổng:
- MC: dẫn chương trình theo lời dẫn, không tự đổi thứ tự khi chưa có tín hiệu của người điều phối.
- Người điều phối chương trình: giữ bản tổng và đồng hồ, quyết định rút hay kéo dài một phần, báo cho MC.
- Kỹ thuật: âm thanh, trình chiếu, ghi hình; chuyển slide và nhạc theo câu chốt của MC.
- Đón tiếp: điểm danh, hướng dẫn chỗ ngồi, đón diễn giả và khách mời.
- Người giữ micro hỏi đáp và người gom phiếu câu hỏi.
- Với bản trực tuyến: người trực khung trò chuyện, chuyển câu hỏi cho MC.
Nếu có phần thảo luận nhóm chuyên gia, cần thêm một người điều phối riêng. Theo cách tổ chức phổ biến, người này dẫn dắt cuộc thảo luận giữa các chuyên gia trước khán giả và có thể mời khán giả đặt câu hỏi. MC chỉ giới thiệu nhóm rồi trao lời.[3]
Tín hiệu chuyển phần phải được thống nhất trước và ghi vào cột riêng. Với diễn giả, người điều phối giơ thẻ vàng khi sắp hết giờ và thẻ đỏ khi hết giờ, đứng ở chỗ diễn giả nhìn thấy mà khán giả không chú ý. Với kỹ thuật, mỗi lần chuyển nên gắn với một câu chốt cố định của MC, chẳng hạn “xin mời chị”, để không ai phải đoán.
Chạy thử trước ngày hội thảo
Sân khấu chuyên nghiệp có một kiểu tập gọi là cue to cue: người biểu diễn chỉ nói những câu hoặc làm những động tác dùng làm mốc để kỹ thuật bật đèn, phát âm thanh, đổi cảnh, nhờ vậy phát hiện và xử lý trục trặc trước buổi diễn. Còn buổi tổng duyệt thì chạy đủ mọi chi tiết như buổi thật. Hội thảo của một trung tâm không cần tới mức đó, nhưng mượn được cách làm:[4]
- Đi lại toàn bộ các câu chốt và tín hiệu chuyển phần cùng MC, người điều phối và kỹ thuật.
- Mở thử từng tệp trình chiếu và video trên đúng máy sẽ dùng, kiểm tra âm thanh của video.
- Thử micro không dây ở các góc hội trường, kể cả micro cho khán giả hỏi.
- Với bản trực tuyến: vào phòng bằng một tài khoản khách để xem người tham dự thấy gì và nghe gì.
- Đọc thành tiếng phần giới thiệu diễn giả, kiểm tra cách đọc tên riêng.
Kịch bản dự phòng cho các sự cố thường gặp
Phương án dự phòng nên viết ngay trong bản tổng, kèm người xử lý và câu MC sẽ nói, để khi có sự cố không ai phải nghĩ trên sân khấu. Những tình huống nên chuẩn bị trước:
- Diễn giả đến trễ: người điều phối xác nhận đổi thứ tự. MC: “Chương trình xin chuyển sang phần [tên phần]; phần chia sẻ của [diễn giả] sẽ diễn ra ngay sau đó.” Chỉ mở hỏi đáp sớm khi đã có người đủ chuyên môn nhận trả lời.
- Mất trình chiếu: kỹ thuật mở bản sao slide trên máy dự phòng, người điều phối hỏi diễn giả có tiếp tục không cần hình được không. MC: “Trong lúc bộ phận kỹ thuật kiểm tra phần trình chiếu, xin mời [diễn giả] tiếp tục chia sẻ phần [nội dung đã thống nhất].”
- Micro hỏng: kỹ thuật đưa micro dự phòng đã lắp pin để sẵn ở bàn kỹ thuật. MC, nếu cần: “Xin quý vị chờ trong giây lát để chúng tôi đổi micro.”
- Người chủ trì phòng trực tuyến mất kết nối: người đồng chủ trì, dùng đường truyền riêng, tiếp quản phòng. Người trực trò chuyện viết: “Ban tổ chức đang kết nối lại, chương trình tiếp tục sau ít phút.”
- Điểm tổ chức mất mạng: kỹ thuật chuyển sang đường truyền dự phòng; nếu chưa được, MC báo tạm dừng phát cho người xem trực tuyến và phần trực tiếp vẫn tiếp tục.
- Chương trình quá giờ: người điều phối quyết định rút phần hỏi đáp. MC: “Câu hỏi chưa kịp trả lời sẽ được ban tổ chức tổng hợp và phản hồi qua thư điện tử.”
- Ít câu hỏi: MC dùng vài câu đã gom từ phiếu đăng ký hoặc chuẩn bị cùng diễn giả: “Một câu hỏi ban tổ chức nhận được trước buổi là…”
- Khách đông hơn dự kiến: đón tiếp thêm ghế hoặc mở màn hình phụ; MC mời người đứng cuối hội trường vào các hàng ghế còn trống.
Ba loại hội thảo thường gặp ở đơn vị đào tạo
Khung giờ và vai trò gần như giống nhau, nhưng trọng tâm của kịch bản khác nhau theo mục đích buổi:
- Hội thảo chuyên đề: phần trình bày chuyên môn là chính; dành đủ thời gian hỏi đáp và gửi tài liệu sau buổi.
- Hội thảo tuyển sinh: thêm phần giới thiệu khóa học, lịch khai giảng và bàn tư vấn sau chương trình; lời dẫn nói rõ điều kiện, không hứa hẹn kết quả học tập hay việc làm.
- Hội thảo cho khách hàng doanh nghiệp: hay có thảo luận nhóm chuyên gia hoặc chia sẻ từ đơn vị đã triển khai (chỉ khi họ đồng ý nêu tên); phần kết là lịch trao đổi riêng với từng đơn vị quan tâm.
Bản trực tuyến và kết hợp cần thêm gì?
Hội thảo có thể tổ chức trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp cả hai. Ở hình thức kết hợp, người xem trực tuyến thường được xem phát trực tiếp phần trình bày kèm slide, trò chuyện, bình chọn hay gửi câu hỏi, và bản ghi có thể được đưa lên sau buổi để tiếp tục thảo luận.[2][6]
Với kịch bản, điều đó có nghĩa là thêm một cột cho phía trực tuyến ở mỗi dòng: lúc nào bật hay tắt ghi hình, lúc nào chia sẻ màn hình, ai đọc câu hỏi trong khung trò chuyện. MC cần nói với cả hai phía, chẳng hạn “quý vị đang xem trực tuyến có thể gửi câu hỏi trong khung trò chuyện”. W3C lưu ý nội dung chia sẻ màn hình thường khó tiếp cận, nên gửi tài liệu trực tiếp cho người tham dự thay vì chỉ chiếu; bản ghi gửi sau buổi cũng cần phụ đề hoặc bản chép lời.[5]
Sau buổi: phần cuối của kịch bản
Kịch bản chưa kết thúc khi khách ra về. Dòng cuối của bản tổng nên ghi rõ ai gửi tài liệu và bản ghi, ai tổng hợp phiếu khảo sát, ai trả lời các câu hỏi đã hứa trả lời sau, và ai liên hệ những người cần tư vấn thêm, trong thời hạn nào.
Bản ghi, slide và câu hỏi của người tham dự còn là nguồn nội dung dùng lại được. Dịch vụ Nội dung tuyển sinh của Thisme kiểm kê những tài liệu như vậy, cùng đơn vị chọn chủ đề và lập lịch cho từng đợt tuyển sinh, rồi biên tập thành bài viết, email, câu hỏi thường gặp, nội dung cho trang giới thiệu hay kịch bản video. Chuyên gia của đơn vị kiểm tra nội dung chuyên môn trước khi xuất bản; quay video mới hay mua quảng cáo không nằm trong phạm vi mặc định.
Với hội thảo tuyển sinh, phần trước và sau buổi còn gắn với hai việc khác. Website khóa học của Thisme xây trang giới thiệu, biểu mẫu, trang cảm ơn và email xác nhận cho khóa học hoặc hội thảo trực tuyến. Tuyển sinh liền mạch đưa hồ sơ người quan tâm vào một cấu trúc chung, kiểm tra trùng, phân công theo khóa học, lưu lịch sử liên hệ và nhắc những việc sắp đến hạn, để người đã để lại thông tin ở bàn tư vấn được liên hệ đúng hẹn.
Bước tiếp theo cho đơn vị của bạn
Tóm lại, một kịch bản hội thảo dùng được gồm bản tổng theo mốc giờ, lời dẫn MC cho từng phần, tên người phụ trách và tín hiệu chuyển phần, phương án dự phòng và một buổi chạy thử. Hãy bắt đầu từ khung mẫu ở trên cho buổi gần nhất, rồi giữ lại làm mẫu cho các buổi sau. Nếu đơn vị bạn thường tổ chức hội thảo tuyển sinh và muốn biến bản ghi, câu hỏi của người tham dự thành nội dung tuyển sinh có duyệt cho đợt sau, hãy đăng ký buổi khảo sát để chúng ta cùng xem một hội thảo cụ thể.