Phần mềm giáo dục cho đơn vị đào tạo: phân loại theo việc cần làm và cách chọn mà không phải thay hết hệ thống

Phần mềm giáo dục cho đơn vị đào tạo nên được chọn theo việc vận hành cần làm: tuyển sinh, điều phối lớp, học trực tuyến hay đánh giá. Đừng chọn theo một bảng tính năng dài. Bạn thường không phải thay hết công cụ đang dùng. Cách ít rủi ro hơn là bắt đầu từ khâu đang vướng nhất và làm thử với một chương trình hoặc một nhóm người học. Chỉ khi đã rà xong phạm vi, bạn mới tính chuyện kết nối hay mở rộng.

Phần mềm giáo dục là gì với một đơn vị đào tạo?

Theo định nghĩa phổ biến, đây là mọi phần mềm máy tính được làm ra cho mục đích giáo dục. Nhóm này rất rộng, từ ứng dụng giúp một người tự luyện tập đến công cụ giúp cả tổ chức vận hành việc dạy và học.^[1]

Bài này chỉ bàn loại thứ hai: công cụ cho đội ngũ trường, trung tâm hoặc bộ phận đào tạo doanh nghiệp. Phạm vi đi từ lúc nhận thông tin người quan tâm, xếp lớp và phân phối bài học cho tới khi tổ chức kiểm tra, cấp chứng nhận. Ứng dụng luyện từ vựng hay làm bài tập cho cá nhân là một chủ đề khác.

Vì sao nên chia theo việc cần làm? Mỗi khâu có người phụ trách, dữ liệu và câu hỏi riêng. Đội tư vấn cần biết ai đang gọi lại người quan tâm nào. Giáo vụ cần biết buổi tối thứ Năm đã có phòng và giảng viên chưa. Người học chỉ muốn biết vào đâu để học tiếp. Nếu mua theo danh sách tính năng, đơn vị dễ trả tiền hai lần cho cùng một việc, hoặc thêm một hệ thống mà không ai mở hằng ngày.

Bốn nhóm phần mềm theo việc vận hành

Cách chia dưới đây không dựa vào tên gọi của nhà cung cấp. Nó dựa vào câu hỏi mà mỗi nhóm giúp trả lời hằng ngày:

• Tuyển sinh: ai đang phụ trách người quan tâm nào, việc gì đến hạn?
• Lớp học: buổi nào, phòng nào, giảng viên nào, ai đã điểm danh?
• Học trực tuyến: người học tìm khóa, ghi danh, học và xem tiến độ ở đâu?
• Đánh giá: câu hỏi nào đã duyệt, bài nào cần phúc khảo, ai được cấp chứng nhận?

Một đơn vị không nhất thiết cần cả bốn nhóm ngay từ đầu. Trung tâm chỉ dạy lớp trực tiếp có thể chưa cần nền học online. Ngược lại, bộ phận đào tạo nội bộ chủ yếu phát khóa tự học có thể chưa cần công cụ xếp phòng. Hãy bắt đầu ở nơi thông tin đang thất lạc nhiều nhất.

Tuyển sinh: ai đang chăm người quan tâm nào?

Nhóm này gom thông tin từ website, biểu mẫu, chiến dịch hoặc nguồn đã thống nhất vào một cấu trúc hồ sơ chung, sau đó chuẩn hóa và kiểm tra trùng. Hồ sơ được phân công theo khóa học, địa bàn hoặc quy tắc của đơn vị. Lịch sử liên hệ, ghi chú và lịch hẹn nằm cùng chỗ. Việc sắp đến hạn hoặc đã quá hạn đều được nhắc. Người tư vấn vẫn trực tiếp trao đổi với người quan tâm, còn công cụ cho thấy trạng thái và bước tiếp theo.

Có vài dấu hiệu cho thấy nên ưu tiên khâu này: hồ sơ đã có nhưng bị nhập lặp, không rõ ai chăm, lịch sử nằm ở Zalo cá nhân, hoặc thường để trễ mới gọi lại. Nếu vấn đề chính vẫn là thiếu thông điệp và tài liệu tuyển sinh, nên xử lý nội dung trước.

Quản lý lớp học: lịch, phòng, giảng viên và điểm danh

Công cụ điều phối lớp tạo một hồ sơ vận hành cho từng lớp và từng buổi. Người vận hành lập lịch, giữ phòng, gán giảng viên và trợ giảng, kiểm tra sức chứa, chuẩn bị danh sách tham dự. Trong ngày học, có thể điểm danh, ghi lý do vắng và xử lý trường hợp đến muộn. Khi đổi lịch, chuyển phòng hay tổ chức học bù, thay đổi được gửi tới đúng nhóm và lưu lại người thực hiện.

Nên cân nhắc khi số lớp, số buổi và các lần thay đổi đã khiến thông tin lệch giữa Excel, Zalo và lịch cá nhân. Lúc đó học bù dễ sót và hậu cần khó truy vết. Bạn có thể thử trước với một nhóm lớp hoặc một chu kỳ mới. Danh sách ghi danh được nhận từ hệ thống đang dùng theo khả năng tích hợp, không phải thay toàn bộ hạ tầng đào tạo.

Nền học trực tuyến: nơi người học tìm khóa, học và xem tiến độ

Loại này thường được gọi là hệ thống quản lý học tập (LMS). Đó là phần mềm để quản trị, ghi nhận, theo dõi, báo cáo và phân phối khóa học hay chương trình đào tạo. Nói bằng lời thường, đội quản trị dùng nó để tạo tài khoản, chia nhóm, cấp quyền, sắp danh mục khóa và mở ghi danh. Người học vào đó để học và xem mình đã đi tới đâu.^[2]

Nhiều đơn vị đã có sẵn một nền như vậy, chẳng hạn Moodle. Điểm khác với công cụ điều phối lớp nằm ở phạm vi. Nền học tập lo nội dung, tiến độ tự học và quyền truy cập khóa. Phần mềm xếp lớp lo buổi học, phòng và con người trong từng buổi.

Nếu bạn chỉ cần một chỗ đăng một khóa, nền học sẵn có hoặc một trang khóa học có thể là đủ. Khi phải phục vụ nhiều khóa, nhiều nhóm người học với quyền khác nhau, câu hỏi sẽ chuyển sang việc có nên dựng một học viện riêng hay không. Phần bên dưới bàn kỹ chuyện này.

Đánh giá: ngân hàng câu hỏi, kỳ thi và chứng nhận

Phần mềm đánh giá quản lý câu hỏi theo mục tiêu, chủ đề, độ khó, đáp án, giải thích và phiên bản, kèm người duyệt. Khi tổ chức kỳ thi, quản trị viên cấu hình lịch, nhóm thí sinh, số lượt làm và lắp ráp đề từ câu hỏi đã duyệt. Hệ thống ghi nhận bài làm, điểm, các trường hợp phúc khảo hay ngoại lệ. Cuối cùng, nó cấp và tra cứu hồ sơ chứng nhận theo tiêu chí đơn vị đã phê duyệt.

Có phải thay phần mềm đang dùng không?

Không nhất thiết. Nếu đơn vị đã có hệ thống quản lý khách hàng, Thisme có thể kết nối hoặc bổ sung luồng tuyển sinh thay vì yêu cầu chuyển toàn bộ dữ liệu sang chỗ mới. Với học trực tuyến cũng vậy. Học viện có thể là nền chính, hoặc là cổng trải nghiệm đặt phía trước nền học tập, hệ thống nhân sự, đăng nhập một lần, hệ thống báo cáo và kho nội dung sẵn có. Nhờ vậy, công nghệ hay giấy phép đã đầu tư vẫn được giữ lại và mở rộng theo từng giai đoạn.

Có hai điều cần nói thẳng. Thứ nhất, kết nối chỉ được xác nhận sau khi kiểm tra hệ thống thực tế của đơn vị; không phải phần mềm nào cũng nối được với nhau. Thứ hai, lần đầu không cần đưa toàn bộ nội dung và người học sang. Hãy chọn một nhóm người học và một danh mục khóa ưu tiên, rồi chốt vai trò, cách ghi danh và báo cáo cần xem. Dữ liệu cũ, đăng nhập bằng tài khoản hiện có và các kết nối khác chỉ được đưa vào sau khi rà phạm vi.

Nếu thật sự phải đổi nền tảng thì làm thế nào?

Chuyển nền tảng học tập không đơn giản là xuất dữ liệu từ hệ cũ rồi nhập vào hệ mới. Chuẩn đóng gói như SCORM được tạo ra để bài học trực tuyến chạy được trên nhiều hệ thống học tập. Dù vậy, chuẩn này chỉ giải quyết phần gói nội dung. Cấu trúc khóa học, tài khoản, trạng thái hoàn thành, chứng nhận và quyền truy cập giữa hai nền vẫn có thể khác nhau.^[3]

• Kiểm kê hệ thống nguồn: khóa học, tài khoản, tiến độ, kết quả, cấu trúc quyền, báo cáo và các kết nối.
• Phân loại từng hạng mục: chuyển nguyên trạng, chuyển có điều chỉnh, xây lại, lưu để tra cứu hoặc loại bỏ theo quyết định đã duyệt.
• Chuyển thử một nhóm dữ liệu đại diện để tìm trường không tương thích, tài sản thiếu và phần lịch sử cần lưu riêng.
• Đối chiếu số lượng, nội dung mẫu và các quy tắc như trạng thái hoàn thành, chứng nhận, quyền xem.
• Lên kế hoạch chuyển chính thức: thời điểm ngừng cập nhật hệ cũ, cách sao lưu, điều kiện tiếp tục và phương án quay lại khi có sự cố.

Không phải tính năng nào của nền cũ cũng có bản tương đương ở nền mới. Vì vậy, nghiệm thu nên dựa trên tiêu chí hai bên đã thống nhất cho nội dung, dữ liệu, lịch sử học và quyền truy cập. Chỉ đếm số tệp đã sao chép là chưa đủ.

Khi nào cần học viện trực tuyến mang thương hiệu riêng?

Học viện riêng hợp lý trong vài trường hợp: bạn đang phân phối nhiều khóa bằng link và file, cần quản lý nhóm người học, quyền truy cập và tiến độ, hoặc phải phục vụ nhiều đối tượng cùng lúc như học viên, nhân viên, khách hàng và đối tác. Khi đó, mọi người có một điểm đến mang nhận diện của tổ chức để tìm nội dung, ghi danh, học và theo dõi tiến độ. Không ai phải lục lại tin nhắn cũ nữa.

Nếu nhu cầu chỉ là đăng một khóa đơn lẻ thì chưa cần. Trường hợp này nên thu hẹp phạm vi trước, để tránh thêm một hệ thống không được dùng đều. Khi đã đủ điều kiện, một học viện thường có các phần sau.

• Không gian học tập mang nhận diện của tổ chức, dùng trên web và thiết bị được hỗ trợ.
• Quản lý người dùng, nhóm, vai trò và quyền.
• Danh mục khóa học, ghi danh, lộ trình cơ bản và trạng thái hoàn thành.
• Thông báo, kết quả và báo cáo vận hành cho đội quản trị.
• Thư viện chung cho học liệu nội bộ và nguồn đối tác đủ điều kiện, có tìm kiếm, bộ lọc, bộ sưu tập.
• Đăng nhập một lần và kết nối hệ thống theo phạm vi đã chốt.

Chọn phần mềm giáo dục theo các bước nào?

Trình tự dưới đây dùng được dù bạn bắt đầu từ khâu tuyển sinh, xếp lớp hay học online. Người nên cầm việc này là quản lý vận hành, cùng với người phụ trách từng khâu.

• Liệt kê các khâu đang làm và đánh dấu khâu vướng nhất: tuyển sinh, lớp học, học trực tuyến hay đánh giá.
• Ghi lại công cụ, dữ liệu đang dùng và ai phụ trách từng phần, kể cả bảng tính và nhóm Zalo.
• Chọn phạm vi làm thử: một chương trình, một nhóm học viên hoặc vài khóa ưu tiên.
• Chốt vai trò, cách ghi danh, quyền truy cập và báo cáo mà người quản lý cần xem.
• Kiểm tra kết nối với hệ thống hiện có trước khi chốt phạm vi triển khai.
• Đo kết quả vận hành của đợt thử rồi mới mở rộng sang khâu hoặc nhóm tiếp theo.

Đo gì để biết phần mềm đang được dùng thật?

Số tài khoản tạo mới dễ đếm nhưng nói rất ít. Một hệ thống có hàng loạt tài khoản vẫn có thể không ai quay lại. Nên theo dõi các chỉ số gắn với việc từng khâu phải làm:

• Học trực tuyến: kích hoạt, lượt học theo nhóm, tỷ lệ hoàn thành, nội dung được tìm và việc quản trị còn vướng.
• Tuyển sinh: thời gian phản hồi, hồ sơ trùng, hồ sơ quá hạn và kết quả tư vấn.
• Lớp học: lỗi lịch, thời gian xử lý đổi buổi, tỷ lệ điểm danh đầy đủ, lớp thiếu nguồn lực.
• Đánh giá: tỷ lệ câu hỏi phải sửa, số trường hợp ngoại lệ và yêu cầu phúc khảo.

Các chỉ số này giúp tìm chỗ cần sửa trong vận hành, chẳng hạn điều chỉnh danh mục, thông báo hay hành trình học. Chúng không thay cho việc đánh giá chất lượng nội dung. Người phụ trách từng khâu nên xem lại sau mỗi đợt tuyển sinh hoặc mỗi chu kỳ lớp, trước khi quyết định mở rộng.

Bắt đầu từ đâu với Thisme?

Chúng tôi bắt đầu bằng một buổi khảo sát để xem các bước đơn vị đang làm, thống nhất những việc sẽ làm thử và cách kiểm tra kết quả. Triển khai, bàn giao và hỗ trợ hằng tháng là các phần riêng, theo những việc đã thống nhất. Báo giá được gửi sau khảo sát. Thisme không bảo đảm doanh thu, số người quan tâm hay lượt xem. Điều chúng ta cùng hướng tới là vận hành rõ ràng hơn: ai làm gì, việc nào đến hạn, dữ liệu nằm ở đâu.

Bạn đang dùng nhiều công cụ rời rạc cho tuyển sinh, lớp học và học online? Khi đó, chọn phần mềm giáo dục không nên bắt đầu bằng việc mua thêm. Hãy đăng ký buổi khảo sát để chúng ta cùng xem các bước đang làm và chọn một nhóm người học hoặc danh mục khóa ưu tiên để làm thử học viện trực tuyến. Hai bên cũng sẽ thống nhất cách kiểm tra kết quả trước khi mở rộng.

Nguồn tham khảo

1. Educational software – Wikipedia
2. Learning management system – Wikipedia
3. SCORM Explained – Rustici Software