Tin tức Thisme
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ: tiêu chí chọn, câu hỏi khi xem demo và cách chạy thử
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ cần làm tốt những việc riêng của nghề dạy tiếng: kiểm tra đầu vào, xếp lớp theo trình độ và sĩ số, quản lý khóa học hoặc gói buổi kèm bảo lưu và chuyển lớp, điểm danh và học bù theo từng buổi, theo dõi tiến độ theo kỹ năng, gửi báo cáo cho học viên và phụ huynh. Ghi danh, lịch học, chuyên cần, kết quả và báo cáo là những chức năng thường gặp của hệ thống thông tin học viên; điều cần kiểm tra là công cụ có theo được quy tắc của trung tâm bạn hay không. Bài này đưa ra bộ tiêu chí, các câu hỏi nên đặt khi xem demo và cách chạy thử với một khóa trước khi quyết định.[1]
Trung tâm dạy tiếng cần gì ngoài một công cụ xếp lớp chung?
Hệ thống thông tin học viên thường được mô tả là phần mềm dùng để quản lý dữ liệu người học: ghi danh vào khóa, ghi điểm và kết quả kiểm tra, lập lịch, theo dõi chuyên cần, làm báo cáo, đồng thời hỗ trợ trao đổi giữa học viên, phụ huynh, giáo viên và bộ phận điều hành. Ở một trung tâm tiếng Anh hay Anh ngữ, mỗi việc đó gắn thêm một quy tắc nghề: lớp được mở theo trình độ, học viên mua theo khóa hoặc theo gói buổi, và người trả tiền nhiều khi là phụ huynh chứ không phải người đi học. Vì vậy, quản lý học viên ở đây phải nối kết quả đầu vào, lịch sử lớp và tiến độ theo kỹ năng trong cùng một hồ sơ.[1]
- Kiểm tra đầu vào: lưu kết quả theo từng kỹ năng nghe, nói, đọc, viết, không chỉ một tổng điểm.
- Xếp lớp: gợi ý lớp theo trình độ, khung giờ học viên rảnh và chỗ còn trống; có danh sách chờ khi lớp đầy.
- Khóa và gói buổi: biết học viên đã dùng bao nhiêu buổi, còn bao nhiêu và hạn dùng đến khi nào.
- Bảo lưu và chuyển lớp: giữ lại số buổi còn quyền học, lý do và người duyệt, rồi nối sang lớp mới mà không mất lịch sử.
- Điểm danh và học bù: ghi vắng có phép hay không phép theo buổi, xếp buổi bù vào lớp cùng trình độ.
- Tiến độ và báo cáo: nhận xét theo kỹ năng sau mỗi chặng, gửi cho học viên hoặc phụ huynh theo đúng quyền xem.
Kiểm tra đầu vào và xếp lớp theo trình độ
Bài kiểm tra xếp lớp đánh giá kiến thức của một người về một môn để xác định cấp độ phù hợp nhất cho họ bắt đầu học. Với tiếng Anh, một cách phân chia trình độ là tham chiếu khung CEFR: sáu bậc A1, A2, B1, B2, C1, C2, mỗi bậc mô tả người học làm được gì khi nghe, đọc, viết và nói. Công cụ không cần chấm bài thay giáo viên, nhưng phải giữ được kết quả theo đúng cấu trúc mà trung tâm dùng để mở lớp.[2][3]
- Trung tâm tự khai báo khung trình độ của mình (theo CEFR, theo thang điểm kỳ thi hay theo cấp nội bộ) thay vì phải dùng một thang cố định.
- Kết quả đầu vào gắn với hồ sơ học viên và hiện ra ngay khi tư vấn viên chọn lớp.
- Gợi ý lớp xét cùng lúc trình độ, khung giờ và chỗ trống; người xếp vẫn được chọn khác và ghi lý do.
- Lớp đầy thì có danh sách chờ, người chờ được báo khi có chỗ hoặc khi mở lớp mới.
- Học viên lên cấp tiếp theo không phải khai lại thông tin từ đầu.
Khi xem demo, hãy đưa một trường hợp thật: một học viên nghe tốt hơn hẳn viết, chỉ rảnh buổi tối, và lớp hợp nhất đã kín chỗ. Quan sát người bán xử lý trường hợp đó qua bao nhiêu thao tác và hệ thống ghi lại quyết định ra sao.
Khóa học, gói buổi, bảo lưu và chuyển lớp
Khi quản lý bằng bảng tính, bảo lưu và chuyển lớp là những tình huống phải đối chiếu nhiều thông tin. Một học viên đăng ký khóa trọn gói, học được nửa chừng thì xin nghỉ một tháng, quay lại muốn sang lớp buổi tối ở cơ sở khác. Phần mềm cần giữ được cả chuỗi đó: buổi đã học, buổi còn quyền học, ngày bảo lưu, người duyệt và lớp mới, để không ai phải dò lại tin nhắn cũ.
- Hỗ trợ cả hai cách bán: theo khóa có ngày khai giảng và kết thúc, và theo gói buổi dùng dần.
- Bảo lưu có hạn, có lý do, có người duyệt; sắp hết hạn thì hệ thống nhắc thay vì để buổi treo mãi.
- Chuyển lớp mang theo số buổi còn lại và lịch sử điểm danh, không sinh ra hồ sơ học viên mới.
- Đổi cơ sở hoặc đổi từ học trực tiếp sang trực tuyến được ghi như một thay đổi có ngày hiệu lực.
- Mỗi thay đổi lưu người thực hiện và thời điểm, để khi học viên hỏi lại thì trung tâm có căn cứ.
Điểm danh và học bù theo từng buổi
Ở trung tâm dạy tiếng, điểm danh không chỉ để biết ai vắng. Nó quyết định buổi nào bị trừ khỏi gói, ai được học bù và giáo viên cần nhắc ai trước bài kiểm tra cuối chặng. Vì vậy, quy tắc chuyên cần nên do trung tâm đặt và phần mềm áp dụng, không phải ngược lại.
- Điểm danh nhanh trên điện thoại ngay trong lớp, có trạng thái đến muộn và vắng có phép.
- Quy tắc trừ buổi do trung tâm cấu hình: vắng có báo trước có thể không trừ, vắng không báo thì trừ.
- Buổi bù được xếp vào một lớp khác cùng trình độ và cùng bài, không chỉ ghi chú là đã bù.
- Học viên vắng nhiều buổi liền được đánh dấu để tư vấn viên hoặc giáo viên chủ nhiệm gọi hỏi.
- Người dạy thay được ghi đúng buổi, để báo cáo giờ dạy không lệch.
Theo dõi tiến độ theo kỹ năng và báo cáo cho phụ huynh
Khung trình độ mô tả năng lực theo bốn kỹ năng, nên báo cáo tách theo kỹ năng giúp giáo viên nêu rõ điểm mạnh và điểm cần cải thiện: một em đọc đã ổn nhưng nói còn ngập ngừng có thể cần lời khuyên khác với một bạn ở tình huống ngược lại. Hệ thống quản lý người học thường được dùng để liên lạc với cả phụ huynh, nên báo cáo phải viết sao cho người không học tiếng Anh cũng đọc hiểu.[1][3]
- Giáo viên ghi nhận xét và điểm theo kỹ năng sau mỗi bài kiểm tra định kỳ hoặc cuối chặng.
- Báo cáo gộp chuyên cần, bài tập và nhận xét, gửi theo lịch mà trung tâm chọn.
- Phụ huynh chỉ thấy hồ sơ của con mình; học viên người lớn tự xem báo cáo của bản thân.
- Kết quả cuối khóa được dùng làm căn cứ xếp lên lớp tiếp theo.
Phân quyền theo vai trò là cách giới hạn quyền truy cập hệ thống cho người được phép, xây quanh vai trò và quyền gắn với vai trò đó. Ở trung tâm, vai trò mới là lớp đầu: hãy kiểm tra thêm hệ thống có giới hạn phạm vi dữ liệu theo lớp phụ trách hay theo quan hệ phụ huynh và học viên hay không, để giáo viên chỉ thấy lớp mình dạy và phụ huynh chỉ thấy thông tin của con. Khi xem demo, hãy yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản giáo viên và tài khoản phụ huynh để tận mắt thấy mỗi bên nhìn được gì.[4]
Bản miễn phí hoặc free: cần kiểm tra gì trước khi dùng?
Với mô hình freemium, bản cơ bản không mất tiền, còn tính năng mở rộng thì phải trả phí. Gói miễn phí có thể giúp một trung tâm nhỏ làm quen, nhưng đừng chọn chỉ vì giá. Hãy yêu cầu nhà cung cấp xác nhận bằng văn bản bảo lưu, gói buổi, báo cáo phụ huynh và phân quyền nằm trong gói nào.[5]
Rủi ro lớn hơn là bị khóa vào nhà cung cấp: khách hàng phụ thuộc vào một bên và không thể đổi sang bên khác nếu không chịu chi phí chuyển đổi đáng kể. Khả năng mang dữ liệu đi, tức là xuất, sao lưu và chuyển dữ liệu của chính mình, là cách giảm rủi ro đó. Trước khi nhập danh sách học viên vào bất kỳ công cụ miễn phí nào, hãy thử xuất ngược ra một tệp và mở bằng bảng tính.[6][7]
- Giới hạn của gói miễn phí: số học viên, số lớp, số tài khoản giáo viên hay dung lượng lưu trữ.
- Dữ liệu học viên và phụ huynh được lưu ở đâu, ai có quyền xem, khi nào thì xóa.
- Xuất được toàn bộ học viên, lớp, điểm danh và kết quả, hay chỉ một phần.
- Khi chuyển lên gói trả phí, dữ liệu cũ có giữ nguyên không.
- Ai hỗ trợ khi có lỗi đúng vào đợt khai giảng.
Câu hỏi khi xem demo phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ
Bản demo thường được chuẩn bị theo kịch bản có sẵn. Cách đánh giá công bằng hơn là mang theo vài tình huống thật của trung tâm và yêu cầu nhà cung cấp làm ngay trên màn hình. Các câu dưới đây dùng được với mọi nhà cung cấp, kể cả khi bạn đang so sánh nhiều bên cùng lúc.
- Cho tôi xem cách nhập kết quả đầu vào theo kỹ năng và gợi ý lớp cho một học viên mới.
- Học viên bảo lưu giữa khóa rồi sang lớp khác: số buổi còn lại hiện ở đâu?
- Một buổi bị hủy vì giáo viên ốm: ai được báo, buổi bù được xếp thế nào?
- Đăng nhập bằng tài khoản phụ huynh: họ thấy những gì và không thấy những gì?
- Xuất toàn bộ dữ liệu của một lớp ra tệp ngay bây giờ được không?
- Danh sách học viên đang nằm trong bảng tính của chúng tôi được đưa vào bằng cách nào, ai làm?
- Phần nào cần cấu hình thêm, phần nào phải trả thêm, và ai thực hiện?
- Tổng chi phí năm đầu và các năm sau, gồm triển khai, tài khoản, nhập dữ liệu, hỗ trợ và nâng cấp, là bao nhiêu?
- Nếu ngừng dùng, chúng tôi xuất được những dữ liệu nào, trong bao lâu và có mất phí không?
Chạy thử với một khóa trước khi quyết định
Kiểm thử khả năng sử dụng là cách đánh giá sản phẩm bằng việc cho người dùng dùng thử, vì nó cho thấy trực tiếp người dùng thật thao tác với hệ thống ra sao. Áp vào đây, hãy mời chính những người sẽ thao tác hằng ngày: tư vấn viên, giáo vụ, giáo viên, vài phụ huynh và người quản lý nếu họ cũng dùng phần mềm, thay vì chỉ nghe người bán trình bày.[8]
- Chọn một khóa đủ nhỏ để chạy song song với cách cũ và theo được từ xếp lớp đến ít nhất một kỳ báo cáo; nếu chưa phát sinh bảo lưu hay học bù thì dựng tình huống giả lập.
- Chốt quy tắc trước: khung trình độ, cách trừ buổi, ai duyệt bảo lưu, ai được xem báo cáo.
- Chỉ nhập dữ liệu cần thiết của khóa đó, phân quyền người tham gia, thống nhất cách xóa dữ liệu thử, rồi đối chiếu với bảng tính cũ: học viên, buổi còn lại, lịch học.
- Chạy trọn một chặng: kiểm tra đầu vào, xếp lớp, điểm danh, học bù, gửi một kỳ báo cáo.
- Hỏi từng nhóm người dùng phần nào nhanh hơn, phần nào phải làm vòng, phần nào vẫn phải quay về bảng tính.
- Quyết định mở rộng, đổi cấu hình hay dừng dựa trên những gì đã thấy, rồi mới ký hợp đồng dài hạn.
Nên so sánh cách cũ và cách mới bằng vài chỉ số vận hành: thời gian xếp lớp cho một học viên, số lần ghi sai buổi còn lại, buổi bù bị sót, thời gian làm báo cáo cho phụ huynh, tỷ lệ buổi được điểm danh đầy đủ. Đo cùng loại công việc trên cùng một khóa, ghi rõ thời gian, số trường hợp và người thực hiện, rồi đối chiếu sau cùng một chặng thử.
Thisme hỗ trợ phần nào?
Thisme không bán một gói làm mọi thứ cho trung tâm. Sản phẩm Quản lý lớp học tạo hồ sơ vận hành theo từng lớp và từng buổi: lập lịch, gán giảng viên và trợ giảng, kiểm tra sức chứa, điểm danh kèm lý do vắng và trường hợp đến muộn, đổi lịch, học bù, bảo lưu, gửi thông báo thay đổi đến đúng nhóm và lưu người thực hiện. Sản phẩm có thể nhận danh sách ghi danh từ hệ thống đang dùng rồi trả lại dữ liệu điểm danh theo khả năng tích hợp. Các trang sản phẩm Thisme hiện chưa mô tả kiểm tra đầu vào, gợi ý xếp lớp theo trình độ, học phí và công nợ, nên hãy hỏi trực tiếp khi khảo sát.
Trước khi vào lớp, Tuyển sinh liền mạch gom hồ sơ người quan tâm từ các kênh đã kết nối, chống trùng và phân công tư vấn theo khóa học. Sau khi ghi danh, Hồ sơ học viên quản lý thông tin, giấy tờ và yêu cầu thay đổi của người học qua cổng tự phục vụ. Mỗi phần có thể dùng riêng hoặc ghép với nhau.
Chọn theo quy tắc của trung tâm, không theo độ dài danh sách tính năng
Một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ phù hợp là công cụ theo được cách trung tâm bạn xếp lớp, bán khóa, xử lý bảo lưu và báo cáo cho phụ huynh, chứ không phải công cụ có danh sách tính năng dài nhất. Hãy viết các quy tắc đó ra giấy, mang vào buổi demo và kiểm chứng bằng một khóa chạy thật.
Nếu việc đổi lịch, bảo lưu và học bù đang nằm rải rác trong bảng tính và nhóm chat, hãy đăng ký buổi khảo sát. Chúng ta sẽ cùng trao đổi quy tắc vận hành lớp, phần Quản lý lớp học đáp ứng được và điều kiện làm thử với một nhóm lớp hoặc một chu kỳ mới trước khi mở rộng.