Tin tức Thisme
KPI vs OKR: khác nhau thế nào và cách dùng cùng nhau trong đơn vị đào tạo
KPI vs OKR khác nhau trước hết ở mục đích. KPI (chỉ số hiệu suất then chốt) là phép đo dùng để đánh giá một tổ chức, một hoạt động hay một quy trình đang đạt các mục tiêu đã định tới đâu. OKR (mục tiêu và kết quả then chốt) là một khung đặt mục tiêu: một mục tiêu rõ ràng, đủ truyền cảm hứng, kèm vài kết quả đo được để biết mình có tới nơi hay không. Nói gọn, KPI cho biết bạn đang vận hành tốt đến đâu, còn OKR cho biết bạn muốn tới đâu và vì sao điều đó đáng làm. Hai công cụ không thay thế nhau mà bổ sung cho nhau.[1][2][4]
Bài viết dành cho giám đốc trung tâm, ban giám hiệu, trưởng phòng đào tạo và người làm L&D đang phân vân nên dùng cái nào. Bạn sẽ thấy hai khái niệm khác nhau ở những điểm nào, cách viết từng loại, một ví dụ dùng chung ở trung tâm đào tạo, cách triển khai cho đội nhỏ trong một quý, nội dung nên dạy cho quản lý và các lỗi hay gặp. Cách xây một bộ KPI từ đầu hay thiết kế bảng theo dõi là những chủ đề riêng, bài này chỉ nhắc tới khi cần.
KPI là gì, OKR là gì: hai định nghĩa ngắn
Theo Wikipedia, KPI giúp tổ chức tập trung cải thiện chiến lược và vận hành, hỗ trợ ra quyết định dựa trên bằng chứng, và có thể đo tiến độ tới các đích vận hành như chất lượng, hiệu quả, mức hài lòng của khách hàng hoặc tới các mục tiêu chiến lược rộng hơn. Một điểm hay bị bỏ qua: chỉ số là một biến đo được cho thấy mình có đang tiến tới mục tiêu hay không, chứ bản thân nó không phải mục tiêu.[1]
OKR gồm một mục tiêu (objective) cụ thể, rõ ràng, quan trọng và từ ba đến năm kết quả then chốt (key result, viết tắt KR) đo được. Cách làm này thường được gắn với Andrew Grove, người đưa nó vào Intel từ thập niên 1970; John Doerr học từ Grove rồi sau này giới thiệu OKR cho Google. Theo re:Work của Google, Grove tóm hệ thống mục tiêu chung vào hai câu hỏi: mình muốn đi đâu (câu trả lời là mục tiêu) và mình sẽ tự đo nhịp thế nào để biết có đang tới đó không (câu trả lời là các KR, tức các mốc đo).[2][3]
Chuyển sang ngôn ngữ của một đơn vị đào tạo: số học viên ghi danh mỗi tháng, tỷ lệ chuyên cần của lớp hay mức hài lòng cuối khóa là KPI, vì chúng cho biết bộ máy đang chạy ra sao. Còn “trong quý này ra mắt được chương trình tiếng Anh cho doanh nghiệp” là một mục tiêu kiểu OKR, vì nó mô tả một thay đổi mà đơn vị chưa có và muốn đạt được.
KPI vs OKR khác nhau ở những điểm nào?
Trang What Matters của John Doerr, nơi chuyên giới thiệu phương pháp OKR, mô tả KPI là các phép đo định kỳ cho biết tổ chức đang làm tốt tới đâu và thường theo dõi “trạng thái ổn định”, còn OKR mô tả kết quả muốn đạt và gắn kết quả đó với sứ mệnh của tổ chức. Một khác biệt nữa: KPI chỉ là chỉ số, không phải một quy trình; còn dùng OKR nghĩa là có cả quy trình căn chỉnh và theo dõi tiến độ đều đặn. Ghép với hướng dẫn của Google, có thể so theo sáu điểm:[3][4]
- Câu hỏi trả lời: KPI cho biết tình hình hiện tại; OKR cho biết nơi muốn tới, không phải nơi đang đứng.
- Nhịp dùng: KPI được theo dõi liên tục; Google đặt OKR theo năm và theo quý, rồi chấm điểm vào cuối kỳ.
- Mức đạt kỳ vọng: với OKR tham vọng, Google coi vùng điểm 60–70% là hợp lý; ai luôn đạt trọn thì nên đặt mục tiêu cao hơn.
- Số lượng: Google khuyên chỉ chọn ba đến năm mục tiêu, mỗi mục tiêu khoảng ba KR.
- Công khai: OKR được công khai trong tổ chức để mọi người thấy người khác đang làm gì; với KPI, đơn vị tự quyết định ai cần xem.
- Quan hệ với đánh giá: OKR không đồng nghĩa với đánh giá nhân viên; KPI có thể được nối với động lực, khen thưởng và đánh giá khi có liên hệ rõ giữa nỗ lực của người lao động và kết quả đo được.
Một cách hình dung dễ nhớ khi giải thích cho đội ngũ: KPI giống bảng đồng hồ trên xe, nhìn để biết xe đang chạy ổn hay không; OKR giống lộ trình của một chuyến đi cụ thể. Không ai lái xe chỉ với bản đồ mà không có đồng hồ, cũng không ai nhìn đồng hồ mãi mà biết mình nên đi đâu.
Cách viết một KPI và một OKR cho đúng
Với KPI, một chỉ số tốt cần đơn giản, dễ hiểu và gắn sát với mục tiêu của tổ chức; việc chọn chỉ số thường dựa trên tiêu chí SMART (cụ thể, đo được, khả thi, liên quan, có thời hạn). Wikipedia tóm các bước chính như sau:[1]
- Làm rõ mục tiêu và chuẩn cần đo.
- Chọn điểm đo: đầu vào, đầu ra, tác động hay kết quả lâu dài.
- Liệt kê các chỉ số có thể dùng từ dữ liệu sẵn có hoặc ý kiến của các bên liên quan.
- Kiểm tra chỉ số có hợp lý, đo được và tương xứng công sức thu thập không.
- Chạy thử để phát hiện động cơ lệch hoặc lỗi dữ liệu, rồi mới đưa vào báo cáo và ra quyết định.
Ví dụ một KPI viết đủ cho trung tâm đào tạo (các ngưỡng dưới đây là giả định để minh họa, đơn vị tự đặt theo dữ liệu của mình):
- Tên chỉ số: tỷ lệ chuyên cần của lớp giao tiếp buổi tối.
- Công thức: số lượt học viên có mặt chia cho tổng số lượt học viên phải có mặt trong kỳ.
- Kỳ đo: theo tuần, tổng hợp theo tháng.
- Ngưỡng: giả định không dưới tám phần mười; dưới ngưỡng hai tuần liền thì điều phối lớp phải gọi lại học viên vắng.
- Nguồn dữ liệu: danh sách điểm danh từng buổi, kèm lý do vắng.
- Người phụ trách: điều phối lớp, báo cáo cho trưởng bộ môn.
Với OKR, hướng dẫn của Google nhấn vào cách dùng chữ. Mục tiêu nên dùng từ ngữ hữu hình, khách quan, không mơ hồ, để người ngoài nhìn vào cũng biết đã đạt hay chưa, và tránh các cụm không đòi hỏi điều mới như “tiếp tục tuyển dụng”, “duy trì vị thế”. KR phải mô tả kết quả chứ không mô tả hoạt động: nếu trong đó có những từ như “tư vấn”, “hỗ trợ”, “phân tích”, “tham gia” thì đó là hoạt động. Mỗi mốc đo cần có bằng chứng hoàn thành sẵn có, đáng tin và dễ tìm.[3]
Dùng OKRs và KPI cùng nhau: ví dụ ở một trung tâm đào tạo
What Matters nhấn mạnh rằng giữa hai công cụ không có sự cạnh tranh. KPI thường theo dõi sức khỏe vận hành thường ngày; khi có một chỉ số bạn muốn thay đổi đáng kể, KPI đó có thể gợi ý, thậm chí trở thành một OKR. Khi OKR đã đạt, mức mới có thể trở thành một KPI để theo dõi lâu dài. Google cũng ghi nhận có những mục tiêu lặp lại quý này qua quý khác, như giữ mức hài lòng của khách hàng; điều đó chấp nhận được nếu mục tiêu luôn ưu tiên cao, nhưng các KR nên thay đổi để đội ngũ tiếp tục cải tiến.[3][4]
Ví dụ minh họa: một trung tâm ngoại ngữ đang chạy ổn các lớp giao tiếp cho người đi làm và muốn mở thêm chương trình đào tạo tại doanh nghiệp. Bộ KPI giữ nhịp cho phần việc đang chạy có thể gồm:
- Tuyển sinh: số người quan tâm theo từng nguồn, thời gian phản hồi lần đầu, tỷ lệ người quan tâm thành học viên ghi danh.
- Chất lượng lớp: tỷ lệ chuyên cần, số buổi phải học bù, mức hài lòng cuối khóa.
- Giữ chân: tỷ lệ học viên đăng ký học tiếp khóa sau.
Còn việc mở chương trình mới là chuyện chưa từng làm, nên hợp với OKR của quý. Một OKR minh họa, với các con số là giả định để đơn vị tự thay theo năng lực của mình:
- Mục tiêu: ra mắt chương trình tiếng Anh tại doanh nghiệp và có khách hàng đầu tiên học thật trong quý này.
- KR một: đến giữa quý, khung chương trình và bài kiểm tra đầu vào được tổ chuyên môn duyệt; bằng chứng là biên bản duyệt.
- KR hai: đến cuối quý, hai doanh nghiệp xác nhận triển khai bằng văn bản; bằng chứng là thư xác nhận hoặc hợp đồng.
- KR ba: lớp đầu tiên khai giảng đúng lịch, đã phân công giảng viên; bằng chứng là lịch lớp và điểm danh buổi đầu.
Điểm then chốt khi chạy song song: trong quý dồn sức cho OKR, các KPI của lớp đang chạy đóng vai trò hàng rào. Nếu giảng viên giỏi nhất bị kéo sang dự án mới và tỷ lệ chuyên cần hay mức hài lòng ở các lớp cũ tụt khỏi ngưỡng, quản lý thấy ngay để điều chỉnh, thay vì chỉ phát hiện ra khi học viên đã bỏ học.
Khi nào nên chọn KPI, khi nào cần OKR?
- Chỉ cần KPI: công việc đã ổn định và điều quan trọng là giữ chất lượng đều, như vận hành lớp định kỳ, chăm sóc học viên, xử lý hồ sơ tuyển sinh.
- Cần thêm OKR: đơn vị muốn một thay đổi rõ trong một kỳ, như mở chương trình, vào nhóm khách hàng mới, chuyển một phần lớp sang trực tuyến, hoặc kéo một KPI đang yếu lên mức khác hẳn.
- Đo trước khi đặt: nếu OKR nhằm cải thiện một chỉ số đang có, hãy đo mức hiện tại trước khi viết KR. Với chương trình mới, KR có thể là kết quả cần bàn giao, thời hạn và bằng chứng hoàn thành.
- Không cần OKR cho từng người: với tổ chức nhỏ, OKR cấp đơn vị và cấp nhóm thường đủ, như phần dưới giải thích.
Triển khai cho một đội nhỏ trong một quý
Wikipedia ghi nhận phần lớn tổ chức không còn đặt OKR cho từng cá nhân, vì OKR cá nhân dễ biến thành danh sách việc và bị lẫn với đánh giá hiệu suất. Rick Klau của Google Ventures từng khuyên các công ty nhỏ, non trẻ bỏ hẳn OKR cá nhân, chỉ tập trung vào cấp công ty và cấp nhóm. Với một trung tâm hay một phòng đào tạo vài chục người, cách làm gọn là:[2]
- Đầu quý, rà bộ KPI đang có và đánh dấu một hai chỉ số đang yếu hoặc một việc mới cần làm.
- Viết từ một đến ba mục tiêu cho cả đơn vị; mỗi mục tiêu khoảng ba KR.
- Gắn tên người phụ trách cho từng mục tiêu và công khai cho cả đơn vị.
- Giữa quý, họp rà soát ngắn: bỏ mục tiêu rõ ràng không còn khả thi, dồn nguồn lực cho mục tiêu đang sát nút.
- Cuối quý, chấm điểm từng kết quả, rút kinh nghiệm và đưa mức mới đạt được vào bộ KPI nếu cần theo dõi tiếp.
Google chấm OKR trên thang 0,0 đến 1,0; mỗi KR được chấm rồi lấy trung bình gần đúng cho mục tiêu, và kỳ vọng trung bình khoảng 0,6 đến 0,7. Điểm thấp nên được xem là dữ liệu để đặt OKR kỳ sau tốt hơn. Wikipedia cũng phân biệt KR kiểu “tham vọng”, nơi 0,7 là mức thường gặp, với kiểu “cam kết”, như giao đúng hạn một sản phẩm, nơi mức kỳ vọng là 1,0. Trong ví dụ trên, “lớp đầu tiên khai giảng đúng lịch” thuộc loại cam kết.[2][3]
Đào tạo quản lý cách đặt và theo dõi chỉ số
Khi đưa OKR vào tổ chức, Google khuyên nói rõ OKR là gì, vì sao dùng, vận hành theo lịch nào, mỗi người được kỳ vọng làm gì, và dành thời gian để những người còn nghi ngờ đặt câu hỏi. Với đơn vị đào tạo, một buổi tập huấn nội bộ cho trưởng bộ môn, trưởng nhóm tư vấn và điều phối lớp nên có:[3]
- Phân biệt chỉ số đo sức khỏe vận hành với mục tiêu thay đổi, bằng chính các chỉ số của đơn vị.
- Thực hành viết lại một KR từ dạng hoạt động sang dạng kết quả.
- Đọc chỉ số trễ và chỉ số sớm: chỉ số trễ như doanh thu năm dễ đo nhưng khó tác động trực tiếp; chỉ số sớm dễ hành động hơn nhưng khó nối thẳng với kết quả cuối.
- Cách chạy buổi rà soát giữa kỳ và cách trao đổi về điểm thấp mà không biến nó thành buổi phê bình.
Nếu phần tập huấn này cần chạy lặp lại cho quản lý mới, gói Đào tạo nội bộ của Thisme giúp giao chương trình theo đơn vị, vị trí hoặc chu kỳ, kèm lịch học, nhắc việc và bảng theo dõi tiến độ cho HR, L&D và quản lý. Ngoài tỷ lệ hoàn thành, có thể theo dõi thời gian đạt mốc công việc, nhóm cần hỗ trợ, lượt học lại và xác nhận của quản lý; các chỉ số được chọn theo mục tiêu đào tạo. Quản lý hiệu suất có phạm vi riêng, và quyết định đánh giá nhân sự vẫn do người có thẩm quyền thực hiện.
Lỗi thường gặp khi dùng KPI và OKR
- Gắn OKR thẳng vào thưởng hay đánh giá cá nhân: Google nói rõ OKR không đồng nghĩa với đánh giá hiệu suất. Khi điểm OKR quyết định thu nhập, người ta sẽ đặt mục tiêu vừa sức để chắc chắn đạt, và OKR mất tính tham vọng.
- Quá nhiều chỉ số: những chỉ số quá phức tạp hoặc quá nhiều thường không được dùng thật; quá nhiều mục tiêu khiến đội ngũ dàn mỏng và phân tán sức.
- OKR “việc như mọi khi”: viết những gì đội vẫn làm được mà không phải thay đổi gì, nên không đẩy đơn vị đi xa hơn.
- Biến OKR thành danh sách việc: liệt kê mọi đầu việc trong quý thay vì mô tả tác động muốn thấy.
- Chạy theo con số: nhân viên làm cho đẹp chỉ số mà bỏ qua chất lượng thật của công việc.
- Chỉ nhìn chỉ số trễ: quá thiên về các chỉ số đo kết quả đã xảy ra dễ dẫn tới tư duy ngắn hạn và “làm đẹp” số liệu.
Lỗi “chạy theo con số” có hẳn một tên gọi: định luật Goodhart, thường được phát biểu là khi một phép đo trở thành mục tiêu, nó không còn là phép đo tốt. Ví dụ quen thuộc là nhân viên được thưởng theo số xe bán mỗi tháng sẽ cố bán thêm xe, kể cả bán lỗ. Ở trung tâm đào tạo, nếu giảng viên chỉ được đánh giá bằng điểm hài lòng cuối khóa, lớp dễ trở nên dễ dãi hơn chứ chưa chắc học viên tiến bộ hơn. Cách giảm rủi ro là ghép vài chỉ số bổ trợ nhau và luôn đọc số liệu cùng bối cảnh lớp học.[5]
Bước tiếp theo cho đơn vị của bạn
Tóm lại, chọn giữa KPI vs OKR không phải chọn một bỏ một. KPI giữ cho các lớp, đội tuyển sinh và chăm sóc học viên chạy đều; OKR dành cho một hai thay đổi đáng làm trong từng quý. Hãy bắt đầu bằng việc đo được tình hình hiện tại, chọn một điều cần đổi, viết một OKR cấp đơn vị, chạy hết một quý rồi mới quyết định mở rộng.
Để có KPI nền đáng tin, bạn nên thống nhất định nghĩa chỉ số, nguồn dữ liệu và cách cập nhật. Ở khâu ghi danh, Tuyển sinh liền mạch của Thisme giúp đo nguồn, thời gian phản hồi, hồ sơ trùng, hồ sơ quá hạn và kết quả tư vấn; với lớp học, Quản lý lớp học hỗ trợ điểm danh, ghi lý do vắng, học bù và báo cáo tình trạng lớp. Các số liệu này cho thấy điểm cần cải thiện trong vận hành, không bảo đảm số người đăng ký. Nếu bạn muốn cùng xem bộ chỉ số và một OKR thử cho đơn vị mình, hãy đăng ký buổi khảo sát để chúng ta bắt đầu từ một quy trình cụ thể.